Dalam proses rekrutmen, ijazah menjadi salah satu dokumen yang digunakan perusahaan untuk memeriksa riwayat pendidikan kandidat. Dokumen ini membantu tim Human Resources (HR) menilai kesesuaian latar belakang pendidikan pelamar dengan persyaratan posisi yang dibutuhkan.

Namun, pemeriksaan ijazah tidak cukup hanya dengan melihat tampilan dokumen. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa informasi pendidikan kandidat dapat diverifikasi melalui sumber tepercaya. Hal ini semakin relevan ketika proses rekrutmen dilakukan secara digital dan dokumen dikirimkan dalam bentuk file.

Jika tidak diperiksa dengan tepat, dokumen pendidikan yang tidak valid dapat menimbulkan masalah dalam proses seleksi. Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami risiko ijazah palsu sekaligus mengetahui cara memverifikasi dokumen secara tepat.

Mengapa Verifikasi Ijazah Penting dalam Rekrutmen?

Verifikasi ijazah membantu perusahaan memastikan kesesuaian informasi pendidikan kandidat dengan persyaratan pekerjaan. Proses ini penting terutama untuk posisi yang mensyaratkan tingkat pendidikan atau kualifikasi akademik tertentu.

Perusahaan dapat menerima ijazah dalam berbagai bentuk, mulai dari dokumen fisik, hasil pemindaian atau scan, hingga dokumen elektronik. Setiap format memiliki karakteristik berbeda sehingga membutuhkan metode pemeriksaan yang sesuai.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam proses verifikasi meliputi:

• Kesesuaian riwayat pendidikan: memeriksa nama perguruan tinggi, program studi, dan informasi kelulusan.
• Keaslian dokumen: mengidentifikasi indikasi perubahan atau manipulasi dokumen.
• Kesesuaian kualifikasi: memastikan latar belakang pendidikan memenuhi persyaratan posisi.
• Konsistensi pemeriksaan: menerapkan prosedur verifikasi yang jelas kepada kandidat sesuai kebutuhan pekerjaan.

Baca Juga: Transkrip Nilai Digital Bisa Dipalsukan? Kenali Cirinya

Risiko Ijazah Palsu bagi Perusahaan

Penggunaan ijazah palsu atau dokumen pendidikan yang informasinya telah dimanipulasi dapat menimbulkan sejumlah risiko bagi perusahaan. Dampaknya tidak hanya berkaitan dengan keputusan penerimaan karyawan, tetapi juga dapat memengaruhi operasional dan biaya rekrutmen.

1. Kesalahan dalam Menilai Kualifikasi Kandidat

Jika informasi pendidikan kandidat tidak sesuai dengan fakta, perusahaan berisiko mengambil keputusan berdasarkan data yang keliru. Hal ini dapat mengganggu proses penilaian kesesuaian kandidat dengan persyaratan pekerjaan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan dapat:

• Memeriksa riwayat pendidikan melalui sumber tepercaya.
• Mengonfirmasi informasi yang belum jelas kepada institusi penerbit.
• Menggabungkan verifikasi ijazah dengan penilaian pengalaman dan kompetensi kandidat.

2. Bertambahnya Waktu dan Biaya Rekrutmen

Ketidaksesuaian ijazah yang baru ditemukan pada tahap akhir dapat membuat perusahaan perlu mengulang sebagian proses seleksi. Kondisi ini berpotensi menambah beban administrasi, terutama ketika perusahaan merekrut banyak karyawan sekaligus.

Beberapa langkah pencegahan yang dapat dilakukan, antara lain:

• Menentukan tahapan verifikasi sejak awal proses seleksi.
• Menetapkan informasi yang harus diperiksa.
• Menggunakan sumber verifikasi resmi.
• Mendokumentasikan hasil pemeriksaan untuk memudahkan tindak lanjut.

3. Risiko terhadap Kepercayaan dan Proses Seleksi

Pemeriksaan dokumen yang tidak konsisten dapat memengaruhi kepercayaan terhadap proses rekrutmen. Karena itu, perusahaan perlu memiliki prosedur pemeriksaan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Meski demikian, ketidaksesuaian data tidak selalu berarti kandidat menggunakan ijazah palsu. Kesalahan pencatatan atau data yang belum diperbarui juga dapat menjadi penyebabnya. Perusahaan perlu melakukan konfirmasi sebelum menarik kesimpulan.

Cara Perusahaan Memverifikasi Keaslian Ijazah

Untuk mengurangi risiko penggunaan ijazah palsu, perusahaan dapat menerapkan beberapa tahapan pemeriksaan sesuai jenis dokumen dan kebutuhan rekrutmen.

1. Periksa Informasi pada Ijazah

Pemeriksaan awal dilakukan dengan mencocokkan informasi yang tercantum pada dokumen kandidat. Namun, tampilan dokumen saja tidak cukup untuk memastikan keasliannya.

