Ijazah merupakan salah satu dokumen penting bagi pekerja karena menjadi bukti pendidikan dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan profesional. Dalam proses rekrutmen, tidak sedikit perusahaan yang meminta pekerja menyerahkan ijazah sebagai bagian dari persyaratan administrasi atau jaminan selama bekerja.

Namun, praktik penahanan ijazah dapat menimbulkan persoalan ketika pekerja membutuhkan dokumen tersebut untuk melamar pekerjaan lain, melanjutkan pendidikan, atau mengurus kebutuhan administratif. Karena itu, pekerja perlu mengetahui bagaimana aturan terbaru mengenai penahanan ijazah.

Melalui UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang baru disahkan pada Selasa (6/10/2026), pemerintah mempertegas pelindungan terhadap dokumen pribadi pekerja, termasuk ijazah. Lantas, apakah perusahaan masih boleh menahan ijazah pekerja?

Perusahaan Tidak Boleh Menahan Ijazah dalam Proses Perekrutan

UU Pelindungan Ketenagakerjaan terbaru secara tegas mengatur larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi lainnya dalam proses perekrutan dan penempatan tenaga kerja.

Ketentuan ini memberikan kepastian bagi pencari kerja dan pekerja agar dokumen pribadi tidak digunakan sebagai alat yang dapat membatasi hak mereka dalam hubungan kerja. Dengan demikian, perusahaan perlu lebih berhati-hati dalam menentukan dokumen yang diminta dan dikelola selama proses rekrutmen.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pekerja, antara lain:

• Ijazah termasuk dokumen pribadi yang mendapatkan pelindungan.
• Perusahaan dilarang menahan ijazah dalam proses perekrutan dan penempatan tenaga kerja.
• Pekerja berhak mengetahui tujuan penggunaan dokumen yang diserahkan.
• Perusahaan perlu memastikan pengelolaan dokumen pekerja dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Aturan ini menjadi penting karena proses rekrutmen seharusnya tidak membuat pencari kerja kehilangan kendali atas dokumen pribadinya.

Mengapa Penahanan Ijazah Menjadi Persoalan bagi Pekerja?

Penahanan ijazah dapat membuat pekerja kesulitan ketika membutuhkan dokumen tersebut untuk kepentingan lain. Kondisi ini semakin menjadi persoalan apabila pekerja tidak dapat mengambil kembali ijazah ketika hubungan kerja berakhir.

Ijazah juga bukan sekadar dokumen administrasi. Bagi pekerja, dokumen tersebut dapat dibutuhkan untuk membuktikan kualifikasi pendidikan ketika mengikuti proses rekrutmen di perusahaan lain atau melanjutkan pendidikan.

Beberapa kebutuhan yang dapat memerlukan ijazah, antara lain:

• Melamar pekerjaan baru.
• Melanjutkan pendidikan.
• Mengikuti proses sertifikasi tertentu.
• Memenuhi persyaratan administrasi.
• Membuktikan riwayat pendidikan.

Karena itu, pengelolaan dokumen pekerja perlu dilakukan dengan memperhatikan hak dan keamanan pemilik dokumen.

Baca Juga: Ijazah Palsu dalam Rekrutmen: Risiko dan Cara Verifikasi

Bagaimana jika Perusahaan Meminta Salinan Ijazah?

Perlu dibedakan antara meminta dokumen untuk kebutuhan administrasi dan menahan dokumen asli. Perusahaan dapat memiliki kebutuhan administratif dalam proses rekrutmen atau pengelolaan data pekerja, tetapi hal tersebut tidak berarti perusahaan dapat menahan dokumen pribadi pekerja.

Pekerja sebaiknya memahami tujuan ketika perusahaan meminta dokumen pendidikan. Jika dokumen hanya dibutuhkan untuk verifikasi atau pencatatan data, pekerja dapat memastikan dokumen tersebut digunakan sesuai kebutuhan.

Hal yang dapat diperhatikan sebelum menyerahkan dokumen, antara lain:

• Tanyakan tujuan dokumen diminta.
• Pastikan apakah perusahaan membutuhkan dokumen asli atau salinan.
• Hindari menyerahkan dokumen asli jika tidak diperlukan.
• Simpan bukti penyerahan dokumen jika memang harus diberikan.
• Pastikan dokumen dikembalikan setelah kebutuhan administrasi selesai.

Langkah tersebut dapat membantu pekerja menjaga dokumen pribadi sekaligus memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan.

Apa yang Harus Dilakukan jika Ijazah Ditahan Perusahaan?

