Perkembangan teknologi digital membuat berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan tanpa harus bertemu secara langsung. Proses yang sebelumnya membutuhkan dokumen fisik, seperti pembuatan perjanjian kerja, kerja sama bisnis, hingga transaksi jual beli, kini dapat dilakukan secara elektronik.

Salah satu bentuk pemanfaatan teknologi tersebut adalah kontrak elektronik. Selain memudahkan proses kesepakatan, kontrak elektronik membantu perusahaan mengelola dokumen, memantau persetujuan, dan menyimpan bukti perjanjian secara digital.

Lantas, apa yang dimaksud dengan kontrak elektronik? Apa saja fungsi dan jenisnya, serta bagaimana cara mengelolanya secara efisien? Simak penjelasan berikut.

Apa Itu Kontrak Elektronik?

Kontrak elektronik adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih yang dibuat melalui sistem elektronik. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, kontrak elektronik merupakan perjanjian para pihak yang dibuat melalui sistem elektronik.

Kontrak elektronik dapat digunakan oleh individu maupun perusahaan untuk berbagai keperluan, mulai dari perjanjian kerja hingga transaksi bisnis. Prosesnya dilakukan melalui media elektronik, seperti situs web, aplikasi, atau platform pengelolaan dokumen digital.

Beberapa karakteristik kontrak elektronik meliputi:

• Dibuat melalui sistem elektronik. Penyusunan dan penyampaian perjanjian dilakukan menggunakan perangkat atau platform digital.
• Memuat kesepakatan para pihak. Kontrak menjelaskan hak, kewajiban, dan ketentuan yang disetujui.
• Dapat disimpan dalam format digital. Dokumen dapat diarsipkan secara elektronik agar mudah ditemukan kembali.
• Dapat menggunakan tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik mendukung proses autentikasi dan persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, kontrak elektronik memungkinkan para pihak membuat dan menyepakati perjanjian secara digital tanpa harus selalu mencetak dokumen atau bertemu secara langsung.

Apa Fungsi Kontrak Elektronik?

Kontrak elektronik berfungsi sebagai sarana untuk mendokumentasikan kesepakatan sekaligus membantu para pihak menjalankan kewajibannya. Dalam lingkungan bisnis, penggunaannya dapat mendukung efisiensi administrasi, terutama ketika perusahaan mengelola banyak perjanjian.

Berikut beberapa fungsi kontrak elektronik yang perlu diketahui:

1. Mendokumentasikan Kesepakatan

Kontrak elektronik mencatat kesepakatan dalam bentuk dokumen digital yang memuat identitas para pihak, ruang lingkup perjanjian, hak dan kewajiban, serta ketentuan lain yang disetujui.

Dokumen ini membantu mengurangi risiko perbedaan pemahaman selama hubungan kerja sama berlangsung. Informasi yang perlu dicantumkan, antara lain:

• Identitas para pihak.
• Ruang lingkup dan objek perjanjian.
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Jangka waktu serta mekanisme penyelesaian perselisihan.

2. Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Pengelolaan kontrak konvensional sering melibatkan pencetakan, pengiriman dokumen, penandatanganan manual, dan pengarsipan fisik. Proses tersebut dapat memerlukan waktu lebih lama, terutama jika melibatkan banyak pihak atau lokasi berbeda.

Kontrak elektronik membantu menyederhanakan proses melalui sistem digital. Manfaatnya meliputi:

• Mengurangi kebutuhan mencetak dan mengirim dokumen fisik.
• Memudahkan pengiriman kontrak kepada pihak terkait.
• Mendukung proses peninjauan dan persetujuan dokumen.
• Mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.

3. Mendukung Penyimpanan dan Penelusuran Bukti

Dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti hukum berdasarkan UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), dengan tetap memperhatikan persyaratan hukum yang berlaku. Karena itu, perusahaan perlu menjaga keutuhan dokumen dan menyimpan bukti persetujuan dengan baik.

Langkah yang dapat dilakukan, antara lain:

• Menyimpan salinan kontrak final.
• Memastikan identitas dan kewenangan pihak yang menyetujui kontrak.
• Menjaga keutuhan dokumen.
• Menyimpan catatan persetujuan dan informasi pendukung yang relevan.

