Penggunaan dokumen online semakin umum dalam berbagai aktivitas administrasi dan bisnis. Surat perjanjian, kontrak, formulir, hingga dokumen internal perusahaan kini dapat dibuat dan dikirim dalam bentuk digital tanpa harus menggunakan banyak kertas.

Namun, proses tersebut terkadang masih terhambat ketika dokumen harus ditandatangani. Jika menggunakan tanda tangan manual, dokumen digital perlu dicetak, ditandatangani, kemudian dipindai dan dikirim kembali. Proses ini tentu kurang praktis, terutama ketika dokumen melibatkan beberapa pihak atau harus segera diselesaikan.

Padahal, terdapat berbagai macam TTD yang dapat digunakan pada dokumen. Setiap jenis memiliki karakteristik dan tingkat kepraktisan yang berbeda. Lantas, macam-macam TTD apa saja yang dapat digunakan untuk dokumen online dan mana yang paling praktis?

Macam-Macam TTD untuk Dokumen Online

Tanda tangan tidak hanya berbentuk tanda tangan yang dibuat menggunakan pena di atas kertas. Dalam proses digitalisasi dokumen, tanda tangan juga dapat digunakan dalam bentuk elektronik.

Secara umum, beberapa jenis TTD yang sering ditemui, antara lain:

• Tanda tangan basah, yaitu tanda tangan yang dibuat secara langsung menggunakan alat tulis pada dokumen fisik.
• Tanda tangan hasil scan, yaitu gambar tanda tangan manual yang dimasukkan ke dalam dokumen digital.
• Tanda Tangan Elektronik, yaitu tanda tangan yang digunakan pada dokumen elektronik dengan mekanisme tertentu untuk mengidentifikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuan.
• Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi, yaitu Tanda Tangan Elektronik yang menggunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).

Perbedaan tersebut penting dipahami karena tanda tangan yang tampil dalam bentuk digital belum tentu memiliki mekanisme autentikasi dan verifikasi yang sama.

Tanda Tangan Basah Kurang Praktis untuk Dokumen Online

Tanda tangan basah masih banyak digunakan karena prosesnya sederhana dan sudah familiar. Penanda tangan cukup membubuhkan tanda tangan secara langsung pada dokumen fisik.

Masalahnya muncul ketika dokumen sejak awal dibuat dan dikelola secara online. Dokumen harus dicetak terlebih dahulu, kemudian dipindai kembali setelah ditandatangani jika ingin dikirim dalam bentuk digital.

Beberapa kendalanya meliputi:

• Dokumen harus dicetak meskipun proses administrasi dilakukan secara digital.
• Penandatangan harus berada di lokasi tertentu.
• Dokumen perlu dikirim atau dipindai kembali setelah ditandatangani.
• Proses menjadi lebih lama jika melibatkan beberapa pihak.

Karena itu, tanda tangan basah masih relevan untuk dokumen fisik, tetapi kurang ideal untuk proses penandatanganan dokumen online.

Baca Juga: Cara Buat TTD Online dengan Mudah untuk Berbagai Dokumen

Bagaimana dengan Tanda Tangan Hasil Scan?

Tanda tangan hasil scan sering digunakan sebagai alternatif sederhana. Tanda tangan manual cukup dipindai, kemudian gambar tersebut ditempatkan pada dokumen elektronik.

Metode ini memang terlihat lebih praktis karena tidak memerlukan proses cetak. Namun, tanda tangan hasil scan perlu dibedakan dari Tanda Tangan Elektronik karena hanya berupa gambar tanda tangan pada dokumen digital.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• File gambar tanda tangan dapat digunakan kembali jika tidak dilindungi dengan baik.
• Identitas pihak yang menandatangani lebih sulit diverifikasi.
• Perubahan terhadap dokumen setelah tanda tangan ditempatkan tidak selalu mudah diketahui.
• Pengelolaannya masih bergantung pada file secara manual.

Dengan demikian, tanda tangan hasil scan mungkin praktis untuk kebutuhan sederhana, tetapi belum tentu sesuai untuk dokumen yang membutuhkan keamanan dan verifikasi lebih kuat.

Tanda Tangan Elektronik Lebih Praktis untuk Dokumen Online

Untuk dokumen yang sejak awal dibuat dan dikelola secara digital, Tanda Tangan Elektronik dapat menjadi pilihan yang lebih praktis. Penandatangan tidak perlu mencetak dokumen sehingga proses dapat dilakukan secara online dan dari jarak jauh.

