Proses tanda tangan digital seharusnya membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan praktis. Namun, dalam kondisi tertentu, proses penandatanganan tidak bisa digunakan sehingga dokumen tidak dapat diproses atau divalidasi.

Masalah ini cukup sering terjadi, baik pada individu maupun perusahaan yang menggunakan dokumen elektronik untuk kebutuhan bisnis sehari-hari. Penyebabnya pun beragam, mulai dari sertifikat elektronik yang sudah tidak aktif hingga dokumen yang mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Jika Anda mengalami tanda tangan digital gagal terus, jangan terburu-buru mengulang proses penandatanganan. Sebaiknya periksa beberapa hal berikut terlebih dahulu.

1. Pastikan Sertifikat Elektronik Masih Aktif

Sertifikat elektronik merupakan komponen utama dalam proses tanda tangan digital. Apabila sertifikat sudah kedaluwarsa atau dicabut, proses penandatanganan tidak dapat dilakukan.

Hal yang perlu diperiksa:

• Masa berlaku sertifikat elektronik.
• Status sertifikat masih aktif atau sudah dicabut.
• Sertifikat diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang sah.
• Akun pengguna masih memiliki hak untuk menggunakan sertifikat tersebut.

2. Periksa Apakah Dokumen Sudah Pernah Diubah

Salah satu keunggulan tanda tangan digital adalah mampu menjaga integritas dokumen. Artinya, setiap perubahan yang dilakukan setelah dokumen ditandatangani akan terdeteksi oleh sistem.

Pastikan bahwa:

• Isi dokumen belum mengalami perubahan.
• Tidak ada halaman yang ditambah maupun dihapus.
• Format file tetap sama sejak proses penandatanganan dimulai.
• Dokumen yang digunakan merupakan versi final.

3. Gunakan Format Dokumen yang Didukung

Kesalahan format file juga dapat menyebabkan tanda tangan digital gagal. Sebelum melakukan penandatanganan, pastikan:

• Dokumen menggunakan format yang didukung, seperti PDF.
• File tidak rusak (corrupt).
• Ukuran file masih sesuai dengan ketentuan platform.
• Dokumen dapat dibuka dengan normal.

4. Pastikan Identitas Pengguna Sudah Terverifikasi

Sebagian besar layanan tanda tangan digital mewajibkan proses verifikasi identitas sebagai bentuk perlindungan terhadap penyalahgunaan dokumen elektronik. Periksa kembali apakah:

• Identitas telah berhasil diverifikasi.
• Nomor ponsel dan email masih aktif.
• Data identitas sesuai dengan data yang didaftarkan.
• Tidak ada proses verifikasi yang tertunda.

Baca Juga: 8 Hal yang Tidak Boleh Dilakukan User Tanda Tangan Digital

5. Cek Koneksi Internet

Gangguan koneksi internet sering kali menjadi penyebab proses penandatanganan terhenti. Untuk menghindarinya:

• Gunakan jaringan internet yang stabil.
• Hindari berpindah jaringan saat proses berlangsung.
• Muat ulang halaman jika proses berhenti.
• Gunakan jaringan lain apabila koneksi bermasalah.

6. Pastikan OTP atau Kode Verifikasi Berfungsi

Beberapa layanan menggunakan One-Time Password (OTP) sebagai lapisan keamanan tambahan. Jika proses gagal, coba periksa:

• OTP sudah diterima.
• Masa berlaku OTP belum habis.
• Nomor tujuan sudah benar.
• Kode dimasukkan tanpa kesalahan.

7. Gunakan Browser atau Aplikasi Terbaru

Browser atau aplikasi yang belum diperbarui terkadang tidak kompatibel dengan fitur keamanan terbaru. Yang bisa dilakukan:

• Perbarui browser ke versi terbaru.
• Bersihkan cache apabila diperlukan.
• Gunakan browser yang direkomendasikan penyedia layanan.
• Perbarui aplikasi sebelum melakukan penandatanganan.