Informasi yang dapat diperiksa meliputi:

• Nama pemilik ijazah.
• Nama perguruan tinggi dan program studi.
• Nomor ijazah yang relevan.
• Informasi kelulusan dan tanggal penerbitan.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, tim HR perlu mencatat temuan dan meminta klarifikasi.

2. Gunakan Kanal Verifikasi Resmi

Perusahaan dapat mencocokkan informasi ijazah dengan sumber resmi yang relevan. Untuk ijazah perguruan tinggi, misalnya, tim HR dapat menggunakan layanan pemerintah seperti Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) atau Penomoran Ijazah dan Sertifikat Profesi Nasional (PISN), sesuai cakupan data yang tersedia.

Langkah pemeriksaan dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Identifikasi perguruan tinggi dan jenis ijazah.
• Buka layanan verifikasi resmi yang sesuai.
• Masukkan informasi yang diminta.
• Cocokkan hasil pencarian dengan dokumen kandidat.
• Lakukan konfirmasi kepada institusi penerbit jika diperlukan.

Data yang tidak ditemukan tidak otomatis berarti ijazah palsu. Perusahaan perlu memeriksa kembali informasi dan memastikan apakah dokumen tersebut tercakup dalam layanan yang digunakan.

3. Verifikasi Tanda Tangan Elektronik pada Dokumen PDF

Dalam rekrutmen digital, perusahaan mungkin menerima dokumen PDF yang dilengkapi tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik dapat membantu memeriksa aspek tertentu, seperti identitas penanda tangan dan integritas dokumen, bergantung pada mekanisme yang digunakan.

Salah satu fasilitas yang dapat dimanfaatkan adalah Verifikasi PDF dari Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) melalui tautan https://vinotek.id/pdf-verification/.

Tim HR dapat mengikuti langkah berikut:

• Siapkan file PDF yang akan diperiksa.
• Buka halaman Verifikasi PDF Komdigi.
• Unggah dokumen sesuai petunjuk.
• Periksa hasil verifikasi yang ditampilkan.
• Lakukan pemeriksaan tambahan melalui institusi penerbit jika diperlukan.

Perlu diperhatikan bahwa verifikasi tanda tangan elektronik tidak otomatis membuktikan kebenaran seluruh informasi dalam ijazah. Jika dokumen hanya berupa hasil scan tanpa tanda tangan elektronik yang dapat diverifikasi, perusahaan perlu menggunakan metode pemeriksaan lain.

Strategi Membangun Proses Verifikasi yang Efisien

Verifikasi yang efektif membutuhkan prosedur yang konsisten tanpa menambah pekerjaan administratif yang tidak diperlukan. Perusahaan dapat menyesuaikan pemeriksaan dengan persyaratan posisi, risiko yang relevan, dan ketersediaan sumber verifikasi.

Beberapa strategi yang dapat diterapkan meliputi:

• Menyusun SOP verifikasi: menetapkan tahapan, pihak yang bertanggung jawab, dan sumber pemeriksaan.
• Mendokumentasikan hasil: mencatat status pemeriksaan dan tindak lanjut jika ditemukan ketidaksesuaian.
• Menstandarkan pengelolaan dokumen: mengatur penyimpanan, hak akses, dan masa retensi.
• Melindungi data kandidat: membatasi penggunaan dokumen pada tujuan yang sah dan relevan dengan proses rekrutmen.

Perusahaan juga perlu memperhatikan ketentuan pelindungan data pribadi, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Baca Juga: Cara Cek Keaslian Ijazah di Situs PISN

FAQ Seputar Ijazah Palsu dalam Rekrutmen

1. Apa risiko ijazah palsu dalam rekrutmen?

Ijazah palsu dapat menyebabkan perusahaan salah menilai kualifikasi kandidat, meningkatkan biaya rekrutmen, dan mengganggu proses seleksi karyawan.

2. Bagaimana cara memverifikasi keaslian ijazah pelamar kerja?

Perusahaan dapat memeriksa informasi ijazah melalui kanal resmi seperti PDDikti atau PISN, mengonfirmasi kepada perguruan tinggi penerbit, dan memeriksa tanda tangan elektronik jika tersedia.

3. Apakah ijazah digital bisa dipalsukan?

Ya. Dokumen digital dapat dimanipulasi, sehingga perusahaan perlu memeriksa informasi dokumen dan menggunakan metode verifikasi yang sesuai.

4. Bagaimana cara memeriksa tanda tangan elektronik pada ijazah PDF?

Perusahaan dapat menggunakan fasilitas Verifikasi PDF Komdigi  untuk memeriksa tanda tangan elektronik pada dokumen yang didukung. Hasilnya tidak otomatis membuktikan kebenaran seluruh isi ijazah.

5. Apa yang harus dilakukan HR jika menemukan indikasi ijazah palsu?

HR perlu memeriksa ulang dokumen, mengonfirmasi informasi kepada institusi penerbit, dan meminta klarifikasi kepada kandidat sebelum mengambil keputusan.