Menjadi seller di marketplace seperti Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, Lazada, hingga Blibli merupakan salah satu cara yang banyak dipilih pelaku usaha untuk memperluas jangkauan pasar. Melalui platform tersebut, produk dapat dipasarkan kepada jutaan calon pelanggan tanpa harus memiliki toko fisik.

Namun, sebelum mulai berjualan, setiap calon seller perlu melalui proses registrasi dan verifikasi akun dengan melengkapi sejumlah dokumen untuk memastikan identitas penjual, legalitas usaha, serta menciptakan ekosistem transaksi yang aman bagi pembeli maupun platform.

Meski setiap marketplace memiliki kebijakan yang berbeda, sebagian besar meminta dokumen dengan jenis yang hampir sama. Berikut daftarnya:

Dokumen Identitas Pribadi

Dokumen identitas menjadi persyaratan pertama yang diminta hampir seluruh marketplace saat calon seller melakukan pendaftaran akun. Dokumen ini digunakan untuk memverifikasi identitas pemilik akun sekaligus memastikan bahwa akun tersebut dikelola oleh pihak yang sah.

Dokumen yang biasanya diminta meliputi:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
• Nomor Induk Kependudukan (NIK) sesuai data kependudukan.
• Foto selfie atau verifikasi wajah mengikuti ketentuan marketplace.
• Nomor telepon aktif untuk proses verifikasi akun.
• Alamat email aktif sebagai media komunikasi dan pemulihan akun.

Apabila terdapat perbedaan data, seperti nama atau tanggal lahir yang tidak sesuai, marketplace dapat meminta perbaikan dokumen atau bahkan menolak proses verifikasi.

NPWP untuk Mendukung Administrasi Perpajakan

Beberapa marketplace meminta seller melampirkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), terutama bagi pelaku usaha berbadan hukum atau seller yang ingin mengikuti program tertentu, seperti Official Store. Selain memenuhi persyaratan administrasi, NPWP juga menunjukkan bahwa bisnis dijalankan secara lebih profesional.

Manfaat NPWP bagi seller marketplace, antara lain:

• Memenuhi persyaratan administrasi marketplace.
• Mendukung pelaksanaan kewajiban perpajakan.
• Mempermudah kerja sama dengan layanan bisnis lainnya.
• Meningkatkan kredibilitas usaha di mata mitra bisnis.

Persyaratan NPWP dapat berbeda tergantung kebijakan masing-masing marketplace dan jenis akun yang didaftarkan.

Nomor Induk Berusaha (NIB)

Nomor Induk Berusaha (NIB) merupakan identitas resmi pelaku usaha yang diterbitkan melalui sistem Online Single Submission (OSS). Saat ini, semakin banyak marketplace yang mendorong seller memiliki NIB sebagai bukti legalitas usaha.

Beberapa manfaat memiliki NIB, yaitu:

• Menunjukkan bahwa usaha telah terdaftar secara resmi.
• Mempermudah proses verifikasi seller.
• Mendukung kerja sama dengan berbagai platform digital.
• Menjadi salah satu syarat mengikuti program seller tertentu.

Bagi pelaku UMKM, pembuatan NIB dapat dilakukan secara online sehingga proses legalisasi usaha menjadi lebih mudah.

Baca Juga: Perbedaan Surat Jual Beli Tanah dan Akta Jual Beli (AJB)

Dokumen Badan Usaha bagi Seller Perusahaan

Apabila akun marketplace didaftarkan atas nama perusahaan, maka dokumen yang dibutuhkan akan lebih lengkap dibandingkan seller perorangan. Dokumen ini digunakan untuk memastikan status hukum perusahaan sebelum diperbolehkan berjualan di marketplace.

Dokumen yang biasanya diminta meliputi:

• Akta pendirian perusahaan.
• Akta perubahan terakhir (jika ada).
• Surat Keputusan (SK) pengesahan badan hukum.
• Nomor Induk Berusaha (NIB).
• NPWP badan usaha.

Dokumen yang lengkap akan membantu proses verifikasi berjalan lebih cepat sekaligus meningkatkan kepercayaan marketplace terhadap legalitas bisnis Anda.

Informasi Rekening Bank

Marketplace membutuhkan rekening bank sebagai tujuan pencairan hasil penjualan. Oleh karena itu, data rekening harus sesuai dengan identitas atau badan usaha yang didaftarkan agar proses verifikasi tidak mengalami kendala.

Informasi rekening yang umumnya diminta meliputi:

• Nama pemilik rekening.
• Nomor rekening.
• Nama bank.
• Bukti kepemilikan rekening apabila diperlukan.

Pastikan rekening yang digunakan masih aktif sehingga proses pencairan dana hasil penjualan dapat berjalan lancar.

Alamat Usaha atau Lokasi Operasional

Alamat usaha menjadi informasi penting untuk mendukung proses pengiriman barang, pengembalian produk, hingga operasional logistik. Marketplace biasanya meminta alamat yang benar dan mudah diverifikasi.