Baca Juga: Finalisasi Kontrak Tanpa Ribet: Solusi Digital bagi Tim Legal

Apa Saja Jenis Kontrak Elektronik?

Kontrak elektronik dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan hubungan hukum yang diatur. Berikut beberapa contoh jenis kontrak elektronik berdasarkan penggunaannya dalam aktivitas bisnis.

1. Kontrak Kerja Elektronik

Kontrak kerja elektronik digunakan untuk mendokumentasikan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Penggunaannya dapat membantu bagian sumber daya manusia (HR) mengelola perekrutan, penandatanganan, dan penyimpanan dokumen ketenagakerjaan.

Contohnya meliputi:

• Perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan.
• Perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu sesuai ketentuan.
• Dokumen perubahan atau perpanjangan perjanjian kerja.

Penggunaan sistem elektronik tetap harus memenuhi ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Kontrak Kerja Sama Bisnis

Kontrak kerja sama bisnis mengatur hubungan antara dua pihak atau lebih dalam menjalankan kegiatan usaha. Perjanjian ini membantu memastikan setiap pihak memahami tanggung jawab dan kewajibannya.

Contohnya meliputi perjanjian kemitraan, kerja sama pemasaran, distribusi produk, dan penyediaan jasa profesional. Kontrak perlu menjelaskan ruang lingkup kerja sama, biaya, jangka waktu, dan mekanisme penyelesaian perselisihan.

3. Kontrak dengan Vendor atau Pemasok

Perusahaan menggunakan kontrak dengan vendor atau pemasok untuk mengatur pengadaan barang dan jasa. Kontrak elektronik membantu tim procurement dan legal mengelola perjanjian dengan lebih terstruktur.

Jenis perjanjian ini dapat mencakup:

• Perjanjian pengadaan barang.
• Perjanjian pemeliharaan atau perawatan.
• Perjanjian penyediaan perangkat lunak.
• Perjanjian layanan konsultasi.

Perusahaan perlu memastikan kontrak memuat spesifikasi, harga, jadwal pelaksanaan, dan tanggung jawab masing-masing pihak.

4. Kontrak Jual Beli Elektronik

Kontrak jual beli elektronik mengatur transaksi penjualan dan pembelian barang atau jasa melalui media elektronik. Contohnya adalah transaksi jual beli daring, pembelian barang dalam jumlah besar, dan pengadaan barang untuk kebutuhan perusahaan.

Informasi mengenai harga, pembayaran, pengiriman, pembatalan, serta penyelesaian sengketa perlu disampaikan dengan jelas agar para pihak memahami ketentuan transaksi.

5. Kontrak Layanan Digital

Kontrak layanan digital mengatur penggunaan produk atau layanan berbasis elektronik. Jenis kontrak ini dapat ditemukan pada aplikasi, perangkat lunak, dan layanan berlangganan digital.

Contohnya meliputi perjanjian penggunaan aplikasi, layanan komputasi awan, dan ketentuan berlangganan perangkat lunak. Pelaku usaha perlu memastikan ketentuan layanan disampaikan secara jelas agar pengguna memahami hak dan kewajibannya.

Apakah Kontrak Elektronik Sah Menurut Hukum?

Kontrak elektronik diakui dalam peraturan perundang-undangan Indonesia. Namun, penggunaan format digital saja tidak otomatis menjadikan suatu kontrak sah. Berdasarkan Pasal 46 PP Nomor 71 Tahun 2019, kontrak elektronik harus memenuhi persyaratan hukum yang berlaku.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Kesepakatan para pihak. Pihak yang terlibat menyetujui isi perjanjian.
• Kecakapan atau kewenangan. Para pihak harus cakap secara hukum atau memiliki kewenangan untuk mewakili pihak terkait.
• Objek tertentu. Hal yang diperjanjikan harus jelas.
• Objek yang tidak bertentangan dengan hukum. Perjanjian harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan, kesusilaan, dan ketertiban umum.

