Penerbitan ijazah menjadi salah satu tahapan penting setelah mahasiswa menyelesaikan seluruh proses akademik. Sebelum diberikan kepada lulusan, ijazah perlu melalui pemeriksaan data dan penandatanganan oleh pihak yang berwenang.

Dalam praktiknya, proses tanda tangan ijazah masih dapat dilakukan secara manual. Dokumen dicetak, kemudian diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk ditandatangani satu per satu. Jika jumlah lulusan mencapai ratusan atau ribuan orang, proses ini tentu membutuhkan waktu dan koordinasi yang tidak sedikit.

Masalahnya, proses manual bukan hanya membuat pekerjaan administratif menjadi lebih panjang. Ada sejumlah risiko yang perlu diperhatikan ketika perguruan tinggi harus menerbitkan dokumen akademik dalam jumlah besar.

Mengapa Tanda Tangan Ijazah Manual Memakan Waktu?

Tanda tangan manual membutuhkan proses fisik yang cukup panjang. Setelah ijazah selesai dibuat dan diperiksa, dokumen harus dicetak sebelum diberikan kepada pihak yang berwenang.

Jika banyak ijazah harus diterbitkan dalam waktu berdekatan, proses ini dapat menjadi pekerjaan administratif yang besar. Terlebih jika pejabat yang harus menandatangani memiliki agenda lain atau sedang tidak berada di kampus.

Beberapa kondisi yang dapat memperpanjang proses, antara lain:

• Ijazah harus dicetak sebelum ditandatangani.
• Dokumen perlu dipindahkan antarunit.
• Penandatangan harus membubuhkan tanda tangan satu per satu.
• Terdapat kesalahan data yang mengharuskan dokumen dicetak ulang.
• Pejabat yang berwenang tidak berada di lokasi.
• Dokumen perlu diperiksa kembali setelah ditandatangani.

Semakin banyak dokumen yang diproses, semakin besar pula waktu dan tenaga yang dibutuhkan tim administrasi.

Risiko Tanda Tangan Ijazah Masih Manual

Proses manual mungkin terlihat sederhana, tetapi dapat menimbulkan kendala ketika volume dokumen meningkat. Risikonya tidak hanya berkaitan dengan proses tanda tangan, tetapi juga pengelolaan dokumen secara keseluruhan.

1. Penerbitan Ijazah Bisa Lebih Lama

Jika setiap ijazah harus ditandatangani secara manual, waktu pengerjaan akan meningkat seiring jumlah lulusan. Beberapa penyebab keterlambatan meliputi:

• Banyaknya dokumen yang harus ditandatangani.
• Proses tanda tangan dilakukan satu per satu.
• Antrean dokumen pada pejabat yang berwenang.
• Perpindahan dokumen secara fisik.
• Kesalahan data yang mengharuskan pencetakan ulang.

2. Membutuhkan Banyak Proses Administratif

Tanda tangan manual juga membutuhkan pekerjaan pendukung, mulai dari mencetak, mengelompokkan, mendistribusikan, hingga menyimpan dokumen. Dalam satu periode penerbitan ijazah, tim administrasi dapat perlu menangani:

• Pengecekan data lulusan.
• Pencetakan ijazah dan dokumen pendukung.
• Pengelompokan dokumen.
• Distribusi kepada pejabat penandatangan.
• Pemeriksaan hasil tanda tangan.
• Penyimpanan dan pencetakan ulang jika diperlukan.

3. Dokumen Lebih Sulit Dilacak

Dokumen fisik harus berpindah dari satu tempat ke tempat lain selama proses administrasi. Ketika jumlahnya banyak, pengelolaannya dapat menjadi semakin rumit. Perguruan tinggi perlu mengetahui:

• Dokumen sudah berada di pihak mana.
• Siapa yang belum menandatangani.
• Dokumen mana yang sudah selesai.
• Dokumen mana yang perlu diperbaiki.
• Berapa banyak dokumen yang masih dalam proses.

Tanpa sistem yang mendukung, proses pemantauan tersebut dapat dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu tambahan.

