Lembar pengesahan dan lembar persetujuan sering kali ditemukan dalam dokumen akademik maupun dokumen resmi. Keduanya sama-sama dapat memuat nama dan tanda tangan pihak terkait sehingga sering dianggap memiliki fungsi yang sama.

Padahal, keduanya memiliki perbedaan dari sisi tujuan dan tahap penggunaannya. Lembar persetujuan menunjukkan bahwa pihak tertentu menyetujui isi atau rencana dokumen, sedangkan lembar pengesahan menunjukkan dokumen telah diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang. Berikut penjelasan selengkapnya.

Apa Itu Lembar Pengesahan?

Lembar pengesahan merupakan bagian dokumen yang menunjukkan bahwa dokumen telah diperiksa dan disahkan oleh pihak yang memiliki kewenangan. Bagian ini umum ditemukan pada skripsi, tesis, laporan penelitian, laporan tugas akhir, serta dokumen resmi lainnya.

Beberapa ciri lembar pengesahan, yaitu:

• Menunjukkan dokumen telah diperiksa dan disahkan.
• Ditandatangani oleh pihak yang memiliki kewenangan.
• Umumnya digunakan setelah dokumen memenuhi persyaratan.
• Menjadi bagian dari dokumen yang telah selesai atau siap ditetapkan secara resmi.

Dengan demikian, lembar pengesahan lebih menekankan status resmi dokumen setelah melalui proses pemeriksaan.

Apa Itu Lembar Persetujuan?

Lembar persetujuan menunjukkan bahwa pihak tertentu telah menyetujui isi, rencana, atau proses yang tercantum dalam dokumen. Bagian ini sering digunakan sebelum dokumen masuk ke tahap berikutnya.

Ciri lembar persetujuan, antara lain:

• Menunjukkan adanya persetujuan dari pihak terkait.
• Umumnya digunakan sebelum dokumen difinalisasi.
• Ditandatangani oleh pihak yang berwenang memberikan persetujuan.
• Tidak selalu berarti dokumen telah disahkan secara keseluruhan.

Artinya, lembar persetujuan lebih menekankan persetujuan terhadap isi, rencana, atau proses dokumen. Salah satu contohnya ialah proposal penelitian, yang biasanya memerlukan persetujuan dosen pembimbing sebelum mahasiswa melanjutkan ke tahap penelitian atau seminar proposal.

Baca Juga: Jangan Sampai Gagal Sidang Skripsi gegara Dokumen Ini Belum Ditandatangani!

Perbedaan Lembar Pengesahan dan Lembar Persetujuan

Perbedaan keduanya terutama terletak pada tujuan dan tahap penggunaannya. Lembar persetujuan biasanya menunjukkan bahwa suatu dokumen dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya, sementara lembar pengesahan menunjukkan bahwa dokumen telah memenuhi ketentuan dan memperoleh status resmi.

Perbedaannya dapat dirangkum sebagai berikut:

• Lembar persetujuan: menunjukkan pihak tertentu menyetujui isi atau rencana dokumen.
• Lembar pengesahan: menunjukkan dokumen telah diperiksa dan disahkan.
• Fokus persetujuan: pemberian izin atau persetujuan.
• Fokus pengesahan: penetapan atau pengakuan resmi.
• Tahap penggunaan: persetujuan umumnya dilakukan sebelum finalisasi, sedangkan pengesahan biasanya setelah dokumen memenuhi persyaratan.
• Pihak yang menandatangani: dapat berbeda sesuai aturan dan kewenangan masing-masing institusi.

Agar lebih mudah dipahami, berikut tabel perbandingan lembar pengesahan vs lembar persetujuan:

Aspek	Lembar Pengesahan	Lembar Persetujuan
Pengertian	Dokumen yang menunjukkan bahwa suatu dokumen telah diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang.	Dokumen yang menunjukkan bahwa pihak tertentu telah menyetujui isi, rencana, atau proses dalam dokumen.
Fungsi	Menunjukkan bahwa dokumen telah memenuhi ketentuan dan mendapatkan pengesahan resmi.	Menunjukkan adanya persetujuan dari pihak terkait sebelum proses dilanjutkan.
Tujuan	Memberikan status resmi pada dokumen setelah melalui pemeriksaan atau penilaian.	Memberikan persetujuan atau izin terhadap isi maupun rencana dokumen.
Waktu penggunaan	Umumnya digunakan setelah dokumen selesai diperiksa dan memenuhi persyaratan.	Umumnya digunakan sebelum dokumen masuk ke tahap berikutnya atau sebelum finalisasi.
Fokus utama	Pengesahan dan penetapan status dokumen.	Persetujuan terhadap isi atau rencana dokumen.
Pihak yang menandatangani	Pihak yang memiliki kewenangan untuk mengesahkan dokumen.	Pihak yang memiliki kewenangan untuk memberikan persetujuan.
Isi lembar	Biasanya memuat judul dokumen, pernyataan pengesahan, nama, jabatan, tanda tangan, dan tanggal.	Biasanya memuat judul dokumen, pernyataan persetujuan, nama, jabatan, tanda tangan, dan tanggal.
Contoh penggunaan	Skripsi, tesis, laporan penelitian, laporan tugas akhir, dan dokumen resmi.	Proposal penelitian, proposal kegiatan, rencana kerja, dan dokumen yang membutuhkan persetujuan.
Makna tanda tangan	Menunjukkan dokumen telah disahkan oleh pihak yang berwenang.	Menunjukkan pihak terkait menyetujui isi atau rencana dokumen.
Kedudukan dalam proses	Cenderung berada pada tahap akhir setelah dokumen memenuhi persyaratan.	Cenderung berada pada tahap sebelum dokumen difinalisasi atau dilanjutkan.

Bisakah Lembar Pengesahan dan Persetujuan Dibuat dalam Bentuk Digital?

Digitalisasi dokumen membuat proses persetujuan dan pengesahan tidak lagi selalu membutuhkan pencetakan. Namun, digitalisasi bukan sekadar menempelkan gambar tanda tangan.

Proses digital juga perlu memperhatikan identitas penanda tangan, keaslian tanda tangan, serta integritas dokumen setelah ditandatangani. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan meliputi:

• Identitas pihak yang memberikan persetujuan atau pengesahan.
• Keaslian tanda tangan digital.
• Keutuhan dokumen setelah ditandatangani.
• Kemampuan mendeteksi perubahan pada dokumen.
• Rekam aktivitas selama proses persetujuan dan penandatanganan.
• Penyimpanan dokumen yang aman.

Karena itu, perusahaan ataupun institusi pendidikan juga perlu memastikan proses persetujuan dan pengesahan dokumen berlangsung secara aman. Salah satu caranya adalah menggunakan tanda tangan digital Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025,Vinotek mendukung proses penandatanganan dokumen dengan berbagai fitur, seperti:

• Integritas dokumen melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel melalui cloud maupun on-premise.
• Integrasi API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Keamanan standar internasional untuk membantu menjaga data dan dokumen.

Dengan dukungan tersebut, proses persetujuan dan pengesahan dapat dilakukan lebih praktis tanpa bergantung pada pencetakan dan pengiriman dokumen secara fisik. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Optimalisasi Administrasi Skripsi, 5 Komponen Ini Wajib Ada di Lembar Pengesahan

FAQ Seputar Lembar Pengesahan vs Persetujuan

1. Apakah lembar pengesahan sama dengan lembar persetujuan?

Tidak. Lembar persetujuan menunjukkan bahwa pihak tertentu menyetujui isi atau rencana dokumen, sedangkan lembar pengesahan menunjukkan bahwa dokumen telah diperiksa dan disahkan.

2. Apakah semua dokumen membutuhkan lembar pengesahan?

Tidak. Kebutuhannya bergantung pada jenis dokumen serta aturan kampus, instansi, atau organisasi terkait.

3. Apakah lembar persetujuan harus ditandatangani?

Pada umumnya, ya, oleh pihak yang memberikan persetujuan. Namun, jumlah pihak dan format tanda tangan dapat berbeda sesuai ketentuan masing-masing institusi.

4. Apakah lembar pengesahan dapat menggunakan tanda tangan digital?

Penggunaan tanda tangan digital dapat diterapkan pada dokumen tertentu sesuai ketentuan yang berlaku, dengan tetap memperhatikan keaslian identitas dan integritas dokumen.

5. Mana yang dibuat lebih dulu, lembar persetujuan atau lembar pengesahan?

Dalam banyak proses, persetujuan diberikan lebih dahulu sebelum dokumen mendapatkan pengesahan. Namun, urutannya dapat berbeda sesuai prosedur masing-masing institusi.