Kontrak elektronik yang ditujukan kepada penduduk Indonesia juga perlu memperhatikan ketentuan penggunaan Bahasa Indonesia serta persyaratan lain yang berlaku. Tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk mendukung autentikasi dan persetujuan, dengan metode yang disesuaikan dengan kebutuhan transaksi dan ketentuan hukum.

Bagaimana Cara Mengelola Kontrak Elektronik dengan Lebih Efisien?

Pengelolaan kontrak yang tidak terstruktur dapat menyebabkan dokumen sulit ditemukan, persetujuan tertunda, atau masa berlaku kontrak terlewat. Karena itu, perusahaan perlu menerapkan alur kerja yang mendukung proses peninjauan, persetujuan, penandatanganan, dan pengarsipan.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• Gunakan format kontrak terstandar. Siapkan templat sesuai jenis perjanjian agar penyusunan dokumen lebih konsisten.
• Tetapkan alur persetujuan. Tentukan pihak yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui kontrak.
• Gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Pilih solusi yang mendukung autentikasi sesuai kebutuhan dan ketentuan hukum.
• Simpan dokumen secara terpusat. Kelompokkan kontrak berdasarkan jenis, pihak terkait, atau masa berlaku.
• Atur hak akses pengguna. Batasi akses dokumen berdasarkan tanggung jawab masing-masing pengguna.

Untuk mendukung proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, solusi tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk dokumen perusahaan maupun personal. ViTEK mendukung penandatanganan dokumen sesuai ketentuan hukum yang berlaku, termasuk UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

Fitur ViTEK yang dapat mendukung pengelolaan dokumen digital, antara lain:

• Variasi Bentuk Tanda Tangan: menyediakan pilihan tanda tangan digital sesuai kebutuhan dokumen.
• Bulk Signing: menandatangani banyak dokumen sekaligus tanpa membuka file satu per satu.
• Multi-step & Hierarki Approval: mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital: mencatat aktivitas dokumen, termasuk informasi waktu dan lokasi yang tersedia.
• Multi-User & Role Management: mengatur pengguna dan hak akses sesuai peran.
• Integrasi API Fleksibel: menghubungkan modul tanda tangan digital dengan sistem internal, seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan.
• Post Quantum Cryptography (PQC): menggunakan teknologi kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan proses penandatanganan dengan alur kerja yang berlaku, mengurangi pekerjaan administratif manual, dan meningkatkan keterlacakan aktivitas dokumen.

Jika perusahaan Anda menghadapi kendala seperti persetujuan yang berlarut-larut, banyaknya dokumen yang harus ditandatangani, atau kesulitan melacak aktivitas dokumen, Virtual Teken (ViTEK) dapat menjadi solusi untuk mendukung proses penandatanganan kontrak elektronik yang lebih praktis dan terstruktur.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Cara Mengelola Kontrak dan Sertifikat Vendor secara Digital

FAQ Seputar Kontrak Elektronik

1. Apa yang dimaksud dengan kontrak elektronik?

Kontrak elektronik adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih yang dibuat melalui sistem elektronik untuk mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak.

2. Apakah kontrak elektronik sah menurut hukum?

Ya, kontrak elektronik diakui dalam hukum Indonesia selama memenuhi persyaratan yang berlaku, termasuk ketentuan dalam PP Nomor 71 Tahun 2019.

3. Apa saja jenis kontrak elektronik?

Jenis kontrak elektronik antara lain kontrak kerja, kontrak kerja sama bisnis, kontrak vendor, kontrak jual beli elektronik, dan kontrak layanan digital.

4. Apakah kontrak elektronik harus menggunakan tanda tangan elektronik?

Penggunaan tanda tangan elektronik bergantung pada kebutuhan dan ketentuan transaksi. Tanda tangan elektronik dapat mendukung autentikasi serta proses persetujuan kontrak secara digital.

5. Bagaimana cara membuat kontrak elektronik?

Kontrak elektronik dibuat dengan menyusun isi perjanjian, memeriksa identitas dan kewenangan para pihak, memperoleh persetujuan, serta menyimpan dokumen dengan aman. Perusahaan dapat menggunakan solusi tanda tangan digital seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek untuk mendukung proses penandatanganan dokumen.