Tanda tangan digital semakin banyak digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari kontrak, surat perjanjian, dokumen kerja, hingga administrasi perusahaan. Proses ini membuat penandatanganan dokumen menjadi lebih praktis tanpa perlu mencetak dan mengirim dokumen secara fisik.

Namun, tanda tangan digital tidak selalu memiliki bentuk yang sama. Ada yang terlihat seperti tanda tangan tulisan tangan, dilengkapi QR code, atau menampilkan informasi identitas penanda tangan. Perbedaan tampilan tersebut tidak selalu menunjukkan bahwa cara kerja dan tingkat keamanannya sama.

Karena itu, penting memahami bentuk tanda tangan digital sekaligus mekanisme yang digunakan di baliknya.

Mengenal Bentuk Tanda Tangan Digital

Bentuk tanda tangan digital dapat dilihat dari tampilan yang muncul pada dokumen elektronik. Ada tanda tangan yang hanya menampilkan bentuk visual, sedangkan yang lain dilengkapi informasi atau fitur yang mendukung proses verifikasi.

Beberapa bentuk tanda tangan digital yang umum, antara lain:

• Tanda tangan berupa gambar, seperti hasil scan atau foto tanda tangan.
• Tanda tangan dengan sertifikat digital, yang menghubungkan tanda tangan dengan identitas tertentu.
• Tanda tangan dengan QR code atau kode verifikasi, untuk membantu proses pengecekan dokumen.
• Tanda tangan dengan informasi identitas, seperti nama dan waktu penandatanganan.

Agar lebih mudah dipahami, berikut masing-masing penjelasannya:

1. Tanda Tangan Digital Berupa Gambar

Tanda tangan berupa gambar biasanya berasal dari tanda tangan di atas kertas yang kemudian dipindai atau difoto. File tersebut ditempatkan pada dokumen elektronik sehingga tampilannya menyerupai tanda tangan manual.

Meski praktis, gambar tanda tangan tidak otomatis menunjukkan identitas penanda tangan atau menjamin dokumen tidak berubah setelah tanda tangan ditempatkan. Hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• File gambar dapat disalin dan digunakan kembali.
• Identitas penanda tangan tidak selalu dapat diverifikasi hanya dari gambar.
• Tampilan tanda tangan tidak otomatis menunjukkan adanya autentikasi.
• Keamanan bergantung pada sistem yang digunakan, bukan sekadar bentuk visualnya.

2. Tanda Tangan Digital dengan Sertifikat Digital

Pada tanda tangan berbasis sertifikat digital, tampilan tanda tangan mungkin tetap menyerupai tanda tangan biasa. Namun, terdapat mekanisme digital yang bekerja di baliknya untuk membantu menghubungkan tanda tangan dengan identitas penanda tangan.

Sistem ini juga dapat menyediakan informasi untuk mendukung proses verifikasi dan membantu mendeteksi perubahan pada dokumen setelah penandatanganan.

Beberapa karakteristiknya, yaitu:

• Menghubungkan tanda tangan dengan identitas tertentu.
• Mendukung proses verifikasi.
• Membantu mendeteksi perubahan pada dokumen.
• Sesuai untuk kebutuhan yang memerlukan autentikasi lebih terstruktur.

3. Tanda Tangan Digital dengan QR Code

QR code dapat digunakan sebagai bagian dari sistem tanda tangan digital untuk mempermudah pengguna melakukan verifikasi atau mengakses informasi terkait dokumen.

Namun, keberadaan QR code saja tidak otomatis menunjukkan tingkat keamanan sebuah tanda tangan. Manfaatnya tetap bergantung pada sistem yang terhubung dengan kode tersebut.

QR code dapat digunakan untuk:

• Memudahkan proses verifikasi.
• Mengakses informasi terkait dokumen.
• Membantu memastikan dokumen berasal dari sistem tertentu.
• Mempermudah pengecekan secara digital.

Baca Juga: Jenis-Jenis Tanda Tangan, Mana yang Tepat untuk Dokumen?

Apa Perbedaan Berbagai Bentuk Tanda Tangan Digital?

Setiap bentuk tanda tangan digital dapat memiliki fungsi dan mekanisme yang berbeda. Karena itu, pengguna sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan tampilan tanda tangan.

