Semakin banyak perusahaan asing membuka kantor perwakilan, mendirikan Penanaman Modal Asing (PMA), atau menjalin kerja sama bisnis dengan mitra lokal di Indonesia. Dalam proses tersebut, berbagai dokumen administratif dan perjanjian bisnis perlu ditandatangani oleh pihak-pihak yang berada di negara berbeda. Sayangnya, proses penandatanganan dokumen secara konvensional sering kali membutuhkan waktu lebih lama karena harus mencetak, menandatangani, dan mengirimkan dokumen fisik antarnegara.

Kondisi ini dapat menjadi kendala bagi perusahaan yang membutuhkan proses administrasi cepat dan efisien. Terlebih, dalam transaksi bisnis lintas negara, kepastian identitas penanda tangan dan keabsahan dokumen merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

Kabar baiknya, regulasi di Indonesia telah mengakomodasi penggunaan tanda tangan elektronik (TTE), termasuk bagi Warga Negara Asing (WNA) dan badan usaha asing. Dengan memenuhi persyaratan yang berlaku, pihak asing dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk berbagai kebutuhan administrasi dan transaksi bisnis di Indonesia.

Lantas, bagaimana ketentuan hukum dan proses penggunaannya? Berikut penjelasan lengkapnya.

Dasar Hukum Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia telah memiliki landasan hukum yang jelas. Ketentuan ini memberikan kepastian bahwa dokumen elektronik dapat digunakan dalam berbagai aktivitas bisnis, termasuk transaksi yang melibatkan pihak dari negara berbeda.

Beberapa regulasi yang menjadi dasar penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia meliputi:

• Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah diubah terakhir melalui Undang-Undang No. 1 Tahun 2024.
• Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE), khususnya Pasal 59 dan Pasal 60 yang mengatur penyelenggaraan dan jenis tanda tangan elektronik.
• Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 11 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik, yang mengatur tata kelola sertifikasi elektronik, termasuk permohonan sertifikat elektronik oleh WNA dan badan usaha.

Berdasarkan Pasal 11 UU ITE, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah apabila memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Persyaratan tersebut mencakup keterkaitan data pembuatan tanda tangan dengan penanda tangan, penguasaan data pembuatan tanda tangan oleh penanda tangan, serta kemampuan untuk mengidentifikasi perubahan terhadap tanda tangan maupun informasi elektronik yang terkait.

Sementara itu, PP No. 71 Tahun 2019 membedakan tanda tangan elektronik menjadi dua jenis, yaitu:

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi, yaitu TTE yang dibuat menggunakan sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia dan perangkat pembuat TTE tersertifikasi.
• Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, yaitu TTE yang dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia.

Untuk kebutuhan bisnis yang membutuhkan kepastian identitas dan integritas dokumen, TTE tersertifikasi dapat menjadi pilihan karena dilengkapi mekanisme verifikasi identitas dan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE.

Perlu dipahami bahwa kekuatan hukum TTE tidak ditentukan semata-mata oleh jenisnya. Setiap tanda tangan elektronik tetap harus memenuhi persyaratan hukum yang berlaku agar dapat diakui dan digunakan sebagai alat bukti.

Apakah WNA dan Perusahaan Asing Boleh Menggunakan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia?

Jawabannya adalah boleh. Regulasi Indonesia tidak membatasi permohonan sertifikat elektronik hanya untuk Warga Negara Indonesia (WNI). WNA dan badan usaha juga termasuk pihak yang dapat mengajukan sertifikat elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.

Hal ini secara khusus diatur dalam Pasal 27 ayat (1) Permenkominfo No. 11 Tahun 2022. Dalam ketentuan tersebut, pihak yang dapat mengajukan sertifikat elektronik meliputi WNI, WNA, badan usaha, dan instansi.