Jika ijazah sudah terlanjur ditahan, pekerja dapat terlebih dahulu meminta penjelasan kepada perusahaan mengenai alasan dan dasar penahanan dokumen tersebut. Pekerja juga dapat meminta pengembalian ijazah secara tertulis agar terdapat catatan mengenai permintaan tersebut.

Pekerja sebaiknya tidak langsung mengambil tindakan tanpa memahami kondisi dan dokumen yang dimiliki. Perjanjian kerja, kebijakan perusahaan, serta bukti komunikasi mengenai penyerahan ijazah dapat menjadi informasi penting apabila persoalan berlanjut.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

• Memeriksa kembali perjanjian kerja dan dokumen terkait.
• Meminta perusahaan mengembalikan ijazah.
• Menyampaikan permintaan secara tertulis.
• Menyimpan bukti komunikasi dengan perusahaan.
• Mencari informasi melalui kanal resmi ketenagakerjaan apabila persoalan tidak terselesaikan.

Dengan menyimpan bukti secara rapi, pekerja akan lebih mudah menjelaskan kronologi apabila membutuhkan bantuan atau mengajukan pengaduan.

Bagaimana Perusahaan Sebaiknya Mengelola Dokumen Pekerja?

Larangan penahanan ijazah bukan berarti perusahaan tidak membutuhkan dokumen pekerja untuk kepentingan administrasi. Perusahaan tetap perlu mengelola berbagai dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja, tetapi pengelolaannya perlu dilakukan secara aman dan sesuai tujuan.

Digitalisasi dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik. Kontrak kerja, surat perjanjian, dan dokumen administrasi lainnya dapat diproses secara digital sehingga alur penandatanganan dan penyimpanannya menjadi lebih terstruktur.

Perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah berikut:

• Mengurangi penggunaan dokumen fisik jika tidak diperlukan.
• Menyimpan dokumen digital secara terstruktur.
• Membatasi akses dokumen berdasarkan kewenangan.
• Mencatat aktivitas pada dokumen.
• Menggunakan tanda tangan digital untuk dokumen yang membutuhkan persetujuan.

Pengelolaan seperti ini membantu perusahaan menjaga dokumen tetap mudah ditelusuri tanpa harus menjadikan dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan dalam hubungan kerja.

Lindungi Kontrak Kerja dengan Tanda Tangan Digital ViTEK

Kontrak kerja merupakan salah satu dokumen penting dalam hubungan antara perusahaan dan pekerja. Agar proses penandatanganannya lebih praktis sekaligus memiliki keabsahan hukum, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.

ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

Selain memudahkan proses tanda tangan, ViTEK menyediakan fitur yang dapat membantu perusahaan mengelola dokumen dan alur persetujuan secara lebih terstruktur, seperti:

• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital Lengkap untuk mencatat aktivitas dokumen secara real-time, termasuk waktu dan lokasi.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API Fleksibel untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC) untuk memperkuat keamanan dokumen dengan teknologi enkripsi generasi berikutnya.

Dengan menggunakan tanda tangan digital ViTEK, perusahaan dapat memproses kontrak kerja dan dokumen ketenagakerjaan secara digital tanpa perlu menjadikan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Tanda Tangan Ijazah Masih Manual? Ini Risikonya

FAQ Seputar Penahanan Ijazah oleh Perusahaan

1. Apakah perusahaan boleh menahan ijazah pekerja?

UU Pelindungan Ketenagakerjaan terbaru menegaskan larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi lainnya dalam proses perekrutan dan penempatan tenaga kerja.

2. Apakah perusahaan boleh meminta salinan ijazah?

Perusahaan dapat memiliki kebutuhan administrasi terkait dokumen pendidikan pekerja. Namun, pekerja perlu memastikan tujuan penggunaan dokumen dan membedakannya dari praktik penahanan ijazah asli.

3. Apa yang harus dilakukan jika ijazah ditahan perusahaan?

Pekerja dapat meminta pengembalian ijazah secara tertulis, memeriksa dokumen perjanjian kerja, serta menyimpan bukti komunikasi dengan perusahaan.

4. Mengapa perusahaan tidak perlu menahan ijazah?

Penahanan ijazah dapat membatasi pekerja dalam menggunakan dokumen pribadinya. Perusahaan dapat mengelola kebutuhan administrasi melalui dokumentasi yang lebih terstruktur tanpa menjadikan ijazah sebagai jaminan.

5. Apakah kontrak kerja bisa ditandatangani secara digital?

Bisa. Tanda tangan digital tersertifikasi seperti ViTEK dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.