Pembatalan penerbangan bisa menjadi pengalaman yang melelahkan. Rencana perjalanan yang sudah disusun jauh hari tiba-tiba harus berubah karena kondisi di luar kendali. Dalam beberapa hari terakhir, situasi seperti ini dialami banyak penumpang setelah aktivitas erupsi Gunung Anak Krakatau menyebabkan sebaran abu vulkanik mengganggu penerbangan di sejumlah wilayah.

Di Bandara Internasional Jenderal Ahmad Yani Semarang, misalnya, 14 penerbangan dibatalkan pada Senin, 7 September 2026. Data bandara mencatat lebih dari 2.000 penumpang terdampak. Sementara itu, di Bandara Adi Soemarmo Solo, sembilan penerbangan juga dibatalkan karena penutupan sementara Bandara Soekarno-Hatta.

Situasi tersebut membuat penumpang harus memilih antara menunggu jadwal baru, mengubah penerbangan, atau mengajukan refund tiket. Bagi penumpang, refund mungkin terlihat sederhana. Hanya dengan mengajukan pembatalan dan menunggu dana dikembalikan. Namun nyatanya di balik proses tersebut, terdapat sejumlah aktivitas administratif yang harus dilakukan maskapai, agen perjalanan, maupun penyedia layanan perjalanan.

Lalu, muncul pertanyaan yang cukup menarik, apakah dokumen yang berkaitan dengan refund tiket pesawat perlu menggunakan e-Meterai? Tidak semua dokumen refund otomatis memerlukan e-Meterai. Namun perlu digarisbawahi, jawabannya tidak sesederhana “ya” atau “tidak”.

e-Meterai pada dasarnya merupakan salah satu cara melunasi Bea Meterai atas dokumen elektronik yang memang menjadi objek Bea Meterai. Berdasarkan ketentuan Bea Meterai, objek dokumen dibuat untuk menerangkan suatu kejadian yang bersifat perdata, kemudian dokumen digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Dokumen perdata yang disebut dalam aturan, di antaranya surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan, dan dokumen sejenis. Keberadaan sebuah dokumen dalam proses refund tidak serta-merta membuat dokumen tersebut harus dibubuhi e-Meterai. Tiket pesawat, bukti pembayaran, email konfirmasi pembatalan, atau notifikasi refund perlu dilihat berdasarkan jenis dan fungsi dokumennya.

Lantas, apakah dokumen tersebut termasuk objek Bea Meterai atau hanya merupakan bukti administratif dari sebuah transaksi? Perbedaan ini penting agar masyarakat tidak menganggap e-Meterai sebagai sesuatu yang wajib ditempelkan pada setiap dokumen digital.

Dokumen Apa yang Bisa Membutuhkan e-Meterai?

Bayangkan sebuah penerbangan dibatalkan. Penumpang kemudian mengajukan refund kepada maskapai. Dalam prosesnya, mungkin terdapat dokumen tambahan seperti surat pernyataan, dokumen kesepakatan pengembalian dana, atau dokumen lain yang dibuat untuk menerangkan hubungan atau kesepakatan antara para pihak. Jika dokumen tersebut memenuhi kriteria sebagai objek Bea Meterai, maka kewajiban Bea Meterai dapat berlaku. Untuk dokumen elektronik, pelunasannya dapat dilakukan menggunakan e-Meterai.

Direktorat Jenderal Pajak menjelaskan bahwa penggunaan e-Meterai berkaitan dengan dokumen yang terutang Bea Meterai, termasuk surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan, serta dokumen tertentu yang berkaitan dengan penerimaan atau pembayaran sejumlah uang. Jadi, fokusnya bukan pada kata “refund” semata. Yang lebih penting adalah dokumen apa yang dibuat dalam proses refund tersebut dan untuk tujuan apa dokumen itu digunakan.

Mengapa Ini Menjadi Relevan saat Refund Terjadi secara Massal?

Ketika hanya satu atau dua penumpang yang mengajukan refund, proses administrasinya mungkin tidak terlalu terasa. Namun, situasinya berbeda ketika ribuan penumpang terdampak pada waktu yang hampir bersamaan. Kondisi yang terjadi akibat erupsi Anak Krakatau menjadi contoh nyata. Di Semarang saja, 2.108 penumpang terdampak pembatalan penerbangan pada 7 September 2026. Di berbagai bandara lain, pembatalan dan perubahan jadwal juga terjadi. Semakin banyak penerbangan yang dibatalkan, semakin besar pula kebutuhan untuk mengelola permintaan refund, perubahan jadwal, komunikasi dengan pelanggan, hingga dokumentasi transaksi.