Selain mengurangi tahapan manual, Tanda Tangan Elektronik memiliki mekanisme yang mendukung identifikasi penanda tangan dan keutuhan dokumen. Untuk kebutuhan tertentu, perusahaan juga dapat menggunakan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi yang menggunakan Sertifikat Elektronik dari PSrE.

Kepraktisan Tanda Tangan Elektronik terlihat dari beberapa hal:

• Dapat dilakukan dari jarak jauh tanpa harus bertemu secara langsung.
• Tidak membutuhkan proses cetak dan scan berulang kali.
• Sesuai untuk dokumen digital yang dikelola secara online.
• Mendukung autentikasi dan verifikasi sesuai mekanisme yang digunakan.
• Membantu mempercepat administrasi, terutama untuk dokumen yang membutuhkan beberapa tanda tangan.

Karena itu, Tanda Tangan Elektronik lebih sesuai untuk perusahaan yang ingin menjalankan proses administrasi secara digital.

Mana yang Paling Praktis untuk Dokumen Online?

Setiap jenis TTD memiliki penggunaan yang berbeda. Tanda tangan basah masih cocok untuk dokumen fisik, sedangkan tanda tangan hasil scan dapat menjadi pilihan sederhana untuk dokumen digital.

Namun, untuk dokumen yang dibuat, dikirim, dan dikelola secara online, Tanda Tangan Elektronik menawarkan proses yang lebih praktis. Secara sederhana, perbedaannya dapat dilihat berikut ini:

• Tanda tangan basah: cocok untuk dokumen fisik, tetapi kurang praktis untuk penandatanganan jarak jauh.
• Tanda tangan hasil scan: mudah digunakan pada dokumen digital, tetapi memiliki keterbatasan dalam autentikasi dan verifikasi.
• Tanda Tangan Elektronik: memungkinkan proses penandatanganan dilakukan secara digital dan lebih sesuai untuk dokumen online.
• Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi: menggunakan Sertifikat Elektronik dari PSrE untuk mendukung proses autentikasi dan verifikasi yang lebih terstruktur.

Jadi, apabila kebutuhan utama adalah mempercepat penandatanganan, mengurangi proses manual, dan memungkinkan dokumen ditandatangani dari jarak jauh, Tanda Tangan Elektronik dapat menjadi pilihan yang lebih praktis.

Buat Penandatanganan Dokumen Lebih Praktis dengan Vinotek

Proses penandatanganan dokumen tidak seharusnya terhambat hanya karena pihak yang perlu menandatangani berada di lokasi berbeda. Dengan tanda tangan digital Vinotek, perusahaan bisa menjalankan proses penandatanganan secara online tanpa harus mencetak dan memindai dokumen berulang kali.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025, Vinotek juga menyediakan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan penandatanganan dan pengelolaan dokumen digital perusahaan.

Keunggulan yang ditawarkan, antara lain:

• Integritas dokumen terjamin melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel dengan opsi cloud maupun on-premise.
• Integrasi sistem melalui API dengan ERP, HRIS, dan aplikasi administrasi lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan fitur tersebut, tanda tangan digital Vinotek dapat membantu perusahaan menyederhanakan proses penandatanganan sekaligus mendukung digitalisasi alur persetujuan dan pengelolaan dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Hal yang Wajib Ada saat Buat TTD Online agar Aman dan Sah

FAQ Seputar Macam-Macam TTD

1. Apa saja macam-macam TTD?

Macam-macam TTD yang umum digunakan meliputi tanda tangan basah, tanda tangan hasil scan, Tanda Tangan Elektronik, dan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi.

2. Apa perbedaan tanda tangan scan dan Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan scan berupa gambar tanda tangan yang ditempatkan pada dokumen digital. Sementara itu, Tanda Tangan Elektronik memiliki mekanisme untuk mengidentifikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuan terhadap dokumen elektronik.

3. Apakah Tanda Tangan Elektronik bisa digunakan untuk dokumen online?

Ya. Tanda Tangan Elektronik dapat digunakan pada dokumen elektronik sehingga proses penandatanganan dapat dilakukan secara online tanpa perlu mencetak dokumen.

4. Apa jenis TTD yang paling praktis untuk dokumen online?

Untuk dokumen yang dikelola secara digital, Tanda Tangan Elektronik umumnya lebih praktis karena dapat dilakukan dari jarak jauh dan tidak memerlukan proses cetak serta scan.

5. Apa itu Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi?

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik dari PSrE dan memenuhi persyaratan yang berlaku sehingga mendukung proses autentikasi dan verifikasi yang lebih terstruktur.