Dengan demikian, WNA yang menjadi direktur, investor, atau perwakilan perusahaan asing dapat mengajukan sertifikat elektronik untuk kebutuhan penandatanganan dokumen secara elektronik. Begitu pula dengan badan usaha asing yang membutuhkan sertifikat elektronik untuk mendukung aktivitas bisnisnya.

Namun, terdapat perbedaan antara sertifikat elektronik atas nama individu dan sertifikat elektronik yang digunakan untuk kepentingan badan usaha.

Misalnya, ketika seorang direktur perusahaan asing menandatangani perjanjian kerja sama dengan perusahaan Indonesia, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan:

• Identitas individu: Identitas direktur sebagai orang yang melakukan penandatanganan harus dapat diverifikasi.
• Kewenangan mewakili perusahaan: Perlu dipastikan bahwa direktur atau perwakilan tersebut memiliki kewenangan untuk bertindak atas nama badan usaha.
• Identitas badan usaha: Informasi mengenai perusahaan perlu diverifikasi untuk memastikan legalitas dan keberadaan badan usaha yang bersangkutan.

Dengan memperhatikan ketiga aspek tersebut, proses penandatanganan dokumen dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan memberikan kepastian bagi pihak-pihak yang terlibat.

Meskipun demikian, penggunaan sertifikat elektronik Indonesia untuk transaksi lintas negara tetap perlu memperhatikan ketentuan hukum negara lain yang terlibat. Pengakuan timbal balik sertifikat elektronik antarnegara juga memiliki ketentuan tersendiri sebagaimana diatur dalam UU ITE.

Jenis Tanda Tangan Elektronik untuk Kebutuhan Bisnis Lintas Negara

Dalam aktivitas bisnis, penggunaan tanda tangan elektronik tidak selalu terbatas pada penandatanganan oleh individu. Perusahaan juga membutuhkan mekanisme elektronik untuk menunjukkan identitas dan keaslian dokumen yang diterbitkan atas nama badan usaha.

Oleh karena itu, penting untuk memahami perbedaan antara tanda tangan elektronik dan segel elektronik.

1. Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik digunakan untuk menunjukkan persetujuan dan mengidentifikasi individu yang menandatangani dokumen. Dalam konteks bisnis lintas negara, mekanisme ini dapat digunakan oleh direktur, manajer, investor, atau perwakilan perusahaan yang memiliki kewenangan untuk menandatangani dokumen.

Tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat memberikan dukungan verifikasi identitas dan menjaga integritas dokumen melalui sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE.

2. Segel Elektronik

Selain tanda tangan elektronik, PP No. 71 Tahun 2019 juga mengatur segel elektronik (electronic seal). Berdasarkan Pasal 59, segel elektronik merupakan tanda tangan elektronik yang digunakan oleh badan usaha untuk menjamin asal dan keutuhan data elektronik.

Dalam aktivitas perusahaan, segel elektronik dapat digunakan untuk mendukung autentikasi dokumen yang diterbitkan oleh badan usaha. Mekanisme ini berbeda dari tanda tangan individu karena berfokus pada identitas dan integritas dokumen yang berasal dari perusahaan.

Dengan demikian, penggunaan tanda tangan elektronik maupun segel elektronik dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan administrasi bisnis.

Dokumen yang Umum Membutuhkan Tanda Tangan Lintas Negara

Dalam kerja sama bisnis internasional, terdapat berbagai dokumen yang membutuhkan persetujuan dari pihak-pihak yang berada di negara berbeda. Penggunaan tanda tangan elektronik dapat membantu mempercepat proses penandatanganan tanpa harus mengirimkan dokumen fisik secara berulang.

