Polis asuransi merupakan dokumen penting yang menjadi dasar hubungan antara perusahaan asuransi dan pemegang polis. Di dalamnya terdapat informasi mengenai manfaat perlindungan, hak dan kewajiban, serta ketentuan yang berlaku. Karena itu, proses penandatanganan menjadi salah satu tahap penting dalam administrasi asuransi.

Namun, sebagian proses tanda tangan polis masih dilakukan secara manual. Dokumen perlu dicetak, dikirim kepada pihak yang berkepentingan, ditandatangani, kemudian dikembalikan untuk diproses lebih lanjut. Jika pihak yang perlu menandatangani berada di lokasi berbeda, proses ini dapat membutuhkan waktu lebih lama.

Di tengah kebutuhan layanan yang semakin cepat dan serba digital, perusahaan asuransi dapat mempertimbangkan penggunaan tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan proses tersebut.

Mengapa Tanda Tangan Polis Asuransi Masih Dilakukan secara Manual?

Tanda tangan manual pada dokumen asuransi tidak selalu menjadi masalah, terutama ketika seluruh pihak dapat bertemu secara langsung. Namun, tantangan dapat muncul ketika jumlah dokumen semakin banyak atau penandatangan berada di lokasi berbeda.

Dalam proses manual, dokumen harus melalui beberapa tahapan sebelum dinyatakan selesai. Proses tersebut dapat meliputi:

• Mencetak dokumen polis.
• Menyerahkan atau mengirim dokumen kepada penandatangan.
• Membubuhkan tanda tangan pada dokumen fisik.
• Mengirim kembali dokumen yang sudah ditandatangani.
• Memeriksa dan menyimpan dokumen sebagai arsip.

Semakin banyak tahapan yang dilakukan secara manual, semakin besar pula kebutuhan perusahaan untuk melakukan koordinasi dan memastikan setiap dokumen berada pada tahap yang tepat.

Baca Juga: Polis Asuransi Digital Tanpa Timestamp, Rentan Digugat?

Risiko Tanda Tangan Polis Asuransi secara Manual

Proses manual dapat menimbulkan sejumlah tantangan, terutama ketika perusahaan harus menangani dokumen dalam jumlah besar. Risikonya tidak hanya berkaitan dengan dokumen, tetapi juga efisiensi proses dan pengalaman nasabah. Berikut penjelasan selengkapnya:

1. Proses Administrasi Membutuhkan Waktu Lebih Lama

Dokumen harus dicetak, dikirim, ditandatangani, lalu dikembalikan. Jika penandatangan berada di kota atau lokasi berbeda, waktu penyelesaian dapat semakin panjang.

Beberapa aktivitas yang dapat memperpanjang proses meliputi:

• Mencetak dokumen polis.
• Mengatur pengiriman dokumen.
• Menunggu dokumen sampai kepada penandatangan.
• Menunggu dokumen yang telah ditandatangani dikembalikan.
• Melakukan pengecekan dokumen.

2. Dokumen Lebih Sulit Dilacak

Ketika dokumen berpindah secara fisik dari satu pihak ke pihak lain, perusahaan perlu memastikan keberadaan dan status setiap dokumen.

Tanpa sistem pengelolaan yang baik, tim administrasi dapat membutuhkan waktu tambahan untuk mengetahui apakah dokumen masih dalam proses pengiriman, sudah diterima, atau sudah ditandatangani.

Kondisi yang dapat menjadi kendala, antara lain:

• Status dokumen sulit dipantau.
• Penandatanganan perlu dikonfirmasi secara manual.
• Dokumen yang tertunda membutuhkan tindak lanjut.
• Riwayat proses dokumen tidak terdokumentasi secara terpusat.

3. Risiko Dokumen Rusak atau Hilang

Dokumen fisik membutuhkan penanganan dan penyimpanan yang tepat. Dalam proses pengiriman maupun penyimpanan, terdapat kemungkinan dokumen rusak, tercecer, atau sulit ditemukan ketika dibutuhkan.

Beberapa kondisi yang perlu diantisipasi, antara lain:

• Dokumen rusak selama pengiriman.
• Dokumen terselip atau salah penyimpanan.
• Arsip sulit ditemukan.
• Perusahaan perlu membuat salinan tambahan.