Dalam kondisi seperti ini, proses digital bukan lagi sekadar soal kenyamanan. Ia menjadi bagian dari kemampuan perusahaan untuk tetap melayani pelanggan ketika situasi berubah secara tiba-tiba. Penumpang tidak selalu bisa datang ke kantor maskapai atau bandara hanya untuk mengurus dokumen. Sebaliknya, maskapai dan perusahaan perjalanan juga perlu menangani permintaan pelanggan dalam jumlah besar tanpa membuat proses administratif menjadi semakin panjang. Dokumen elektronik, e-signature, dan e-Meterai dapat menjadi bagian dari ekosistem tersebut ketika memang dibutuhkan.

Dalam sebuah dokumen refund, keduanya bahkan bisa saja digunakan secara bersamaan apabila karakter dokumennya memang membutuhkan keduanya. Misalnya, perusahaan dan pelanggan membuat dokumen elektronik yang berisi pernyataan atau kesepakatan mengenai penyelesaian refund. Jika dokumen tersebut termasuk objek Bea Meterai dan membutuhkan persetujuan para pihak, maka e-Meterai dan tanda tangan elektronik dapat memiliki fungsi yang berbeda namun saling melengkapi.

Inilah alasan mengapa digitalisasi dokumen sebaiknya tidak hanya dilihat dari kemampuan “membubuhkan tanda tangan”. Yang juga penting adalah bagaimana identitas pihak yang menandatangani diverifikasi, bagaimana dokumen dijaga integritasnya, dan bagaimana seluruh proses dapat ditelusuri.

Ketika Kondisi Darurat Memaksa Bisnis Bergerak Cepat

Kasus pembatalan penerbangan akibat abu vulkanik memberikan pelajaran sederhana bagi dunia bisnis. Gangguan operasional dapat terjadi kapan saja. Hari ini penyebabnya erupsi gunung. Di kesempatan lain bisa berupa cuaca ekstrem, gangguan sistem, bencana alam, atau kondisi lain yang membuat aktivitas tatap muka menjadi sulit. Perusahaan yang masih bergantung sepenuhnya pada dokumen fisik akan memiliki lebih banyak pekerjaan ketika situasi seperti ini terjadi. Sebaliknya, proses digital memungkinkan dokumen dibuat, dikirim, ditandatangani, dan dikelola dari lokasi berbeda.

Hal ini tentu bukan berarti setiap dokumen harus diberi e-Meterai. Justru perusahaan perlu memahami terlebih dahulu dokumen mana yang merupakan objek Bea Meterai dan mana yang tidak. Dengan begitu, digitalisasi tidak sekadar memindahkan kertas menjadi PDF, tetapi benar-benar membuat proses administrasi menjadi lebih efisien dan tertata.

Jadi, Perlukah e-Meterai untuk Refund Tiket Pesawat?

Jawabannya, tidak otomatis. Refund tiket pesawat itu sendiri tidak berarti seluruh dokumen yang muncul dalam prosesnya pasti wajib menggunakan e-Meterai. Kewajiban tersebut perlu dilihat berdasarkan jenis, isi, dan fungsi dokumen yang dibuat. Jika dalam proses refund terdapat surat pernyataan, perjanjian, atau dokumen elektronik lain yang memenuhi ketentuan sebagai objek Bea Meterai, maka e-Meterai dapat menjadi bagian dari proses tersebut. Yang terpenting adalah jangan menyamakan “dokumen digital” dengan “dokumen yang pasti membutuhkan e-Meterai”.

Di tengah meningkatnya kebutuhan transaksi dan administrasi secara digital, pemahaman seperti ini menjadi semakin penting. Terlebih ketika perusahaan harus menangani dokumen dalam jumlah besar dan dalam waktu singkat, seperti yang terjadi saat pembatalan penerbangan massal. Pada akhirnya, e-Meterai bukan sekadar versi digital dari meterai tempel. Ia merupakan bagian dari proses administrasi dokumen elektronik yang perlu digunakan sesuai ketentuan. Dan ketika sebuah perusahaan sudah mengelola ratusan bahkan ribuan dokumen secara digital, hal yang tidak kalah penting adalah memastikan seluruh proses tersebut tetap aman, mudah dilacak, dan memiliki kepastian bagi pihak-pihak yang terlibat.

Ingin memahami lebih jauh mengenai e-Meterai untuk kebutuhan administrasi lainnya? Ikuti Instagram Vinotek @vinotek.official untuk mendapatkan insight lainnya atau hubungi kami melalui WhatsApp di sini untuk berbicara langsung dengan tim Vinotek.