Informasi yang perlu disiapkan meliputi:

• Alamat domisili.
• Alamat gudang atau penyimpanan barang.
• Lokasi pengiriman.
• Kode pos.
• Titik lokasi apabila tersedia fitur pemetaan.

Informasi yang akurat juga membantu meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan karena proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih efisien.

Dokumen Tambahan sesuai Kategori Produk

Tidak semua kategori produk memiliki persyaratan yang sama. Produk tertentu memerlukan dokumen tambahan untuk memastikan keamanan, kualitas, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Beberapa dokumen tambahan yang mungkin diminta, antara lain:

• Sertifikat halal.
• Izin edar BPOM.
• Sertifikat Standar Nasional Indonesia (SNI).
• Surat izin distribusi.
• Surat kuasa penggunaan merek.
• Sertifikat hak merek.

Persyaratan tambahan ini umumnya berlaku untuk produk makanan dan minuman, kosmetik, alat kesehatan, obat-obatan, hingga produk elektronik tertentu.

Apakah Semua Dokumen Seller Marketplace Perlu Tanda Tangan?

Tidak semua dokumen seller marketplace memerlukan tanda tangan. Dokumen seperti KTP, NPWP, NIB, atau akta perusahaan umumnya hanya digunakan sebagai syarat verifikasi identitas dan legalitas usaha.

Namun, ketika bisnis mulai berkembang, seller akan semakin sering berhadapan dengan dokumen yang membutuhkan persetujuan atau tanda tangan sebagai bukti kesepakatan.

Beberapa dokumen yang umumnya memerlukan tanda tangan meliputi:

• Perjanjian kerja sama (merchant agreement) dengan marketplace.
• Surat kuasa pengelolaan akun.
• Kontrak kerja sama dengan supplier atau distributor.
• Purchase Order (PO) dan Sales Agreement.
• Dokumen internal perusahaan, seperti SOP, surat keputusan, dan persetujuan pembelian.

Agar keamanan dan keabsahan dokumen tetap terjamin, penting untuk menggunakan layanan tanda tangan elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah diakui pemerintah. Salah satunya adalah Vinotek.

Melalui layanan tanda tangan elektronik Vinotek, pelaku usaha dapat menandatangani berbagai dokumen bisnis secara digital dengan lebih aman dan efisien. Keunggulan yang ditawarkan antara lain:

• Integritas dokumen terjamin, berkat mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, yang mencatat seluruh aktivitas penandatanganan secara akurat sehingga proses dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis (multi-level approval) yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan.
• Integrasi API dengan ERP, HRIS, maupun sistem bisnis lainnya sehingga proses penandatanganan dapat berjalan lebih efisien.
• Keamanan berstandar internasional untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan keamanan data perusahaan.

Dengan menggunakan tanda tangan elektronik dari PSrE resmi seperti Vinotek, seller tidak hanya dapat mempercepat proses administrasi, tetapi juga memastikan setiap dokumen memiliki perlindungan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Surat Jual Beli Tanah: Komponen Wajib dan Cara Membuatnya

FAQ Seputar Dokumen Seller Marketplace

1. Apakah semua marketplace meminta dokumen yang sama?

Tidak selalu. Setiap marketplace memiliki kebijakan verifikasi yang berbeda. Namun, umumnya seller diminta menyiapkan dokumen dasar seperti KTP, rekening bank, serta dokumen legal usaha apabila mendaftar sebagai badan usaha.

2. Apakah seller perorangan wajib memiliki NIB dan NPWP?

Tidak semua marketplace mewajibkannya. Namun, memiliki NIB dan NPWP dapat mempermudah proses verifikasi, meningkatkan kredibilitas usaha, serta membuka peluang mengikuti program tertentu seperti Official Store atau kerja sama bisnis lainnya.

3. Dokumen apa yang biasanya memerlukan tanda tangan?

Dokumen yang umumnya memerlukan tanda tangan meliputi perjanjian kerja sama dengan marketplace, surat kuasa, kontrak dengan supplier atau distributor, Purchase Order (PO), hingga dokumen internal perusahaan seperti surat keputusan atau persetujuan pembelian.

4. Apakah tanda tangan elektronik sah untuk dokumen bisnis seller marketplace?

Ya. Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum sepanjang digunakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Penggunaan tanda tangan elektronik juga membantu mempercepat proses persetujuan dokumen secara aman dan efisien.

5. Bagaimana cara menyimpan dokumen seller marketplace agar lebih aman?

Simpan dokumen dalam format digital yang terorganisir, lakukan pencadangan (backup) secara berkala, batasi akses kepada pihak yang berwenang, dan gunakan tanda tangan elektronik Vinotek untuk memudahkan pengelolaan sekaligus menjaga keamanan serta integritas dokumen bisnis.