4. Pengalaman Nasabah Kurang Praktis

Nasabah mungkin perlu mencetak dokumen, membubuhkan tanda tangan, kemudian mengirimkannya kembali kepada perusahaan. Bagi nasabah yang sudah terbiasa melakukan transaksi secara digital, proses tersebut dapat terasa kurang praktis.

Karena itu, digitalisasi tanda tangan dapat menjadi salah satu cara untuk menyederhanakan pengalaman nasabah dalam proses administrasi asuransi.

5. Biaya Operasional Dapat Bertambah

Pengelolaan dokumen fisik juga membutuhkan sumber daya, mulai dari pencetakan, pengiriman, hingga penyimpanan. Jika volume polis yang diproses tinggi, biaya tersebut dapat terakumulasi.

Komponen yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Kertas dan tinta.
• Biaya pengiriman.
• Ruang penyimpanan arsip.
• Waktu tenaga kerja untuk mengelola dokumen.
• Biaya penggandaan atau digitalisasi arsip.

Tanda Tangan Elektronik sebagai Solusi untuk Digitalisasi Polis

Salah satu solusi untuk mengurangi ketergantungan terhadap proses fisik adalah penggunaan tanda tangan elektronik (TTE). Dengan TTE, proses penandatanganan dapat dilakukan secara digital tanpa harus mencetak dan mengirim dokumen secara fisik.

Bagi perusahaan asuransi, digitalisasi dapat membantu menyederhanakan proses penandatanganan polis, terutama ketika dokumen perlu ditandatangani oleh nasabah, agen, maupun pihak internal yang berada di lokasi berbeda.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:

• Mengurangi kebutuhan mencetak dan mengirim dokumen.
• Mempercepat proses penandatanganan dari berbagai lokasi.
• Memudahkan pemantauan status dokumen.
• Mengurangi risiko dokumen fisik rusak atau terselip.
• Mendukung pencatatan aktivitas melalui audit trail.
• Memungkinkan alur persetujuan beberapa pihak dilakukan secara digital.

Bagi perusahaan yang ingin beralih dari proses tanda tangan polis secara manual, Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek menjadi solusi untuk mendukung proses penandatanganan dokumen secara digital.

ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK juga dilengkapi berbagai fitur yang dapat mendukung kebutuhan perusahaan dalam mengelola proses penandatanganan dokumen, seperti:

• Bulk Signing, untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval, untuk mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital, untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Multi-User & Role Management, untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API Fleksibel, untuk menghubungkan sistem internal seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Instalasi On-Premise, bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar terhadap sistem dan data.
• Post Quantum Cryptography (PQC), teknologi kriptografi generasi berikutnya yang dirancang untuk menghadapi ancaman dari perkembangan komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, perusahaan tidak hanya dapat mengganti tanda tangan manual dengan tanda tangan digital, tetapi juga membangun proses pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Mampukah TTE Wujudkan Klaim Asuransi Instan?

FAQ Seputar Tanda Tangan Asuransi Manual

1. Apa itu tanda tangan asuransi manual?

Tanda tangan asuransi manual adalah proses menandatangani dokumen asuransi secara fisik menggunakan tanda tangan basah pada dokumen yang telah dicetak.

2. Apa risiko tanda tangan polis asuransi secara manual?

Risikonya antara lain proses lebih lama, dokumen sulit dilacak, risiko dokumen rusak atau hilang, serta biaya pencetakan dan pengiriman yang lebih besar.

3. Apakah tanda tangan polis asuransi bisa dilakukan secara digital?

Ya. Proses penandatanganan polis dapat dilakukan secara digital menggunakan tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

4. Apa manfaat tanda tangan digital untuk dokumen asuransi?

Tanda tangan digital dapat membantu mempercepat proses, mengurangi penggunaan dokumen fisik, memudahkan pelacakan dokumen, dan mendukung pengelolaan dokumen secara digital.

5. Apa solusi untuk menggantikan tanda tangan asuransi manual?

Perusahaan dapat menggunakan solusi tanda tangan digital seperti ViTEK (Virtual Teken) untuk membantu proses penandatanganan dokumen secara digital dengan sertifikasi PSrE Komdigi.