Penggunaan dokumen digital kini semakin umum dalam berbagai kebutuhan administrasi, baik untuk pekerjaan, bisnis, maupun keperluan pribadi. Proses yang sebelumnya membutuhkan pencetakan dan pengiriman dokumen secara fisik dapat dilakukan secara online sehingga lebih praktis dan menghemat waktu.

Meski begitu, proses membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital tetap perlu dilakukan dengan cermat. Kesalahan seperti menandatangani dokumen yang belum final atau menempatkan tanda tangan di bagian yang tidak sesuai dapat membuat dokumen harus diperbaiki dan ditandatangani ulang.

Lantas, kesalahan apa saja yang biasanya ditemukan dalam proses membubuhkan tanda tangan digital?

1. Membubuhkan Tanda Tangan di Bagian yang Salah

Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah membubuhkan tanda tangan pada bagian yang tidak sesuai. Hal ini dapat terjadi ketika dokumen memiliki banyak halaman, beberapa kolom tanda tangan, atau melibatkan lebih dari satu pihak.

Sebelum menandatangani, periksa kembali posisi dan identitas penandatangan agar dokumen tidak perlu diproses ulang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pastikan nama pihak yang harus menandatangani sudah sesuai.
• Periksa halaman dan kolom yang membutuhkan tanda tangan.
• Perhatikan urutan penandatanganan apabila melibatkan beberapa pihak.
• Pastikan posisi paraf, QR Code, stempel, atau e-Meterai sudah tepat.

2. Tidak Memeriksa Isi Dokumen sebelum Menandatangani

Proses digital yang cepat terkadang membuat pengguna langsung membubuhkan tanda tangan tanpa membaca kembali isi dokumen. Padahal, tanda tangan merupakan bentuk persetujuan sehingga informasi yang tercantum perlu dipastikan sudah benar.

Sebelum memberikan persetujuan, luangkan waktu untuk memastikan dokumen yang digunakan memang versi terakhir dan tidak ada informasi penting yang terlewat. Hal-hal yang dapat diperiksa, antara lain:

• Periksa nama dan identitas pihak yang tercantum.
• Pastikan tanggal dan informasi penting lainnya sudah benar.
• Baca kembali isi perjanjian atau ketentuan yang disetujui.
• Periksa lampiran dan revisi terakhir pada dokumen.

Baca Juga: 7 Kesalahan yang Membuat Tanda Tangan Elektronik Tidak Berlaku

3. Menggunakan Cara Tanda Tangan Digital yang Tidak Tepat

Tidak semua metode penandatanganan dokumen digital memiliki proses yang sama. Salah satu kesalahan yang masih sering dilakukan adalah sekadar menempelkan gambar tanda tangan ke dalam file tanpa mempertimbangkan keamanan dan proses verifikasi.

Untuk kebutuhan tertentu, penggunaan tanda tangan elektronik dapat memberikan proses penandatanganan yang lebih terstruktur. Karena itu, pengguna perlu memperhatikan beberapa aspek sebelum memilih metode yang digunakan, yaitu:

• Identitas pihak yang menandatangani.
• Keamanan proses penandatanganan.
• Keutuhan dokumen setelah ditandatangani.
• Kemudahan melakukan verifikasi.
• Rekam aktivitas selama proses penandatanganan.

4. Tidak Mengecek Dokumen setelah Ditandatangani

Setelah tanda tangan berhasil dibubuhkan, dokumen sebaiknya tidak langsung dikirim. Pemeriksaan akhir diperlukan untuk memastikan tanda tangan sudah berada di posisi yang benar dan file yang digunakan memang merupakan dokumen final.

Kesalahan seperti mengirim dokumen versi lama atau file yang belum lengkap dapat membuat proses administrasi harus diulang. Sebelum mengirimkan dokumen, pastikan beberapa hal berikut:

• Pastikan tanda tangan sudah muncul pada posisi yang sesuai.
• Periksa kembali versi dokumen.
• Pastikan seluruh pihak yang diperlukan sudah menandatangani.
• Pastikan file dapat dibuka dan dibaca dengan baik.

5. Mengabaikan Keamanan Dokumen Digital

Dokumen yang telah ditandatangani dapat memuat informasi penting, termasuk data pribadi dan informasi perusahaan. Karena itu, keamanan dokumen perlu diperhatikan sejak proses penandatanganan hingga penyimpanan dan pengiriman.

Pengguna sebaiknya memastikan dokumen hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan dan menggunakan platform yang memiliki fitur keamanan memadai. Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

• Batasi akses dokumen kepada pihak yang berkepentingan.
• Pastikan penerima dokumen sudah benar.
• Simpan dokumen di tempat dengan akses yang dapat dikendalikan.
• Hindari membagikan dokumen sensitif melalui saluran yang tidak terpercaya.

Hindari Kesalahan Membubuhkan Tanda Tangan dengan ViTEK

Berbagai kesalahan tersebut bisa diminimalkan dengan proses penandatanganan yang lebih terstruktur, seperti ViTEK. Solusi dari Vinotek ini membantu pengguna membubuhkan tanda tangan digital hanya dalam empat langkah, mulai dari verifikasi akun hingga dokumen selesai ditandatangani dan disahkan.

Vinotek merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025. Proses penandatanganan dilakukan secara digital sehingga pengguna tidak perlu lagi mencetak dan mengirim dokumen secara manual.

Empat langkah menggunakan ViTEK meliputi:

• Daftar & Verifikasi Akun: Lengkapi data dan lakukan verifikasi identitas.
• Pilih Paket & Atur Tim: Sesuaikan paket dengan kebutuhan serta atur hak akses pengguna.
• Unggah Dokumen PDF: Tentukan posisi tanda tangan, paraf, QR Code, stempel, atau e-Meterai.
• Tanda Tangan & Sahkan: Gunakan tanda tangan digital tersertifikasi dengan autentikasi melalui PIN dan OTP.

ViTEK juga dilengkapi fitur bulk signing, multi-step & hierarki approval, audit trail, serta multi-user & role management untuk mendukung kebutuhan penandatanganan dokumen dalam bisnis.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: 7 Kesalahan saat Tanda Tangan PDF yang Perlu Dihindari

FAQ Seputar Kesalahan Membubuhkan Tanda Tangan

1. Apa kesalahan umum saat membubuhkan tanda tangan?

Kesalahan umum meliputi salah posisi tanda tangan, tidak memeriksa isi dokumen, dan menggunakan metode tanda tangan yang tidak sesuai.

2. Mengapa dokumen harus diperiksa sebelum ditandatangani?

Pemeriksaan memastikan isi, identitas, tanggal, dan versi dokumen sudah benar sebelum tanda tangan dibubuhkan.

3. Bagaimana cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital?

Tanda tangan digital dapat dibubuhkan menggunakan layanan tanda tangan elektronik yang menyediakan proses penandatanganan dan verifikasi secara digital.

4. Apa yang harus dilakukan setelah membubuhkan tanda tangan?

Periksa kembali posisi tanda tangan, kelengkapan dokumen, dan pastikan file yang dikirim merupakan versi final.

5. Bagaimana cara menghindari kesalahan tanda tangan digital?

Gunakan layanan tanda tangan digital yang memiliki proses terstruktur, keamanan memadai, dan fitur verifikasi untuk membantu mengurangi kesalahan.