Arsip dokumen digital menjadi bagian penting dalam pengelolaan administrasi perusahaan. Dokumen seperti laporan keuangan, bukti transaksi, dokumen perpajakan, hingga kontrak kerja perlu disimpan secara teratur agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Namun, perusahaan tidak harus menyimpan seluruh dokumen tanpa batas waktu. Setiap jenis dokumen memiliki kebutuhan dan ketentuan penyimpanan yang berbeda. Karena itu, perusahaan perlu mengetahui masa retensi arsip, yaitu jangka waktu dokumen harus disimpan sebelum dapat ditinjau untuk menentukan tindak lanjutnya.

Di Indonesia, masa retensi bergantung pada jenis, fungsi, dan peraturan yang berlaku. Beberapa dokumen wajib disimpan selama 10 tahun, sedangkan dokumen lainnya mengikuti jadwal retensi yang ditetapkan perusahaan dengan mempertimbangkan nilai guna dan kebutuhan hukum.

Apa Itu Retensi Arsip Dokumen Digital?

Retensi arsip dokumen digital adalah jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik sebelum dokumen tersebut ditinjau untuk menentukan apakah masih perlu disimpan atau dapat dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Penentuan masa retensi membantu perusahaan mengelola dokumen secara sistematis sekaligus mengurangi risiko penghapusan arsip yang masih dibutuhkan. Masa penyimpanan tidak ditentukan hanya berdasarkan format dokumen, tetapi juga jenis, fungsi, dan ketentuan yang mengaturnya.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan masa retensi meliputi:

• Jenis dokumen: seperti dokumen keuangan, perpajakan, kontrak, dan kepegawaian.
• Ketentuan hukum: peraturan yang mewajibkan dokumen tertentu disimpan dalam jangka waktu tertentu.
• Nilai guna dokumen: kebutuhan untuk administrasi, pembuktian, audit, atau penyelesaian sengketa.
• Kebutuhan perusahaan: kemungkinan dokumen masih diperlukan setelah masa penyimpanan minimum berakhir.

Berapa Lama Arsip Dokumen Harus Disimpan?

Masa penyimpanan arsip dokumen digital berbeda-beda sesuai kategori dokumennya. Berikut beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan perusahaan.

1. Dokumen Keuangan: 10 Tahun

Berdasarkan Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, serta data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a wajib disimpan selama 10 tahun, terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Ketentuan ini membantu memastikan dokumen keuangan tetap tersedia ketika diperlukan. Contohnya meliputi:

• Bukti pembukuan dan catatan transaksi.
• Jurnal dan catatan keuangan perusahaan.
• Data pendukung administrasi keuangan yang termasuk dalam ketentuan tersebut.

Perlu diperhatikan bahwa tidak semua dokumen keuangan memiliki ketentuan retensi yang identik. UU Dokumen Perusahaan membedakan dokumen tertentu yang masa penyimpanannya ditentukan berdasarkan kebutuhan perusahaan.

2. Dokumen Perpajakan: 10 Tahun

Dokumen perpajakan juga memiliki kewajiban penyimpanan selama 10 tahun. Pasal 28 ayat (11) Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP) mengatur bahwa buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan, termasuk data hasil pengolahan elektronik dan dokumen dari aplikasi daring yang tercakup dalam ketentuan tersebut, wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia.

Dokumen ini diperlukan untuk mendukung pemenuhan kewajiban perpajakan dan dapat diminta ketika Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melakukan pemeriksaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Beberapa dokumen yang perlu dikelola, antara lain:

• Buku dan catatan yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan.
• Bukti transaksi yang berkaitan dengan penghitungan pajak.
• Dokumen pendukung pelaporan dan administrasi perpajakan.
• Data elektronik yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan.

Perusahaan perlu memastikan dokumen tersimpan dengan aman, mudah ditelusuri, dan dapat disediakan ketika dibutuhkan. Ketentuan lebih lanjut dapat merujuk pada UU Nomor 28 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketiga atas UU KUP beserta perubahannya.

3. Dokumen Hukum, Kontrak, dan Perjanjian

Dokumen hukum, kontrak, dan perjanjian berfungsi sebagai bukti kesepakatan serta dasar pelaksanaan hak dan kewajiban para pihak. Karena itu, dokumen tersebut tidak sebaiknya dihapus hanya karena masa berlaku kontraknya telah berakhir.

Untuk dokumen perusahaan yang tidak memiliki masa retensi khusus, jangka penyimpanan perlu ditentukan berdasarkan nilai guna dokumen dan jadwal retensi yang ditetapkan perusahaan, dengan tetap memperhatikan peraturan lain yang relevan.

Contoh dokumen yang perlu dikelola meliputi:

• Kontrak kerja sama dengan mitra bisnis.
• Perjanjian dengan pelanggan atau pemasok.
• Dokumen legal perusahaan.
• Dokumen pendukung transaksi dan kesepakatan bisnis.

Jika dokumen masih dibutuhkan untuk pembuktian, penyelesaian sengketa, atau pemenuhan kewajiban hukum, pemusnahan perlu ditunda sampai dokumen tersebut tidak lagi diperlukan.

4. Dokumen Kepegawaian

Dokumen kepegawaian mendukung administrasi hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Contohnya adalah kontrak kerja, slip gaji, catatan kehadiran, dan dokumen administrasi personalia.