8. Pastikan Dokumen Belum Selesai Diproses

Pada beberapa sistem, dokumen yang sudah selesai ditandatangani tidak dapat diproses kembali tanpa membuat versi baru. Sebelum menandatangani, pastikan:

• Status dokumen masih menunggu tanda tangan.
• Dokumen belum selesai diproses.
• Tidak ada tanda tangan lain yang mengunci alur persetujuan.

Bagaimana Cara Mencegah Tanda Tangan Digital Gagal?

Selain memeriksa penyebabnya, Anda juga dapat mengurangi risiko kegagalan tanda tangan digital dengan beberapa langkah berikut:

• Gunakan sertifikat elektronik yang masih aktif.
• Pastikan dokumen sudah final sebelum ditandatangani.
• Gunakan format file yang didukung.
• Pastikan koneksi internet stabil selama proses berlangsung.
• Lakukan verifikasi identitas sesuai ketentuan.
• Pilih penyedia layanan tanda tangan digital yang terpercaya dan telah memenuhi standar keamanan seperti Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek membantu perusahaan maupun individu melakukan penandatanganan dokumen elektronik dengan aman, mudah, dan sesuai regulasi yang berlaku.

Beberapa keunggulan yang ditawarkan Vinotek, antara lain:

• Menjaga integritas dokumen melalui teknologi kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat langsung terdeteksi.
• Menyediakan time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat seluruh aktivitas penandatanganan sehingga proses lebih transparan dan mudah ditelusuri.
• Mendukung alur persetujuan berlapis (multi-level approval) yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan internal perusahaan.
• Terintegrasi dengan berbagai sistem bisnis seperti ERP, HRIS, maupun aplikasi internal melalui API sehingga proses administrasi menjadi lebih efisien.
• Fleksibel dalam implementasi, baik melalui cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan pengelolaan data perusahaan.
• Menggunakan sistem keamanan berstandar internasional untuk menjaga kerahasiaan, integritas, serta keamanan dokumen elektronik.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Siapa Saja User Tanda Tangan Digital? Ini Jenis Profesinya

FAQ Seputar Tanda Tangan Digital Tidak Bisa Digunakan

1. Kenapa tanda tangan digital tidak bisa digunakan?

Tanda tangan digital dapat gagal digunakan karena beberapa faktor, seperti sertifikat elektronik yang sudah kedaluwarsa, dokumen telah diubah setelah ditandatangani, identitas pengguna belum terverifikasi, atau gangguan koneksi internet saat proses penandatanganan.

2. Apakah tanda tangan digital yang gagal masih sah secara hukum?

Tidak. Tanda tangan digital yang gagal atau tidak berhasil diverifikasi tidak dapat dianggap sebagai tanda tangan elektronik yang valid. Pastikan proses penandatanganan selesai dengan sukses dan dokumen dapat diverifikasi sebelum digunakan.

3. Bagaimana cara mengatasi tanda tangan digital yang gagal?

Periksa terlebih dahulu status sertifikat elektronik, pastikan dokumen belum mengalami perubahan, gunakan format file yang didukung, serta pastikan koneksi internet dan proses verifikasi identitas berjalan dengan baik. Jika masalah masih berlanjut, hubungi penyedia layanan tanda tangan digital yang digunakan.

4. Apakah dokumen yang sudah diubah masih bisa menggunakan tanda tangan digital?

Bisa, tetapi dokumen perlu ditandatangani kembali. Perubahan isi dokumen setelah proses penandatanganan akan membuat validitas tanda tangan digital sebelumnya tidak lagi berlaku karena integritas dokumen telah berubah.

5. Bagaimana cara mencegah tanda tangan digital gagal?

Gunakan layanan dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, pastikan sertifikat elektronik masih aktif, dokumen sudah final sebelum ditandatangani, dan seluruh proses verifikasi telah selesai. Dengan begitu, risiko kegagalan saat menggunakan tanda tangan digital dapat diminimalkan.