Tanda tangan pada dokumen bukan sekadar goresan nama, tetapi bisa menjadi bentuk persetujuan dan autentikasi seseorang terhadap isi dokumen. Karena itu, penggunaan tanda tangan tanpa izin, terutama pada dokumen yang menimbulkan hak, perikatan, pembebasan utang, atau menjadi bukti suatu hal, dapat menimbulkan persoalan hukum.

Pemalsuan tanda tangan dapat terjadi pada berbagai dokumen, seperti surat kuasa, perjanjian, dokumen perbankan, kuitansi, hingga dokumen administrasi perusahaan. Lantas, bagaimana cara melaporkan pemalsuan tanda tangan pada dokumen?

Pemalsuan Tanda Tangan Dapat Dilaporkan sebagai Tindak Pidana

Pemalsuan tanda tangan dapat berkaitan dengan tindak pidana pemalsuan surat yang diatur dalam Pasal 391 UU Nomor 1 Tahun 2023 tentang KUHP.

Ketentuan ini mengatur perbuatan membuat secara tidak benar atau memalsu surat yang bisa menimbulkan hak, perikatan, pembebasan utang, atau menjadi bukti suatu hal, dengan maksud agar surat digunakan seolah-olah benar dan tidak palsu apabila penggunaannya dapat menimbulkan kerugian.

Dokumen yang dapat berkaitan dengan ketentuan tersebut, antara lain:

• Dokumen yang dapat menimbulkan suatu hak.
• Surat yang menjadi dasar atau bukti perjanjian.
• Dokumen yang berkaitan dengan pembebasan utang, seperti kuitansi.
• Surat yang digunakan sebagai bukti mengenai suatu hal atau peristiwa.

Namun, tidak setiap penggunaan tanda tangan orang lain otomatis memenuhi unsur tindak pidana. Konteks dokumen, tujuan penggunaan, serta kerugian yang ditimbulkan tetap perlu diperiksa melalui proses hukum.

Baca Juga: Bisa Dipidana, Kenali Jenis dan Modus Pemalsuan Tanda Tangan Elektronik

Apa Pasal untuk Pemalsuan Tanda Tangan?

Pasal yang dapat dikenakan adalah Pasal 391 UU Nomor 1 Tahun 2023 tentang KUHP mengenai pemalsuan surat. Ancaman hukumannya berupa pidana penjara paling lama 6 tahun atau pidana denda paling banyak kategori VI, yaitu maksimal Rp2 miliar.

Beberapa unsur penting dalam ketentuan tersebut meliputi:

• Adanya perbuatan membuat tidak benar atau memalsu surat.
• Surat dimaksudkan untuk digunakan seolah-olah benar.
• Penggunaan surat tersebut dapat menimbulkan kerugian.

Adanya laporan juga tidak otomatis membuat seseorang dinyatakan bersalah. Penentuan kesalahan tetap dilakukan melalui proses pemeriksaan dan pembuktian sesuai hukum yang berlaku.

Cara Melaporkan Pemalsuan Tanda Tangan pada Dokumen

Jika menemukan dokumen yang diduga menggunakan tanda tangan palsu, langkah pertama adalah mengamankan dokumen dan bukti pendukung. Setelah itu, dugaan pemalsuan dapat dilaporkan kepada kepolisian.

Bukti yang sebaiknya dipersiapkan, antara lain:

• Dokumen asli atau salinan dokumen yang diduga menggunakan tanda tangan palsu.
• Contoh tanda tangan asli sebagai bahan pembanding, apabila tersedia.
• Bukti komunikasi yang berkaitan dengan dokumen.
• Bukti transaksi atau aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dokumen.
• Kronologi kejadian, termasuk waktu dan pihak yang terlibat.
• Keterangan saksi yang mengetahui proses pembuatan atau penggunaan dokumen.
• Bukti kerugian yang timbul akibat penggunaan dokumen tersebut.

Dokumen asli sebaiknya tidak diubah, dirusak, atau dihapus. Untuk dokumen digital, simpan file asli beserta email, percakapan, atau informasi lain yang berkaitan agar bukti tetap utuh.

Untuk menjaga bukti tetap lengkap, beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

• Simpan dokumen asli dalam kondisi sebagaimana diterima.
• Buat salinan atau cadangan file digital tanpa mengubah file asli.
• Simpan email, percakapan, dan dokumen pendukung yang berkaitan.
• Catat kronologi kejadian sejak dugaan pemalsuan diketahui.
• Simpan informasi mengenai siapa yang mengirim atau menggunakan dokumen.
• Dokumentasikan dampak atau kerugian yang timbul.

Kelengkapan informasi tersebut dapat membantu memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai hubungan antara dokumen, tanda tangan, pihak yang terlibat, dan dugaan kerugian.

Bagaimana Mencegah Pemalsuan Tanda Tangan pada Dokumen?

Selain mengetahui cara melaporkan pemalsuan tanda tangan, pencegahan juga penting dilakukan sejak proses penandatanganan. Untuk dokumen penting, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem yang tidak hanya mencatat tanda tangan, tetapi juga membantu memverifikasi identitas penanda tangan dan menjaga integritas dokumen.

Tanda tangan digital tersertifikasi dapat menjadi salah satu pilihan karena memiliki mekanisme autentikasi dan verifikasi untuk mendukung keutuhan serta keautentikan informasi elektronik.

Untuk memperkuat keamanan dokumen, Vinotek menyediakan ViTEK, tanda tangan digital tersertifikasi. Vinotek merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang dilengkapi berbagai mekanisme keamanan untuk membantu perusahaan menjaga integritas dan keterlacakan dokumen, antara lain:

• Integritas dokumen melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Integrasi melalui API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat di-deploy di cloud maupun on-premise.
• Keamanan berstandar internasional untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan mekanisme tersebut, perusahaan dapat menambahkan lapisan perlindungan dalam proses penandatanganan sekaligus mempermudah penelusuran dokumen apabila terjadi sengketa.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Kasus Pemalsuan Tanda Tangan Terbaru di Indonesia yang Berujung ke Pengadilan

FAQ Cara Melaporkan Pemalsuan Tanda Tangan pada Dokumen

1. Apakah pemalsuan tanda tangan bisa dilaporkan ke polisi?

Ya. Dugaan pemalsuan tanda tangan pada dokumen dapat dilaporkan kepada kepolisian dengan membawa dokumen dan bukti pendukung yang relevan.

2. Apa pasal untuk pemalsuan tanda tangan?

Salah satu ketentuan yang relevan adalah Pasal 391 UU Nomor 1 Tahun 2023 tentang KUHP mengenai pemalsuan surat.

3. Berapa hukuman untuk pemalsuan tanda tangan?

Pelaku dapat diancam pidana penjara paling lama 6 tahun atau denda paling banyak Rp2 miliar, sesuai ketentuan Pasal 391 KUHP.

4. Apa bukti yang diperlukan?

Bukti dapat berupa dokumen yang diduga dipalsukan, contoh tanda tangan asli, komunikasi, transaksi, saksi, kronologi, dan bukti kerugian.

5. Apakah tanda tangan digital dapat membantu mencegah pemalsuan?

Tanda tangan digital tersertifikasi dapat membantu memverifikasi identitas penanda tangan, menjaga integritas dokumen, serta menyediakan jejak aktivitas penandatanganan sehingga lebih mudah ditelusuri.