Penggunaan sertifikat elektronik semakin umum seiring dengan meningkatnya aktivitas administrasi dan transaksi secara digital. Meski begitu, istilah ini masih kerap menimbulkan kebingungan, terutama ketika membahas bentuk sertifikat elektronik.

Sebagian orang masih membayangkan sertifikat elektronik seperti sertifikat fisik yang dapat dilihat, dicetak, dan disimpan sebagai dokumen. Padahal, sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan autentikasi dalam lingkungan elektronik sehingga bentuknya tidak selalu dapat dipahami seperti dokumen konvensional.

Agar tidak salah memahami dan mengelola sertifikat elektronik, berikut lima anggapan yang perlu diluruskan.

1. Sertifikat Elektronik Harus Berbentuk seperti Sertifikat Fisik

Kata “sertifikat” memang sering membuat orang membayangkan dokumen yang memuat nama, nomor sertifikat, logo, dan tanda tangan. Pemahaman ini kemudian membuat sebagian pengguna mencari sebuah dokumen yang secara visual menyerupai sertifikat fisik ketika ingin menemukan sertifikat elektronik.

Padahal, sertifikat elektronik tidak harus memiliki tampilan seperti sertifikat fisik. Hal yang lebih penting adalah informasi elektronik, identitas pemilik, serta fungsi autentikasi yang melekat pada sertifikat tersebut.

Beberapa hal yang perlu dipahami, antara lain:

• Sertifikat elektronik merupakan bagian dari transaksi elektronik.
• Sertifikat diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
• Identitas pemilik menjadi bagian penting dalam sertifikat elektronik.
• Sertifikat mendukung proses autentikasi dan penggunaan tanda tangan elektronik.

Karena itu, pengguna tidak perlu mencari sertifikat dalam bentuk dokumen fisik. Perhatikan bagaimana sertifikat diterbitkan, digunakan, dan diverifikasi dalam sistem yang digunakan.

2. Bentuk Sertifikat Elektronik Selalu Berupa File PDF

Kesalahpahaman berikutnya adalah menganggap semua sertifikat elektronik pasti berupa file PDF. Anggapan ini cukup mudah muncul karena PDF merupakan format yang umum digunakan untuk berbagai dokumen digital.

Namun, sertifikat elektronik tidak sama dengan file PDF. PDF merupakan format dokumen, sedangkan sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan mekanisme sertifikasi elektronik.

Artinya, dokumen PDF yang tersimpan di perangkat belum tentu merupakan sertifikat elektronik. Pengguna juga tidak selalu perlu menemukan file PDF bernama “sertifikat elektronik” untuk dapat menggunakan layanan tersebut.

Perbedaannya dapat dilihat dari beberapa hal berikut:

• PDF merupakan format untuk menyimpan dokumen digital.
• Sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan autentikasi elektronik.
• Cara sertifikat digunakan dapat bergantung pada layanan atau sistem yang dipakai.
• Dokumen yang ditandatangani secara elektronik berbeda dengan sertifikat elektronik.

Memahami perbedaan ini membuat pengguna tidak keliru mengidentifikasi sertifikat hanya berdasarkan ekstensi file atau tampilannya.

Baca Juga: Fakta di Balik Mitos Sertifikat Elektronik yang Sering Bikin Salah Paham

3. Sertifikat Elektronik Bisa Dicetak sebagai Pengganti Versi Digital

Karena informasi mengenai sertifikat dapat ditampilkan pada perangkat, sebagian orang mungkin menganggapnya dapat dicetak dan digunakan sebagai pengganti versi elektronik. Padahal, hasil cetak tidak otomatis memiliki fungsi yang sama dengan sertifikat elektronik dalam sistem digital.

Sertifikat digunakan melalui mekanisme elektronik yang mendukung proses autentikasi dan verifikasi. Karena itu, hasil cetak lebih tepat dipandang sebagai dokumentasi informasi, bukan pengganti sertifikat yang digunakan secara digital.

Hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Hasil cetak tidak otomatis menjadi sertifikat elektronik.
• Penggunaan sertifikat tetap berlangsung melalui sistem digital.
• Informasi sertifikat perlu dikelola sesuai ketentuan penyelenggara.
• Verifikasi dilakukan melalui mekanisme elektronik yang sesuai.

Dengan demikian, ketika membutuhkan sertifikat elektronik, yang perlu dipastikan adalah status dan penggunaannya dalam sistem digital, bukan sekadar apakah informasinya dapat dicetak.

4. Sertifikat Elektronik Sama dengan Tanda Tangan Elektronik

Sertifikat elektronik dan tanda tangan elektronik memang sering digunakan dalam konteks yang sama. Keduanya berhubungan dengan aktivitas digital dan proses penandatanganan dokumen.