Masa penyimpanan dokumen tersebut perlu ditentukan berdasarkan jadwal retensi internal serta ketentuan ketenagakerjaan, perpajakan, dan peraturan lain yang relevan. Perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut:

• Menyimpan dokumen selama masih dibutuhkan untuk administrasi hubungan kerja.
• Mempertahankan dokumen setelah hubungan kerja berakhir apabila masih diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum atau menyelesaikan persoalan terkait pekerjaan.
• Menentukan masa retensi berdasarkan jenis dokumen.
• Membatasi akses terhadap dokumen yang memuat data pribadi karyawan.

Bagaimana Cara Menentukan Masa Retensi Arsip Digital?

Perusahaan perlu memiliki jadwal retensi arsip sebagai pedoman untuk menentukan dokumen yang masih harus disimpan, perlu ditinjau kembali, atau dapat dimusnahkan sesuai prosedur.

Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan:

• Mengidentifikasi jenis dokumen. Kelompokkan arsip berdasarkan fungsi, seperti keuangan, perpajakan, legal, dan kepegawaian.
• Memeriksa ketentuan yang berlaku. Tentukan masa penyimpanan berdasarkan peraturan yang relevan untuk setiap kategori.
• Menyusun jadwal retensi. Catat jangka waktu penyimpanan, tanggal mulai perhitungan, dan penanggung jawab dokumen.
• Melakukan evaluasi berkala. Tinjau arsip yang mendekati akhir masa retensi untuk memastikan apakah dokumen masih diperlukan.
• Mendokumentasikan pemusnahan. Jika dokumen telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan, lakukan sesuai prosedur dan kewenangan yang berlaku.

Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Dokumen Digital agar Tetap Aman?

Menentukan masa retensi saja belum cukup. Perusahaan juga perlu memastikan dokumen terlindungi dari akses tidak sah, kehilangan data, dan perubahan yang tidak terotorisasi.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan meliputi:

• Mengatur hak akses. Batasi akses berdasarkan tugas dan tanggung jawab pengguna.
• Melakukan pencadangan data. Simpan salinan cadangan secara terpisah dan uji pemulihannya secara berkala.
• Menggunakan penamaan file yang konsisten. Sertakan informasi seperti jenis dokumen, tanggal, dan nomor referensi agar file mudah ditemukan.
• Memantau perubahan dokumen. Gunakan pengendalian versi dan pencatatan aktivitas untuk membantu menelusuri perubahan.
• Menjaga keterbacaan dokumen. Periksa format file secara berkala dan lakukan migrasi format jika diperlukan.

Selain penyimpanan yang aman, perusahaan perlu memperhatikan proses penandatanganan dokumen elektronik, terutama untuk kontrak, perjanjian, dan dokumen yang memerlukan persetujuan.

Untuk mendukung proses administrasi dokumen yang lebih efisien, Vinotek menyediakan Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi. ViTEK mendukung penandatanganan dokumen perusahaan maupun personal secara elektronik sesuai ketentuan hukum yang berlaku, termasuk UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) dan PP Nomor 71 Tahun 2019, sepanjang persyaratan yang relevan terpenuhi.

ViTEK dilengkapi sejumlah fitur untuk mendukung proses penandatanganan dokumen, antara lain:

• Audit trail dan jejak digital: mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk informasi waktu dan aktivitas yang tersedia, untuk membantu penelusuran.
• Multi-step dan hierarki persetujuan: mengatur alur persetujuan dokumen berdasarkan struktur organisasi.
• Bulk signing: memungkinkan penandatanganan banyak dokumen sekaligus tanpa membuka file satu per satu.
• Multi-user dan pengaturan peran: membantu mengelola pengguna dan hak akses sesuai kebutuhan.
• Integrasi API: menghubungkan proses penandatanganan digital dengan sistem internal perusahaan melalui integrasi yang sesuai.

Fitur tersebut dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi administrasi dan menelusuri aktivitas penandatanganan dokumen. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

FAQ Seputar Masa Arsip Dokumen

1. Berapa lama arsip dokumen harus disimpan?

Masa penyimpanan bergantung pada jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku. Dokumen tertentu, seperti bukti pembukuan dan dokumen perpajakan yang tercakup dalam peraturan terkait, wajib disimpan selama 10 tahun.

2. Apakah arsip dokumen digital harus disimpan selama 10 tahun?

Tidak semua dokumen digital wajib disimpan selama 10 tahun. Masa retensi ditentukan berdasarkan jenis dokumen, ketentuan hukum, dan kebutuhan perusahaan.

3. Berapa lama dokumen pajak harus disimpan?

Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan sebagaimana diatur dalam UU KUP wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia.

4. Apakah arsip digital boleh dihapus setelah masa retensi berakhir?

Bisa, jika dokumen sudah tidak diperlukan dan pemusnahannya sesuai prosedur serta ketentuan yang berlaku. Perusahaan perlu memastikan tidak ada kewajiban hukum atau kebutuhan audit yang mengharuskan dokumen tetap disimpan.

5. Bagaimana cara mengelola arsip dokumen digital dengan aman?

Gunakan sistem penyimpanan terstruktur, batasi hak akses, lakukan pencadangan berkala, dan pantau perubahan dokumen. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan, perusahaan juga dapat menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi seperti ViTEK dari Vinotek.