Approval dokumen merupakan tahapan penting dalam berbagai proses bisnis. Mulai dari kontrak kerja, purchase order (PO), invoice, hingga perjanjian kerja sama, hampir semua dokumen memerlukan persetujuan sebelum dapat diproses lebih lanjut.

Namun, masih banyak perusahaan yang menghadapi proses approval yang memakan waktu berhari-hari, bahkan berminggu-minggu. Dampaknya tidak hanya menghambat operasional, tetapi juga dapat menunda pembayaran, memperlambat pengambilan keputusan, hingga mengurangi produktivitas tim.

Lalu, apa saja penyebab approval dokumen selalu lama? Simak penjelasannya berikut ini.

1. Proses Persetujuan Masih Dilakukan secara Manual

Banyak perusahaan yang masih mengandalkan dokumen fisik dan tanda tangan basah dalam proses approval. Cara kerja ini membuat setiap dokumen harus berpindah dari satu pihak ke pihak lain sebelum akhirnya disetujui.

Beberapa proses yang sering memakan waktu meliputi:

• mencetak dokumen sebelum ditandatangani;
• mengirim dokumen secara fisik atau melalui kurir;
• menunggu penandatangan hadir di kantor;
• melakukan pemindaian (scan) dokumen setelah ditandatangani.

Semakin banyak proses manual yang dilakukan, semakin lama pula dokumen dapat diselesaikan.

2. Alur Approval Terlalu Panjang

Pada perusahaan dengan struktur organisasi yang besar, satu dokumen sering kali harus melalui beberapa tingkat persetujuan.

Sebagai contoh:

• staf membuat dokumen;
• supervisor melakukan pengecekan;
• manager memberikan persetujuan;
• kepala divisi melakukan review;
• direktur memberikan persetujuan akhir.

Meskipun penting untuk menjaga kontrol internal, alur persetujuan yang terlalu panjang dapat menjadi hambatan apabila tidak dikelola dengan baik.

3. Penanggung Jawab Tidak Selalu Berada di Tempat

Approval sering tertunda karena pihak yang berwenang sedang:

• menghadiri rapat;
• melakukan perjalanan dinas;
• bekerja secara hybrid atau remote;
• mengambil cuti.

Jika perusahaan masih mengandalkan tanda tangan fisik, dokumen harus menunggu hingga pihak tersebut kembali, sehingga proses bisnis ikut tertunda.

4. Status Dokumen Sulit Dipantau

Masih banyak perusahaan yang mengirim dokumen melalui email atau aplikasi chat tanpa sistem pelacakan yang jelas.

Akibatnya:

• sulit mengetahui siapa yang sedang memegang dokumen;
• tidak ada informasi apakah dokumen sudah dibaca atau belum;
• tim harus berulang kali melakukan follow up;
• proses approval menjadi kurang transparan.

Kondisi ini sering menyebabkan keterlambatan yang sebenarnya dapat dihindari.

Baca Juga: Cara Mengetahui Tanda Tangan Dipalsukan AI, Kenali Cirinya!

5. Terjadi Revisi Dokumen Berulang

Dokumen yang belum final terkadang sudah dikirim untuk mendapatkan persetujuan. Hal ini dapat menyebabkan:

• revisi dilakukan berkali-kali;
• approval harus diulang dari awal;
• muncul banyak versi dokumen yang membingungkan.

Semakin sering revisi terjadi, semakin panjang pula waktu yang dibutuhkan hingga dokumen selesai.

6. Belum Memiliki Workflow Approval yang Jelas

Setiap divisi terkadang memiliki prosedur approval yang berbeda. Misalnya:

• sebagian menggunakan email;
• sebagian menggunakan aplikasi chat;
• sebagian meminta tanda tangan langsung;
• sebagian lagi menggunakan spreadsheet.

Perbedaan proses tersebut membuat koordinasi menjadi lebih rumit dan meningkatkan risiko miskomunikasi.

7. Follow Up Approval Masih Dilakukan secara Manual

Tidak sedikit karyawan yang harus mengingatkan approver secara terus-menerus agar dokumen segera diproses. Biasanya dilakukan melalui:

• email;
• WhatsApp;
• telepon;
• atau mendatangi langsung pihak terkait.