Namun, keduanya bukan hal yang sama. Sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan informasi sertifikasi, sedangkan tanda tangan elektronik merupakan informasi elektronik yang digunakan untuk verifikasi dan autentikasi terhadap informasi elektronik lainnya.

Sederhananya, perbedaannya dapat dipahami sebagai berikut:

• Sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan informasi sertifikasi.
• Tanda tangan elektronik digunakan untuk verifikasi dan autentikasi.
• PSrE menyediakan layanan sertifikasi elektronik.
• Dokumen elektronik merupakan informasi yang dapat ditandatangani secara elektronik.

Kesalahpahaman ini penting diluruskan karena pengguna perlu mengetahui fungsi masing-masing ketika menggunakan layanan digital untuk dokumen bisnis maupun perpajakan.

5. Sertifikat Elektronik Bisa Dibagikan kepada Orang Lain

Dalam perusahaan, pekerjaan administrasi sering dikerjakan oleh beberapa orang. Kondisi tersebut dapat menimbulkan anggapan bahwa sertifikat elektronik atau informasi keamanannya dapat dibagikan kepada pihak lain untuk mempermudah pekerjaan.

Padahal, sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas pemilik sehingga pengelolaannya perlu dilakukan dengan hati-hati. Akses yang tidak terkendali dapat meningkatkan risiko penyalahgunaan identitas maupun dokumen.

Beberapa langkah yang perlu diperhatikan adalah:

• Batasi akses hanya kepada pihak yang berwenang.
• Jangan membagikan kredensial atau informasi keamanan sembarangan.
• Gunakan perangkat dan sistem yang terlindungi.
• Segera tangani apabila terdapat indikasi penyalahgunaan.
• Pilih penyelenggara sertifikasi elektronik yang tepercaya.

Keamanan menjadi bagian penting dari penggunaan sertifikat elektronik, terutama ketika sertifikat digunakan untuk mendukung administrasi dan pelaporan pajak perusahaan.

Gunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara yang Tepercaya

Memahami bentuk sertifikat elektronik saja belum cukup. Pengguna juga perlu memastikan bahwa sertifikat diperoleh dari penyelenggara yang memiliki dasar penunjukan dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan.

Dalam konteks perpajakan, PT Vipas Inovasi Teknologi (Vinotek) merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik noninstansi yang ditunjuk berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 134/KM.3/2024 untuk mendukung pelaksanaan hak dan pemenuhan kewajiban perpajakan secara elektronik.

Vinotek menyediakan Virtual Teken (ViTEK) untuk mendukung kebutuhan tanda tangan digital dalam administrasi dan pelaporan pajak. Vinotek juga dapat dipilih langsung melalui Coretax DJP pada menu Permintaan Kode Otorisasi / Sertifikat Elektronik.

Penggunaan ViTEK dapat mendukung beberapa kebutuhan, seperti:

• Pemenuhan kebutuhan sertifikat elektronik untuk administrasi perpajakan.
• Penandatanganan dokumen perpajakan secara digital.
• Integrasi dengan aplikasi pajak atau PJAP melalui API.
• Proses tanda tangan yang lebih terintegrasi dengan alur kerja perusahaan.
• Kebutuhan wajib pajak, perusahaan, maupun konsultan pajak.

Dengan integrasi melalui API, proses penandatanganan dapat menjadi bagian dari alur kerja aplikasi pajak yang sudah digunakan tanpa harus selalu berpindah platform. Butuh informasi lebih lanjut? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Transaksi Berisiko Tinggi Wajib Gunakan Sertifikat Elektronik, Ini Alasannya

FAQ Seputar Salah Kaprah Sertifikat Elektronik

1. Apa bentuk sertifikat elektronik?

Bentuk sertifikat elektronik tidak selalu seperti sertifikat fisik atau file PDF. Sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan informasi elektronik yang digunakan dalam proses autentikasi.

2. Apakah sertifikat elektronik sama dengan tanda tangan elektronik?

Tidak. Sertifikat elektronik berkaitan dengan identitas dan informasi sertifikasi, sedangkan tanda tangan elektronik digunakan untuk verifikasi dan autentikasi dokumen atau informasi elektronik.

3. Apakah sertifikat elektronik bisa dicetak?

Informasi sertifikat elektronik dapat ditampilkan atau dicetak dalam kondisi tertentu, tetapi hasil cetaknya tidak menggantikan fungsi sertifikat elektronik dalam sistem digital.

4. Apakah sertifikat elektronik boleh dibagikan?

Sertifikat elektronik dan informasi keamanannya tidak boleh dibagikan sembarangan. Akses perlu dibatasi kepada pihak yang berwenang untuk menghindari risiko penyalahgunaan.

5. Siapa yang menerbitkan sertifikat elektronik?

Sertifikat elektronik diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang menyediakan layanan sertifikasi elektronik untuk mendukung keamanan dan autentikasi transaksi digital.