Baca Juga: Tak Cuma Ijazah, Ini 5 Dokumen Pendidikan yang Butuh Tanda Tangan Digital

Tanda Tangan Elektronik Bisa Menjadi Alternatif

Digitalisasi dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi ketergantungan pada proses tanda tangan dokumen secara manual. Dengan tanda tangan elektronik, dokumen tidak harus selalu berpindah secara fisik dari satu meja ke meja lainnya.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek. ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

Untuk kebutuhan perguruan tinggi, tanda tangan elektronik dapat membantu:

• Mengurangi kebutuhan mencetak dokumen.
• Mempercepat administrasi dokumen akademik.
• Mengurangi perpindahan dokumen fisik.
• Memudahkan proses penandatanganan secara digital.
• Mendukung penandatanganan dokumen dalam jumlah besar.
• Memudahkan pemantauan aktivitas melalui jejak digital.

Bagaimana jika Ijazah yang Ditandatangani Berjumlah Ribuan?

Tantangan semakin besar ketika perguruan tinggi harus menerbitkan ijazah dan transkrip dalam jumlah besar. Jika setiap dokumen diproses satu per satu, pekerjaan administratif dapat membutuhkan waktu panjang.

Untuk kondisi tersebut, Bulk Signing yang merupakan salah satu fitur ViTEK bisa membantu proses penandatanganan sejumlah dokumen secara sekaligus atau dalam satu proses terintegrasi.

Fitur ini dapat digunakan ketika perguruan tinggi perlu:

• Menandatangani ratusan atau ribuan ijazah.
• Menandatangani transkrip dalam jumlah besar.
• Mengurangi pekerjaan penandatanganan satu per satu.
• Mempercepat penerbitan dokumen akademik.
• Mengelola dokumen dengan proses yang lebih terstruktur.

Approval Dokumen Juga Bisa Didigitalisasi

Tidak semua dokumen perguruan tinggi hanya membutuhkan satu tanda tangan. Beberapa dokumen dapat memerlukan pemeriksaan dan persetujuan dari beberapa pihak sesuai struktur organisasi.

Melalui fitur Multi-step & Hierarki Approval pada ViTEK, alur persetujuan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi sehingga dokumen mengikuti tahapan yang telah ditentukan.

Fitur ini dapat membantu:

• Mengatur urutan persetujuan dokumen.
• Menentukan pihak yang berwenang pada setiap tahap.
• Mengelola dokumen dengan banyak penandatangan.
• Memantau proses approval secara lebih terstruktur.

Selain itu, Audit Trail & Jejak Digital pada ViTEK dapat mencatat aktivitas pada dokumen secara real-time, termasuk informasi mengenai pihak yang melakukan aktivitas dan waktu terjadinya aktivitas.

Dengan berbagai keunggulan ini, perguruan tinggi tak perlu berpikir dua kali untuk mendigitalisasi ijazah mahasiswa. Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Legalisir Ijazah Online: Mudahkan Verifikasi Akademik

FAQ Seputar Risiko Tanda Tangan Ijazah Manual

1. Apa risiko tanda tangan ijazah secara manual?

Tanda tangan ijazah secara manual dapat membuat proses penerbitan dokumen lebih lama, terutama jika jumlah ijazah yang harus ditandatangani sangat banyak. Proses fisik juga membuat dokumen lebih sulit dipantau.

2. Mengapa tanda tangan ijazah manual membutuhkan waktu lama?

Karena setiap ijazah perlu dicetak, didistribusikan kepada pejabat yang berwenang, ditandatangani, lalu diperiksa kembali. Proses ini semakin lama ketika jumlah lulusan mencapai ratusan atau ribuan mahasiswa.

3. Apakah tanda tangan elektronik bisa digunakan untuk ijazah?

Penggunaan tanda tangan elektronik pada ijazah perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dan kebijakan perguruan tinggi. Tanda tangan elektronik dapat membantu mendigitalisasi proses penandatanganan dokumen akademik.

4. Apa itu Bulk Signing untuk ijazah?

Bulk Signing adalah fitur yang memungkinkan banyak dokumen ditandatangani dalam satu proses. Fitur ini dapat membantu perguruan tinggi yang perlu menandatangani ijazah dan transkrip dalam jumlah besar.

5. Bagaimana cara mengurangi risiko tanda tangan ijazah manual?

Perguruan tinggi dapat mempertimbangkan digitalisasi proses tanda tangan menggunakan tanda tangan elektronik. Solusi seperti ViTEK dapat mendukung penandatanganan digital, Bulk Signing, approval berjenjang, dan pencatatan jejak aktivitas dokumen.