Beberapa dokumen yang umumnya membutuhkan tanda tangan lintas negara, antara lain:

• Perjanjian kerja sama (business partnership agreement): Dokumen yang mengatur hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing-masing pihak dalam menjalankan kerja sama bisnis.
• Kontrak investasi: Dokumen yang memuat kesepakatan mengenai penanaman modal, pembagian kepemilikan, serta ketentuan investasi lainnya.
• Nota kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU): Dokumen yang berisi kesepahaman awal antara perusahaan asing dan mitra bisnis di Indonesia.
• Perjanjian distribusi: Dokumen yang mengatur kerja sama distribusi produk atau layanan antara perusahaan dari negara berbeda.
• Perjanjian dengan vendor internasional: Dokumen yang mengatur penyediaan barang atau jasa oleh mitra bisnis dari luar negeri.
• Dokumen ketenagakerjaan: Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara perusahaan dan tenaga kerja asing (TKA), sepanjang jenis dokumen tersebut memperbolehkan penggunaan tanda tangan elektronik.

Meskipun demikian, tidak semua dokumen dapat dibuat atau ditandatangani secara elektronik. Pasal 5 ayat (4) UU ITE mengecualikan dokumen yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis atau akta notaril maupun akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Oleh karena itu, dokumen yang membutuhkan bentuk akta autentik, seperti akta notaris atau akta PPAT, harus mengikuti persyaratan formal dan prosedur khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Penggunaan tanda tangan elektronik tidak dapat secara otomatis menggantikan seluruh prosedur tersebut.

Proses Verifikasi Identitas bagi WNA dan Perusahaan Asing

Sebelum menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, pemohon perlu melalui proses verifikasi identitas oleh PSrE. Tahapan ini bertujuan memastikan bahwa sertifikat elektronik diterbitkan kepada pihak yang benar dan digunakan sesuai kewenangannya.

Proses verifikasi dapat berbeda bergantung pada jenis pemohon, tingkat sertifikat elektronik, serta kebijakan dan prosedur PSrE yang digunakan.

Secara umum, terdapat beberapa informasi dan dokumen yang dapat diperlukan dalam proses tersebut.

1. Verifikasi Identitas WNA

Bagi WNA yang mengajukan sertifikat elektronik atas nama pribadi, identitas menjadi aspek utama yang perlu diverifikasi. Salah satu dokumen yang dapat digunakan adalah paspor yang masih berlaku.

Selain itu, PSrE dapat meminta informasi atau dokumen pendukung lainnya untuk memastikan keaslian identitas pemohon.

2. Verifikasi Identitas Badan Usaha Asing

Untuk badan usaha asing, proses verifikasi tidak hanya berfokus pada individu yang mengajukan permohonan, tetapi juga identitas dan legalitas perusahaan.

Dokumen pendukung yang dapat diminta antara lain:

• Certificate of Incorporation atau dokumen pendirian perusahaan dari negara asal.
• Informasi mengenai alamat dan identitas badan usaha.
• Dokumen yang menunjukkan struktur atau pihak yang berwenang mewakili perusahaan.
• Surat kuasa atau dokumen otorisasi apabila permohonan dilakukan oleh perwakilan perusahaan.

3. Verifikasi Kewenangan Penanda Tangan

Selain memastikan identitas individu dan badan usaha, PSrE atau pihak terkait perlu memastikan kewenangan orang yang melakukan penandatanganan.

Sebagai contoh, apabila seorang manajer menandatangani kontrak atas nama perusahaan, perlu dipastikan bahwa ia memiliki otorisasi yang sesuai. Hal ini penting untuk menghindari penggunaan sertifikat elektronik oleh pihak yang tidak berwenang.

Perlu diperhatikan bahwa dokumen di atas merupakan gambaran umum, bukan daftar persyaratan baku untuk seluruh PSrE. Persyaratan sebenarnya dapat berbeda sesuai prosedur verifikasi dan jenis layanan yang digunakan. Dokumen asing juga dapat memerlukan penerjemahan tersumpah, legalisasi, atau apostille apabila diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku.

Setelah proses verifikasi berhasil, PSrE dapat menerbitkan sertifikat elektronik sesuai permohonan. Sertifikat tersebut digunakan untuk mendukung proses autentikasi penanda tangan dan verifikasi keabsahan tanda tangan elektronik.

Mengapa Tanda Tangan Elektronik Penting untuk Bisnis Cross-Border?