Perbedaannya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:

• Tampilan: dapat berupa gambar, coretan digital, informasi identitas, atau QR code.
• Identifikasi: kemampuan menghubungkan tanda tangan dengan identitas penanda tangan dapat berbeda.
• Verifikasi: beberapa sistem menyediakan mekanisme untuk memeriksa keaslian tanda tangan dan dokumen.
• Keamanan: bergantung pada teknologi dan sistem yang digunakan.
• Kebutuhan penggunaan: dokumen bisnis dengan kebutuhan autentikasi tinggi dapat memerlukan solusi yang lebih terstruktur.

Agar lebih mudah dipahami, berikut tabel perbandingan berbagai tanda tangan digital:

Bentuk Tanda Tangan Digital	Ciri Utama	Cara Kerja	Tingkat Verifikasi
Tanda tangan berupa gambar	Menampilkan gambar atau hasil scan tanda tangan	File gambar ditempatkan pada dokumen elektronik	Terbatas, karena gambar saja tidak membuktikan identitas penanda tangan
Tanda tangan dengan sertifikat digital	Tanda tangan dilengkapi mekanisme digital yang terhubung dengan identitas	Menggunakan sertifikat digital untuk membantu autentikasi dan verifikasi	Lebih terstruktur, karena didukung mekanisme autentikasi dan verifikasi
Tanda tangan dengan QR code	Dilengkapi kode QR pada dokumen	QR code mengarahkan pengguna ke sistem atau informasi verifikasi	Bergantung pada sistem yang terhubung dengan QR code
Tanda tangan dengan informasi identitas	Menampilkan nama, waktu penandatanganan, atau informasi lainnya	Informasi penanda tangan ditampilkan bersama tanda tangan pada dokumen	Bervariasi, tergantung mekanisme autentikasi yang digunakan

Bagaimana Memilih Tanda Tangan Digital yang Tepat?

Pemilihan tanda tangan digital sebaiknya disesuaikan dengan jenis dokumen dan kebutuhan proses bisnis. Jangan hanya memilih berdasarkan bentuk yang paling mirip dengan tanda tangan basah.

Pertimbangkan beberapa hal berikut:

• Jenis dokumen yang akan ditandatangani.
• Pihak yang terlibat dalam proses penandatanganan.
• Kebutuhan verifikasi dan keamanan dokumen.
• Alur persetujuan yang berlaku di perusahaan.
• Kemampuan integrasi dengan sistem internal.

Untuk perusahaan, menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dapat mendukung proses penandatanganan yang lebih aman, praktis, dan mudah ditelusuri. Salah satu platform yang patut dipertimbangkan adalah Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025,Vinotek dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung kebutuhan perusahaan, seperti:

• Integritas dokumen melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Integrasi API dengan sistem seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Infrastruktur fleksibel melalui cloud maupun on-premise.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan dukungan tersebut, tanda tangan digital dapat menjadi bagian dari workflow perusahaan yang lebih efisien, aman, dan mudah dilacak. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Salah Pilih Jenis Tanda Tangan Bisa Bikin Dokumen Bermasalah

FAQ Seputar Bentuk Tanda Tangan Digital

1. Apa saja bentuk tanda tangan digital?

Bentuk tanda tangan digital dapat berupa gambar tanda tangan, tanda tangan dengan sertifikat digital, QR code, serta informasi identitas penanda tangan.

2. Apakah tanda tangan digital harus berbentuk gambar?

Tidak. Tanda tangan digital tidak harus berupa gambar tanda tangan. Bentuk dan tampilannya bergantung pada sistem serta teknologi yang digunakan.

3. Apa perbedaan tanda tangan digital dan tanda tangan berupa gambar?

Tanda tangan berupa gambar hanya menampilkan representasi visual tanda tangan, sedangkan tanda tangan digital dapat dilengkapi mekanisme autentikasi dan verifikasi untuk menghubungkan tanda tangan dengan identitas penanda tangan.

4. Apakah QR code termasuk bentuk tanda tangan digital?

QR code dapat menjadi bagian dari tanda tangan digital untuk membantu proses verifikasi atau mengakses informasi terkait dokumen. Namun, QR code saja tidak otomatis berarti dokumen memiliki tanda tangan digital tersertifikasi.

5. Bagaimana memilih bentuk tanda tangan digital yang tepat?

Pilih bentuk tanda tangan digital berdasarkan jenis dokumen, kebutuhan keamanan dan verifikasi, alur persetujuan, serta sistem yang digunakan perusahaan.