Dalam proses administrasi bisnis, invoice bukan hanya dokumen tagihan biasa. Berkas ini juga menjadi bagian penting dalam pencatatan transaksi, persetujuan pembayaran, hingga kebutuhan audit perusahaan. Karena itu, penggunaan tanda tangan pada invoice sering kali dianggap sebagai langkah penting untuk memastikan dokumen sudah disetujui pihak terkait.

Seiring berkembangnya sistem kerja digital, banyak perusahaan mulai beralih dari tanda tangan manual ke tanda tangan digital. Perubahan ini bukan sekadar mengikuti tren, tetapi juga berkaitan dengan efisiensi kerja dan keamanan dokumen.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan tanda tangan invoice manual dan digital untuk kebutuhan bisnis?

Tanda Tangan Invoice Manual Masih Banyak Digunakan

Tanda tangan manual biasanya dilakukan dengan mencetak invoice terlebih dahulu, lalu ditandatangani secara langsung menggunakan pena. Setelah itu, dokumen dipindai kembali untuk dikirim melalui email atau aplikasi pesan.

Metode ini masih cukup umum digunakan, terutama pada bisnis yang proses administrasinya belum sepenuhnya digital. Namun, penggunaan tanda tangan manual sering menimbulkan beberapa kendala, seperti:

• proses approval lebih lama karena harus menunggu tanda tangan fisik,
• dokumen lebih mudah tercecer atau hilang,
• revisi invoice sering membuat versi dokumen menjadi tidak sinkron,
• proses pengarsipan membutuhkan ruang penyimpanan tambahan,
• serta pelacakan dokumen menjadi lebih sulit saat dibutuhkan untuk audit.

Selain itu, jika pihak yang berwenang sedang tidak berada di kantor, proses persetujuan invoice juga bisa ikut tertunda.

Tanda Tangan Digital Membantu Proses Lebih Praktis

Berbeda dengan metode manual, tanda tangan digital memungkinkan invoice ditandatangani secara elektronik tanpa perlu mencetak dokumen terlebih dahulu.

Cara ini membantu perusahaan mempercepat proses administrasi karena dokumen dapat dikirim dan ditandatangani secara online dari berbagai lokasi. Penggunaan tanda tangan digital juga semakin relevan untuk perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau memiliki banyak cabang.

Beberapa manfaat penggunaan tanda tangan digital pada invoice, antara lain:

• proses approval menjadi lebih cepat,
• dokumen dapat diakses dari mana saja,
• pengiriman invoice lebih praktis karena tidak perlu cetak dokumen,
• penyimpanan file menjadi lebih rapi dan terpusat,
• serta mempermudah pelacakan riwayat dokumen.

Tidak hanya itu, beberapa sistem tanda tangan digital juga sudah dilengkapi fitur keamanan tambahan untuk membantu menjaga keaslian dokumen.

Baca Juga: Apa Perbedaan PSrE dan BSrE? Ini Penjelasannya

Perbedaan Tanda Tangan Invoice Manual dan Digital

Secara umum, perbedaan tanda tangan manual dan digital terletak pada proses kerja, efisiensi, serta pengelolaan dokumen. Tanda tangan manual masih bergantung pada dokumen fisik, sedangkan tanda tangan digital memungkinkan seluruh proses dilakukan secara online.

Berikut beberapa perbedaan utamanya:

• tanda tangan manual membutuhkan proses cetak dan scan, sedangkan digital dapat dilakukan langsung pada file elektronik,
• dokumen digital lebih mudah disimpan dan dicari kembali,
• tanda tangan digital biasanya memiliki riwayat aktivitas dokumen,
• proses approval digital cenderung lebih cepat dibanding manual,
• serta risiko kehilangan dokumen fisik dapat diminimalkan dengan sistem digital.