Dalam bisnis lintas negara, proses administrasi yang melibatkan banyak pihak dapat memengaruhi kecepatan pengambilan keputusan. Pengiriman dokumen fisik, perbedaan zona waktu, dan keterbatasan jarak geografis sering kali membuat proses penandatanganan membutuhkan waktu lebih lama.

Penggunaan tanda tangan elektronik dapat menjadi solusi untuk menyederhanakan proses tersebut. Selain membantu meningkatkan efisiensi, TTE tersertifikasi juga mendukung keamanan dan kepastian dalam pengelolaan dokumen bisnis.

Berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan.

1. Mempercepat Proses Penandatanganan Dokumen

Perusahaan tidak perlu selalu mencetak dan mengirimkan dokumen fisik ke negara lain hanya untuk mendapatkan tanda tangan. Dokumen dapat diproses secara elektronik sehingga pihak-pihak yang terlibat dapat melakukan penandatanganan dari lokasi masing-masing.

2. Mendukung Kepastian Hukum

Tanda tangan elektronik yang memenuhi persyaratan UU ITE memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah. Penggunaan TTE tersertifikasi juga membantu memastikan identitas penanda tangan dan menjaga integritas dokumen.

Namun, keabsahan suatu perjanjian tidak hanya ditentukan oleh tanda tangannya. Isi perjanjian, kecakapan para pihak, kewenangan penanda tangan, serta persyaratan hukum lainnya tetap harus diperhatikan.

3. Meningkatkan Keamanan Dokumen

TTE tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik dan mekanisme kriptografi untuk mendukung autentikasi serta mendeteksi perubahan terhadap dokumen setelah ditandatangani.

Beberapa sistem juga menyediakan pencatatan aktivitas atau audit trail yang dapat membantu perusahaan menelusuri proses penandatanganan.

4. Menghemat Waktu dan Biaya Operasional

Penggunaan dokumen elektronik dapat mengurangi kebutuhan pencetakan, pengiriman dokumen fisik, dan pengelolaan arsip secara manual. Hal ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan biaya administrasi, terutama ketika harus memproses banyak dokumen dengan mitra bisnis di berbagai negara.

Dengan berbagai manfaat tersebut, tanda tangan elektronik dapat menjadi bagian penting dari transformasi administrasi perusahaan yang menjalankan aktivitas bisnis lintas negara.

Solusi Tanda Tangan Elektronik Lintas Negara Bersama Vinotek

Mengelola dokumen bisnis lintas negara membutuhkan proses yang praktis sekaligus memperhatikan aspek legalitas dan keamanan. Salah satu langkah yang dapat dilakukan perusahaan adalah menggunakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah memenuhi ketentuan di Indonesia.

Sebagai PSrE, Vinotek menyediakan layanan sertifikat elektronik dan tanda tangan digital untuk mendukung kebutuhan autentikasi serta penandatanganan dokumen elektronik. Untuk kebutuhan WNA dan perusahaan asing, ketersediaan layanan serta persyaratan verifikasi dapat dikonsultasikan terlebih dahulu sesuai jenis pemohon dan dokumen yang akan digunakan.

Melalui pemanfaatan tanda tangan elektronik, proses penandatanganan dokumen bisnis dapat dilakukan secara lebih efisien tanpa harus selalu bergantung pada pengiriman berkas fisik. Vinotek juga menyediakan dukungan integrasi API untuk kebutuhan perusahaan yang ingin menghubungkan layanan tanda tangan elektronik dengan sistem internalnya.

Jika perusahaan Anda memiliki kebutuhan penandatanganan dokumen lintas negara, pastikan prosesnya menggunakan mekanisme yang sesuai dengan regulasi Indonesia dan ketentuan hukum negara terkait.

Konsultasikan kebutuhan tanda tangan elektronik bisnis Anda bersama Vinotek untuk mendapatkan informasi mengenai layanan, proses verifikasi, dan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.