Pengelolaan klaim Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) membutuhkan dokumen pelayanan pasien yang lengkap, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan. Bagi rumah sakit, kelengkapan dokumen ini penting untuk mendukung proses verifikasi klaim dan memastikan administrasi berjalan sesuai ketentuan.

Untuk mendukung proses yang lebih terintegrasi, pemerintah menerbitkan Surat Edaran Bersama tertanggal 30 Juli 2026 tentang Percepatan Implementasi Rekam Medis Elektronik Terintegrasi SATUSEHAT dalam Pengelolaan Klaim JKN. Kebijakan ini mendorong penggunaan dokumen klaim elektronik sebagai dasar verifikasi klaim sekaligus mengoptimalkan pencegahan kecurangan (fraud) dalam pelayanan kesehatan JKN.

Salah satu ketentuan pentingnya adalah kewajiban penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi pada dokumen Rekam Medis Elektronik (RME) yang digunakan sebagai kelengkapan pendukung pengajuan klaim JKN. Karena itu, rumah sakit perlu mempersiapkan sistem, data, dan mekanisme penandatanganan dokumen elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.

Mengapa Pengelolaan Klaim JKN Mulai Beralih ke Dokumen Elektronik?

Surat Edaran Bersama tersebut menyoroti proses administrasi klaim yang masih menggunakan dokumen fisik hasil pemindaian (scanning) menjadi PDF. Proses ini dapat menambah beban kerja administratif dan belum sepenuhnya mendukung pertukaran data digital dari awal hingga akhir.

Melalui implementasi RME terintegrasi SATUSEHAT, pemerintah mendorong pertukaran data pelayanan kesehatan yang lengkap, akurat, valid, dan tepat waktu. Data tersebut digunakan sebagai dasar verifikasi klaim JKN untuk mendukung pengelolaan yang lebih efisien, transparan, dan akuntabel.

Bagi rumah sakit, perubahan ini perlu diikuti dengan kesiapan dalam beberapa aspek:

• Kelengkapan data: memastikan informasi pelayanan pasien tersedia sesuai kebutuhan verifikasi klaim.
• Ketepatan identitas: menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang terintegrasi dengan sistem Dukcapil untuk membantu mencegah kesalahan identifikasi.
• Keabsahan dokumen: memastikan dokumen RME ditandatangani oleh tenaga medis atau tenaga kesehatan lain yang berwenang sesuai ketentuan.
• Kesiapan sistem: memastikan pengiriman data memenuhi standar interoperabilitas yang ditetapkan Kementerian Kesehatan.

Apa Saja yang Perlu Disiapkan Rumah Sakit?

Peralihan ke dokumen klaim elektronik tidak cukup dilakukan dengan menyediakan aplikasi atau menyimpan berkas dalam format digital. Rumah sakit juga perlu memastikan bahwa sistem dan prosedur kerja yang digunakan mendukung pengelolaan dokumen sesuai ketentuan.

Persiapan ini melibatkan beberapa bagian, mulai dari tim rekam medis, administrasi klaim, tenaga medis, hingga tim teknologi informasi. Koordinasi diperlukan agar setiap pihak memahami tanggung jawabnya dalam pengelolaan dokumen elektronik.

Rumah sakit dapat memulai persiapan melalui langkah-langkah berikut:

• Meninjau alur dokumen klaim: mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan, termasuk proses pengumpulan, pemeriksaan, dan penandatanganannya.
• Memeriksa kesiapan integrasi RME: mengevaluasi kesiapan sistem untuk terhubung dengan SATUSEHAT sesuai ketentuan.
• Memastikan kewenangan penandatangan: memastikan tenaga medis atau tenaga kesehatan yang menandatangani dokumen memiliki kewenangan dan identitas yang tervalidasi.
• Menyiapkan TTE Tersertifikasi: memastikan mekanisme penandatanganan dokumen elektronik memenuhi persyaratan yang berlaku menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
• Menyelaraskan koordinasi antarbagian: melibatkan manajemen, tim rekam medis, bagian klaim, dan tim IT dalam proses persiapan.

Dengan persiapan tersebut, rumah sakit dapat mengidentifikasi kebutuhan implementasi lebih awal dan menyesuaikan prosedur internal dengan perubahan pengelolaan klaim.

Pentingnya TTE Tersertifikasi dalam Keabsahan Dokumen Klaim

Berdasarkan Surat Edaran Bersama tertanggal 30 Juli 2026, seluruh dokumen RME, termasuk ringkasan pulang (discharge summary), yang digunakan sebagai kelengkapan pendukung pengajuan klaim JKN wajib ditandatangani menggunakan TTE Tersertifikasi.

Penandatanganan dilakukan oleh tenaga medis atau tenaga kesehatan lainnya yang berwenang. Identitas penandatangan harus tervalidasi menggunakan NIK yang terintegrasi dengan sistem Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri.

Ketentuan ini perlu diperhatikan karena dokumen digital tidak otomatis memiliki bukti keabsahan hanya karena disimpan dalam format PDF. Gambar tanda tangan yang ditempelkan pada dokumen juga tidak dengan sendirinya menyediakan mekanisme verifikasi identitas dan keutuhan dokumen seperti yang didukung oleh TTE Tersertifikasi.

