Ijazah merupakan salah satu dokumen penting yang dibutuhkan seseorang untuk melanjutkan pendidikan maupun mencari pekerjaan. Namun, dalam praktiknya, masih ada perusahaan yang meminta ijazah asli untuk disimpan selama masa kerja sebagai bentuk jaminan.

Kini, pekerja memiliki dasar perlindungan yang semakin kuat. Rancangan Undang-Undang tentang Pelindungan Ketenagakerjaan resmi disahkan menjadi undang-undang dalam Rapat Paripurna DPR RI pada 6 Oktober 2026.

Salah satu ketentuan yang disampaikan Menteri Ketenagakerjaan Yassierli adalah larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi lainnya dalam proses perekrutan dan penempatan tenaga kerja.

Lantas, apa yang harus dilakukan jika ijazah masih ditahan perusahaan?

Perusahaan Dilarang Menahan Ijazah Pekerja

Larangan penahanan ijazah sebenarnya telah menjadi perhatian pemerintah sebelum UU Pelindungan Ketenagakerjaan disahkan. Pada 20 Mei 2025, Kementerian Ketenagakerjaan menerbitkan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Aturan tersebut saat ini tercatat masih berlaku.

Dalam surat edaran tersebut, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan untuk bekerja. Pemberi kerja juga dilarang menghalangi atau menghambat pekerja untuk mencari pekerjaan yang lebih layak.  

Dokumen pribadi yang dimaksud, antara lain:

• Ijazah.
• Sertifikat kompetensi.
• Paspor.
• Akta kelahiran.
• Buku nikah.
• Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB).

Dengan adanya ketentuan baru dalam UU Pelindungan Ketenagakerjaan, persoalan penahanan ijazah kembali mendapatkan perhatian dalam kerangka perlindungan pekerja.

Ijazah Masih Ditahan? Jangan Langsung Panik

Jika ijazah masih berada di perusahaan, pekerja sebaiknya tidak langsung mengambil langkah secara emosional. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan bagaimana ijazah tersebut diserahkan dan apakah terdapat bukti bahwa dokumen memang berada dalam penguasaan perusahaan.

Pekerja juga perlu mengumpulkan dokumen dan komunikasi yang berkaitan dengan penyerahan ijazah. Bukti tersebut akan membantu apabila persoalan perlu diselesaikan melalui mekanisme ketenagakerjaan.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

• Periksa kembali dokumen yang ditandatangani saat mulai bekerja.
• Pastikan apakah perusahaan menyimpan ijazah asli atau hanya salinannya.
• Cari tahu kapan dan kepada siapa ijazah diserahkan.
• Simpan tanda terima atau bukti penyerahan dokumen jika tersedia.
• Dokumentasikan komunikasi dengan HRD atau perusahaan mengenai ijazah.
• Simpan email, pesan, atau surat yang berkaitan dengan permintaan pengembalian ijazah.

Dengan dokumentasi yang lengkap, pekerja dapat menjelaskan kronologi secara lebih jelas apabila terjadi perselisihan.

Baca Juga: Perusahaan Boleh Tahan Ijazah? Ini Aturan Terbarunya

Minta Perusahaan Mengembalikan Ijazah secara Resmi

Setelah memastikan posisi dokumen, pekerja dapat meminta perusahaan mengembalikan ijazah melalui jalur resmi. Permintaan dapat disampaikan kepada HRD, bagian personalia, atau pihak perusahaan yang bertanggung jawab atas dokumen pekerja.

Sebaiknya, permintaan tidak hanya disampaikan secara lisan. Permintaan secara tertulis dapat menjadi bukti bahwa pekerja telah meminta pengembalian dokumen dan memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk menyelesaikan persoalan tersebut.

Dalam permintaan tersebut, pekerja dapat mencantumkan:

• Identitas pekerja.
• Jenis dokumen yang masih disimpan perusahaan.
• Waktu penyerahan dokumen.
• Permintaan pengembalian ijazah.
• Waktu yang diharapkan untuk pengembalian.
• Alasan atau dasar permintaan pengembalian.

Langkah ini dapat menjadi upaya awal untuk menyelesaikan persoalan secara internal sebelum pekerja menempuh mekanisme lebih lanjut.

Jika Perusahaan Tetap Menahan, Simpan Semua Bukti

Persoalan menjadi lebih serius apabila perusahaan menolak mengembalikan ijazah tanpa alasan yang jelas. Dalam kondisi tersebut, pekerja sebaiknya tetap tenang dan menyimpan seluruh bukti yang berkaitan dengan penahanan dokumen.

SE Menaker Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 memberikan arahan terkait pembinaan, pengawasan, serta penyelesaian apabila terjadi persoalan penahanan ijazah atau dokumen pribadi oleh pemberi kerja.

Karena itu, pekerja dapat menyiapkan beberapa bukti berikut:

• Perjanjian kerja.
• Bukti penyerahan ijazah.
• Tanda terima dokumen.
• Percakapan dengan HRD atau atasan.
• Email atau surat permintaan pengembalian.
• Tanggapan atau penolakan perusahaan.
• Bukti komunikasi lain yang menunjukkan bahwa perusahaan masih menguasai ijazah.

Bukti-bukti tersebut dapat membantu menjelaskan kronologi apabila pekerja membutuhkan bantuan dari pihak yang berwenang dalam penyelesaian masalah ketenagakerjaan.