Selain menyita waktu, cara ini juga kurang efektif ketika approver harus menangani banyak dokumen sekaligus.

Dampak Approval Dokumen yang Terlalu Lama

Proses approval yang lambat dapat memengaruhi berbagai aspek operasional perusahaan. Beberapa dampak yang sering terjadi, antara lain:

• proses bisnis menjadi lebih lambat;
• pembayaran kepada vendor tertunda;
• proyek tidak dapat segera dijalankan;
• pelayanan kepada pelanggan ikut terhambat;
• produktivitas karyawan menurun;
• peluang bisnis berisiko terlewat.

Semakin lama dokumen menunggu persetujuan, semakin besar pula dampak yang ditimbulkan terhadap kinerja perusahaan.

Bagaimana Cara Mempercepat Proses Approval Dokumen?

Salah satu cara yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan mendigitalisasi proses approval dokumen. Dengan sistem yang terintegrasi, proses persetujuan tidak lagi bergantung pada dokumen fisik atau keberadaan penandatangan di lokasi tertentu.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• menerapkan workflow approval yang terstruktur;
• menggunakan tanda tangan digital agar persetujuan dapat dilakukan dari mana saja;
• mengirim notifikasi otomatis kepada pihak yang harus memberikan approval;
• memantau status persetujuan secara real-time;
• menyimpan riwayat approval dan audit trail dalam satu sistem.

Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses approval, Vinotek menyediakan solusi tanda tangan digital yang dirancang untuk mempercepat alur persetujuan dokumen secara aman dan efisien.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek juga dilengkapi dengan berbagai fitur, di antaranya sebagai berikut:

• Alur persetujuan berlapis (multi-level approval) yang dapat disesuaikan dengan struktur dan kebijakan internal perusahaan.
• Time-stamping dan audit trail otomatis sehingga setiap aktivitas penandatanganan tercatat secara akurat dan mudah ditelusuri.
• Integritas dokumen yang terjamin melalui teknologi kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas untuk membantu mendeteksi perubahan setelah dokumen ditandatangani.
• Integrasi API dengan sistem internal perusahaan, seperti ERP, HRIS, maupun aplikasi bisnis lainnya sehingga proses approval dapat berjalan lebih otomatis.
• Pilihan implementasi cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan pengelolaan data dengan kebijakan keamanan internal.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga kerahasiaan, integritas, dan keaslian dokumen digital.

Dengan fitur-fitur tersebut, proses approval tidak lagi bergantung pada perpindahan dokumen secara fisik. Persetujuan dapat dilakukan kapan saja dan dari mana saja, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan efisien.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Pemalsuan Tanda Tangan dengan AI: Risiko & Cara Mencegahnya

FAQ Seputar Approval Dokumen Lama

1. Kenapa proses approval dokumen bisa memakan waktu lama?

Proses approval biasanya menjadi lama karena masih dilakukan secara manual, melibatkan banyak pihak, menggunakan tanda tangan fisik, atau belum memiliki alur persetujuan (workflow) yang jelas.

2. Apa dampak approval dokumen yang terlambat bagi perusahaan?

Approval yang terlambat dapat menghambat operasional, menunda pembayaran kepada vendor, memperlambat pengambilan keputusan, mengganggu layanan kepada pelanggan, hingga menyebabkan perusahaan kehilangan peluang bisnis.

3. Bagaimana cara mempercepat proses approval dokumen?

Perusahaan dapat menerapkan workflow approval yang terstruktur, menggunakan tanda tangan digital, mengaktifkan notifikasi otomatis, serta memanfaatkan sistem yang memungkinkan pemantauan status approval secara real-time.

4. Apakah tanda tangan digital dapat digunakan untuk proses approval dokumen?

Ya. Tanda tangan digital dapat digunakan untuk mempercepat proses approval dokumen selama menggunakan layanan dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang diakui di Indonesia, sehingga keamanan dan keabsahan dokumen tetap terjaga.

5. Dokumen apa saja yang cocok menggunakan tanda tangan digital untuk approval?

Tanda tangan digital dapat digunakan untuk berbagai dokumen bisnis, seperti kontrak kerja, purchase order (PO), invoice, surat perjanjian, nota kesepahaman (MoU), perjanjian kerja sama (PKS), hingga dokumen persetujuan internal perusahaan.