Penggunaan TTE Tersertifikasi mendukung tiga aspek penting dalam pengelolaan dokumen elektronik:

• Keautentikan: membantu memastikan identitas penandatangan dapat diverifikasi.
• Integritas: membantu memastikan keutuhan dokumen dan mendeteksi perubahan yang memengaruhi validitas tanda tangan.
• Kenirsangkalan: menyediakan bukti elektronik yang mendukung pertanggungjawaban atas penandatanganan dokumen.

Dengan demikian, rumah sakit perlu memastikan dokumen RME yang digunakan untuk pengajuan klaim ditandatangani melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan, bukan hanya mengandalkan tanda tangan dalam bentuk gambar.

Bagaimana RME Terintegrasi Mendukung Verifikasi dan Pencegahan Fraud?

Integrasi RME dengan SATUSEHAT diarahkan untuk menyediakan data pelayanan kesehatan yang lengkap, akurat, valid, dan tepat waktu sebagai dasar verifikasi klaim JKN. Kebijakan ini juga bertujuan mengoptimalkan pencegahan kecurangan (fraud) dalam pelayanan kesehatan.

Bagi rumah sakit, pengelolaan dokumen yang tertib menjadi bagian penting dari upaya tersebut. Informasi pasien perlu sesuai, dokumen harus memenuhi persyaratan, dan penandatangan harus merupakan pihak yang berwenang.

Beberapa hal yang mendukung proses ini meliputi:

• Memastikan identitas pasien: menggunakan NIK yang terintegrasi dengan Dukcapil untuk membantu mengurangi risiko kesalahan identifikasi.
• Menjaga kelengkapan informasi: memastikan data pelayanan yang dibutuhkan tersedia dalam rekam medis.
• Menerapkan TTE Tersertifikasi: memenuhi ketentuan penandatanganan dokumen RME yang digunakan sebagai kelengkapan klaim JKN.
• Memperhatikan keamanan data: menjaga keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi dalam proses pertukaran data.

TTE Tersertifikasi bukan satu-satunya upaya pencegahan fraud. Penerapannya merupakan bagian dari pengelolaan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan, bersama integrasi data dan proses verifikasi sesuai ketentuan.

Kapan Rumah Sakit Perlu Mempersiapkan Implementasi?

Surat Edaran Bersama mengatur implementasi RME terintegrasi secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan infrastruktur fasilitas pelayanan kesehatan tingkat lanjut (FPKTL).

Pada tahap awal, FPKTL yang telah siap secara infrastruktur sistem dan menerapkan TTE Tersertifikasi dapat memanfaatkan dokumen klaim elektronik yang bersumber dari RME terintegrasi SATUSEHAT untuk klaim bulan pelayanan Agustus 2026.

Implementasi lanjutan dimulai pada klaim bulan pelayanan Juni 2027. Pada tahap ini, pengajuan klaim JKN menggunakan dokumen klaim elektronik yang bersumber dari RME terintegrasi SATUSEHAT sebagai dasar verifikasi klaim.

Surat edaran juga mengatur pengecualian penggunaan dokumen PDF untuk kondisi tertentu, yaitu:

• Gangguan sistem informasi yang menyebabkan penggunaan RME sebagai dokumen elektronik klaim tidak dapat berjalan.
• Dokumen klaim yang belum dapat terakomodasi dalam sistem informasi RME.
• Kendala keterbatasan jaringan komunikasi data yang dibuktikan dengan surat keterangan dari penyedia layanan telekomunikasi atau instansi berwenang.
• FPKTL yang memberikan pelayanan kesehatan di daerah yang belum tersedia fasilitas kesehatan yang memenuhi syarat.

Selain itu, dokumen klaim untuk klaim bulan pelayanan, klaim pending, klaim dispute, serta klaim yang diverifikasi atau dikoreksi ulang karena temuan audit sebelum penerapan dokumen klaim elektronik dapat menggunakan format PDF sesuai ketentuan surat edaran.

Rumah sakit perlu memeriksa ketentuan lengkap beserta pengecualiannya dan mengevaluasi kesiapan sistem serta prosedur internal agar implementasi berjalan sesuai tahapan yang ditetapkan.

Dukung Kesiapan Dokumen Elektronik Rumah Sakit dengan Vinotek

Selain menyiapkan integrasi RME, rumah sakit perlu memastikan mekanisme penandatanganan dokumen elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.

Vinotek menyediakan Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah sesuai UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK dilengkapi fitur yang dapat mendukung pengelolaan dokumen digital organisasi, antara lain:

• Bulk signing: menandatangani banyak dokumen sekaligus tanpa membuka file satu per satu.
• Multi-step dan hierarki approval: mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Audit trail dan jejak digital: mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk waktu dan informasi aktivitas yang tersedia.
• Multi-user dan role management: mengatur pengguna serta hak akses.
• Integrasi API fleksibel: menghubungkan sistem SIMRS dengan modul tanda tangan digital, e-Meterai, hingga stempel rumah sakit melalui API.
• Instalasi on-premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan organisasi.
• Post Quantum Cryptography (PQC): menggunakan teknologi enkripsi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Vinotek menjadi pilihan utama bagi Rumah Sakit untuk kebutuhan penandatanganan dokumen digital dengan tetap memastikan kesesuaian sertifikasi, kebutuhan pengguna, serta persyaratan integrasi dengan sistem yang digunakan.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.