Lindungi Dokumen Pribadi saat Melamar Kerja

Larangan penahanan ijazah juga menjadi pengingat agar pekerja lebih berhati-hati ketika menyerahkan dokumen pribadi kepada perusahaan. Pekerja sebaiknya memahami tujuan setiap dokumen yang diminta dan memastikan dokumen tersebut tidak digunakan sebagai jaminan bekerja.

Selain itu, kesepakatan antara pekerja dan perusahaan sebaiknya dituangkan dalam dokumen yang jelas. Untuk dokumen digital, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat membantu memastikan identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan pekerja, antara lain:

• Tanyakan tujuan perusahaan meminta dokumen.
• Hindari menyerahkan dokumen asli jika tidak diperlukan.
• Gunakan salinan untuk kebutuhan administrasi apabila memungkinkan.
• Pastikan ada bukti ketika dokumen asli harus diserahkan.
• Baca dokumen sebelum menandatanganinya.
• Pastikan kesepakatan penting tercantum secara tertulis.
• Gunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi untuk dokumen digital yang memuat kesepakatan penting.

Perjanjian kerja atau dokumen kesepakatan tidak hanya perlu memuat klausul yang jelas, tetapi juga perlu dapat dibuktikan keasliannya. Penggunaan TTE tersertifikasi dapat menjadi salah satu pilihan ketika dokumen dibuat dan ditandatangani secara elektronik.

UU ITE mengakui Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah. UU Nomor 1 Tahun 2024 juga mengatur bahwa Tanda Tangan Elektronik berkaitan dengan layanan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik dan penggunaan Sertifikat Elektronik.

Artinya, apabila suatu saat terjadi perselisihan dan salah satu pihak mengabaikan kesepakatan yang telah dibuat, dokumen elektronik yang ditandatangani secara tepat dapat menjadi bagian dari bukti dalam proses hukum. Namun, penggunaan TTE tidak berarti perkara otomatis dimenangkan karena penilaian hukum tetap mempertimbangkan keseluruhan alat bukti.

Untuk kebutuhan tersebut, Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal.

ViTEK juga dilengkapi berbagai fitur untuk membantu proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen digital, seperti:

• Variasi Bentuk Tanda Tangan, mulai dari gambar, QR Code, hingga paraf.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan dokumen.
• Audit Trail & Jejak Digital Lengkap untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API Fleksibel dengan sistem internal perusahaan.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC) sebagai teknologi kriptografi generasi berikutnya.

Dengan menggunakan TTE tersertifikasi, dokumen kesepakatan dapat memiliki mekanisme verifikasi dan jejak digital yang lebih jelas. Hal ini dapat membantu ketika dokumen tersebut diperlukan untuk menunjukkan hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Apa yang Harus Dilakukan jika Ijazah Tetap Tidak Dikembalikan?

Jika perusahaan tetap menahan ijazah setelah pekerja mengajukan permintaan secara resmi, pekerja dapat mempertimbangkan mekanisme penyelesaian yang tersedia sesuai ketentuan ketenagakerjaan.

Sebelum mengambil langkah lebih lanjut, pastikan seluruh bukti telah disiapkan. Jika perjanjian atau dokumen terkait ditandatangani secara elektronik, simpan dokumen asli beserta informasi yang berkaitan dengan proses penandatanganannya.

Beberapa hal yang perlu dipastikan tersimpan adalah:

• Perjanjian kerja.
• Bukti penyerahan ijazah.
• Bukti permintaan pengembalian.
• Tanggapan perusahaan.
• Komunikasi dengan HRD.
• Dokumen elektronik yang telah ditandatangani.
• Jejak digital yang berkaitan dengan penandatanganan dokumen.

Dengan bukti yang lengkap, pekerja akan lebih mudah menjelaskan posisi dan kronologi masalah ketika membutuhkan bantuan dari pihak yang berwenang.

Baca Juga: Ijazah Palsu dalam Rekrutmen: Risiko dan Cara Verifikasi

FAQ Seputar Ijazah Ditahan Perusahaan

1. Apakah perusahaan boleh menahan ijazah pekerja?

Tidak. Penahanan ijazah sebagai jaminan bekerja telah dilarang melalui SE Menaker Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 dan kembali ditegaskan dalam UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang disahkan pada 6 Oktober 2026.

2. Apa yang harus dilakukan jika ijazah ditahan perusahaan?

Pekerja dapat meminta pengembalian ijazah secara tertulis dan menyimpan bukti penyerahan serta komunikasi dengan perusahaan. Jika tidak diselesaikan, pekerja dapat menempuh mekanisme penyelesaian masalah ketenagakerjaan yang tersedia.

3. Dokumen apa saja yang tidak boleh ditahan perusahaan?

Selain ijazah, dokumen pribadi yang menjadi perhatian dalam aturan tersebut antara lain sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan dokumen kepemilikan kendaraan bermotor.

4. Apakah TTE tersertifikasi bisa menjadi bukti hukum?

Ya. Informasi dan dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai ketentuan UU ITE. TTE tersertifikasi juga memiliki mekanisme untuk memverifikasi identitas penanda tangan dan menjaga keutuhan dokumen.

5. Apa manfaat menggunakan TTE tersertifikasi untuk perjanjian kerja?

TTE tersertifikasi dapat membantu memastikan identitas penanda tangan, menjaga keutuhan dokumen, dan menyediakan jejak digital aktivitas penandatanganan. ViTEK dari Vinotek menyediakan TTE tersertifikasi PSrE Komdigi untuk kebutuhan dokumen perusahaan maupun personal.