Microsoft mulai meluncurkan pembaruan Microsoft 365 Copilot yang memungkinkan AI memanfaatkan informasi dari email Outlook, percakapan Microsoft Teams, dan transkrip rapat untuk mempersonalisasi respons. Fitur ini membantu Copilot memahami prioritas, kebiasaan kerja, dan preferensi pengguna tanpa harus selalu diberi tahu secara langsung.

Pembaruan yang diumumkan pada Oktober 2026 ini menyasar akun Microsoft 365 untuk pekerjaan dan pendidikan yang memenuhi syarat. Meski bertujuan meningkatkan produktivitas, penggunaan informasi komunikasi untuk membangun profil pengguna menimbulkan pertanyaan tentang privasi dan keamanan data.

Baca Juga: Hacker Manfaatkan Akses Aplikasi untuk Bobol Microsoft 365

Bagaimana Microsoft Copilot Menggunakan Email dan Chat?

Microsoft 365 Copilot dapat memanfaatkan informasi pekerjaan untuk membantu pengguna menyelesaikan tugas. Melalui pembaruan personalisasi, AI juga dapat menyimpulkan informasi dari aktivitas kerja untuk menghasilkan respons yang lebih relevan.

Informasi yang dapat digunakan mencakup:

• Email Outlook: membantu memahami prioritas dan konteks pekerjaan.
• Percakapan Microsoft Teams: memberikan konteks mengenai diskusi dengan rekan kerja.
• Transkrip rapat: membantu AI memahami pembahasan dan kebutuhan pekerjaan.
• Informasi penggunaan dan profil: mendukung personalisasi layanan.

Fitur ini bergantung pada jenis akun, lisensi, dan pengaturan yang berlaku. Karena itu, kemampuan personalisasi dapat berbeda antar pengguna.

Apakah Microsoft Copilot Berbahaya bagi Privasi?

Penggunaan email dan chat untuk personalisasi tidak otomatis berarti data pengguna bocor atau dapat diakses oleh sembarang orang. Namun, informasi dalam komunikasi kerja dapat mencakup data internal perusahaan yang perlu dilindungi.

Microsoft menyatakan bahwa informasi yang digunakan untuk personalisasi bersifat rahasia dan tidak digunakan untuk melatih model AI. Meski demikian, administrator organisasi dapat mencari informasi tertentu yang tersimpan melalui Microsoft Purview eDiscovery atau Content Search, sesuai kewenangan dan kebijakan yang berlaku.

Risiko yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pembentukan profil pengguna: AI dapat menyimpulkan prioritas dan preferensi berdasarkan aktivitas kerja.
• Pengelolaan akses: informasi tetap tunduk pada kebijakan akses dan audit organisasi.
• Kurangnya pemahaman pengguna: pengguna mungkin tidak menyadari bahwa komunikasi kerja digunakan untuk personalisasi.

Dengan demikian, hal penting yang perlu diperhatikan adalah bagaimana data digunakan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana pengguna mengendalikan fitur tersebut.

Baca Juga: Microsoft Exchange Punya Celah, Email Bisa Terbaca

Cara Menonaktifkan Personalisasi Microsoft Copilot

Microsoft menyediakan pengaturan untuk memeriksa informasi yang diingat Copilot dan menonaktifkan fitur personalisasi terkait.

Pengguna dapat memeriksa informasi yang diketahui AI dengan membuka Microsoft 365 Copilot Chat dan menanyakan, “What do you know about me?” Pengguna juga dapat meminta Copilot melupakan informasi tertentu.

Untuk menonaktifkan personalisasi, ikuti langkah berikut:

• Buka Microsoft 365 Copilot Chat.
• Pilih Settings, lalu Chat Settings.
• Masuk ke bagian Personalization.
• Cari Chat History and Work Insights, kemudian nonaktifkan.

Menurut Microsoft, informasi hasil inferensi terkait akan dihapus setelah 30 hari ketika pengaturan dinonaktifkan. Jika fitur diaktifkan kembali dalam periode tersebut, informasi yang sebelumnya dihapus dapat muncul kembali.

Ketersediaan pengaturan dapat berbeda sesuai jenis akun dan kebijakan administrator. Pengguna akun kantor atau pendidikan dapat menghubungi tim TI jika opsi tersebut tidak tersedia.

Cara Melindungi Data Perusahaan saat Menggunakan AI

Penggunaan AI di lingkungan kerja perlu disertai kebijakan pengelolaan informasi yang jelas. Perusahaan perlu memastikan karyawan memahami jenis data yang boleh diproses serta batasan penggunaannya.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• Evaluasi pengaturan privasi AI untuk memastikan fitur dan izin akses sesuai kebutuhan.
• Terapkan kontrol akses agar informasi hanya dapat diakses pihak berwenang.
• Susun kebijakan penggunaan AI yang menjelaskan batasan pemrosesan informasi.
• Lakukan evaluasi keamanan berkala untuk menyesuaikan perlindungan dengan perkembangan fitur.
• Tingkatkan kesadaran karyawan mengenai risiko berbagi informasi melalui layanan digital.

Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan AI untuk meningkatkan produktivitas tanpa mengabaikan privasi dan keamanan informasi.