Agar lebih mudah dipahami, berikut tabel perbandingan tanda tangan manual dan digital:

Aspek	Tanda Tangan Invoice Manual	Tanda Tangan Invoice Digital
Proses Penandatanganan	Harus mencetak dokumen dan menandatangani secara langsung	Bisa dilakukan secara online tanpa mencetak dokumen
Kecepatan Approval	Cenderung lebih lama karena bergantung pada dokumen fisik	Lebih cepat karena dapat dilakukan dari mana saja
Pengiriman Dokumen	Biasanya perlu scan ulang atau kirim dokumen fisik	Dapat langsung dikirim melalui sistem digital
Penyimpanan Arsip	Membutuhkan ruang penyimpanan fisik	Arsip tersimpan secara digital dan lebih rapi
Pelacakan Dokumen	Lebih sulit melacak riwayat dokumen	Riwayat dokumen lebih mudah dipantau
Risiko Dokumen Hilang	Lebih tinggi karena berbentuk fisik	Lebih minim karena tersimpan dalam sistem
Revisi Dokumen	Berisiko terjadi banyak versi file berbeda	Versi dokumen lebih mudah dikontrol
Fleksibilitas Lokasi	Harus dilakukan di lokasi tertentu	Bisa dilakukan dari berbagai lokasi
Efisiensi Operasional	Membutuhkan waktu dan proses tambahan	Membantu mempercepat alur administrasi
Keamanan Dokumen	Lebih rentan rusak atau dipalsukan	Biasanya dilengkapi fitur validasi dan keamanan tambahan
Kebutuhan Kertas	Membutuhkan penggunaan kertas dan tinta	Lebih hemat karena paperless
Kesesuaian untuk Bisnis	Cocok untuk bisnis dengan proses sederhana	Cocok untuk bisnis dengan kebutuhan administrasi cepat dan skala lebih besar

Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis?

Pemilihan tanda tangan manual atau digital sebenarnya bergantung pada kebutuhan masing-masing bisnis. Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan administrasi yang sama.

Tanda tangan manual mungkin masih cukup digunakan jika:

• volume transaksi belum terlalu banyak,
• proses approval masih sederhana,
• atau operasional bisnis masih dilakukan secara langsung di satu lokasi.

Sementara itu, tanda tangan digital lebih cocok digunakan apabila perusahaan:

• memiliki banyak dokumen yang perlu diproses setiap hari,
• membutuhkan approval lebih cepat,
• memiliki tim yang bekerja dari lokasi berbeda,
• ingin proses administrasi lebih efisien,
• serta membutuhkan sistem pengarsipan yang lebih rapi dan mudah dilacak.

Gunakan Tanda Tangan Digital agar Proses Invoice Lebih Praktis

Jika perusahaan Anda ingin beralih ke tanda tangan digital agar proses administrasi lebih efisien, Vinotek siap membantu! Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Viotek dilengkapi berbagai fitur berikut:

• integritas dokumen yang terjaga melalui mekanisme kriptografi dan hashing,
• time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan,
• alur persetujuan berlapis sesuai kebutuhan perusahaan,
• integrasi sistem melalui API,
• hingga perlindungan keamanan berstandar internasional.

Dengan dukungan sistem yang lebih modern, penggunaan tanda tangan digital dapat membantu perusahaan mempercepat proses administrasi sekaligus menjaga keamanan dokumen bisnis.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id.

Baca Juga: PSrE vs BSrE, Mana yang Digunakan Perusahaan Swasta?

FAQ Seputar Tanda Tangan Invoice Manual vs Digital

1. Apakah invoice harus menggunakan tanda tangan?

Tidak selalu, tetapi tanda tangan pada invoice biasanya digunakan sebagai bukti persetujuan atau validasi transaksi agar proses pembayaran dan administrasi lebih jelas.

2. Apa perbedaan utama tanda tangan invoice manual dan digital?

Tanda tangan manual dilakukan secara fisik pada dokumen cetak, sedangkan tanda tangan digital dilakukan secara elektronik tanpa perlu mencetak dokumen.

3. Apakah tanda tangan digital pada invoice aman digunakan?

Ya, tanda tangan digital umumnya dilengkapi sistem keamanan seperti enkripsi, autentikasi identitas, dan audit trail untuk membantu menjaga keaslian dokumen.

4. Kapan bisnis sebaiknya mulai menggunakan tanda tangan digital?

Tanda tangan digital cocok digunakan ketika bisnis mulai memiliki banyak dokumen, membutuhkan proses approval lebih cepat, atau memiliki tim yang bekerja dari lokasi berbeda.

5. Apakah tanda tangan digital bisa membantu mempercepat proses pembayaran invoice?

Bisa. Karena proses penandatanganan dan pengiriman dokumen dapat dilakukan secara online, approval invoice biasanya menjadi lebih cepat dibanding metode manual.