Dalam menjalankan bisnis, perusahaan sering kali perlu membagikan informasi internal kepada karyawan, vendor, konsultan, atau mitra bisnis. Informasi tersebut dapat berupa strategi pemasaran, data pelanggan, laporan keuangan, hingga rencana pengembangan produk yang belum dipublikasikan.

Untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut, perusahaan dapat menggunakan Non-Disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan. Dokumen ini mengatur kewajiban para pihak dalam melindungi dan menggunakan informasi sesuai kesepakatan.

Lantas, seperti apa contoh NDA perusahaan yang tepat? Berikut struktur, klausul penting, dan cara membuatnya sesuai kebutuhan bisnis.

Apa Itu NDA Perusahaan?

NDA perusahaan adalah perjanjian yang mengatur kewajiban pihak-pihak yang terlibat untuk menjaga kerahasiaan informasi tertentu. Dokumen ini dapat digunakan ketika perusahaan menjajaki kerja sama, merekrut tenaga profesional, atau memberikan akses informasi kepada pihak eksternal.

Di Indonesia, perlindungan rahasia dagang diatur dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang. NDA dapat menjadi salah satu upaya untuk mengatur kewajiban kerahasiaan, tetapi tidak otomatis membuat seluruh informasi yang tercantum di dalamnya memenuhi kriteria rahasia dagang.

Informasi yang dapat diatur dalam NDA, antara lain:

• Informasi bisnis: strategi pemasaran, rencana ekspansi, dan proyeksi penjualan.
• Data pelanggan: daftar pelanggan dan informasi transaksi.
• Informasi teknis: rancangan produk, kode sumber, dan dokumentasi sistem.
• Informasi keuangan: laporan internal dan struktur biaya.
• Informasi kerja sama: proposal, hasil negosiasi, dan dokumen proyek.

Struktur NDA Perusahaan yang Perlu Diperhatikan

NDA tidak harus selalu panjang. Hal terpenting adalah setiap klausul menjelaskan informasi yang dilindungi, kewajiban para pihak, serta batas penggunaan informasi secara jelas.

Berikut bagian yang perlu dipertimbangkan ketika menyusun NDA perusahaan:

1. Identitas Para Pihak

Bagian ini menjelaskan pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian, termasuk perusahaan dan perwakilan yang berwenang menandatanganinya. Informasi yang perlu dicantumkan meliputi:

• Nama dan alamat perusahaan.
• Nama serta jabatan perwakilan.
• Kedudukan masing-masing pihak dalam perjanjian.

2. Tujuan Perjanjian dan Informasi Rahasia

NDA perlu menjelaskan tujuan pembagian informasi serta kategori informasi yang harus dilindungi. Rumusan yang jelas membantu mencegah perbedaan penafsiran mengenai penggunaan informasi.

Informasi yang dapat dicakup meliputi dokumen internal, data teknis, strategi bisnis, dan informasi keuangan. Perusahaan juga perlu mengatur pengecualian, seperti informasi yang telah tersedia untuk umum bukan akibat pelanggaran perjanjian.

Baca Juga: Apa Saja Dokumen Perusahaan yang Dikelola Tim Legal?

3. Hak dan Kewajiban Para Pihak

Bagian ini mengatur tindakan yang diperbolehkan dan dilarang selama perjanjian berlaku. Misalnya, vendor hanya boleh menggunakan dokumen perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan yang disepakati.

Ketentuan yang dapat dimasukkan meliputi:

• Larangan mengungkapkan informasi kepada pihak yang tidak berwenang.
• Pembatasan penggunaan informasi sesuai tujuan perjanjian.
• Kewajiban menjaga keamanan dokumen.
• Prosedur pemberitahuan jika terjadi dugaan kebocoran informasi.

4. Jangka Waktu dan Pengelolaan Informasi

NDA perlu menjelaskan masa berlaku perjanjian serta durasi kewajiban kerahasiaan. Kedua periode tersebut dapat berbeda sesuai kebutuhan kerja sama.

Perusahaan juga dapat mengatur pengembalian atau penghapusan informasi setelah kerja sama berakhir, termasuk pengecualian untuk dokumen yang wajib disimpan berdasarkan hukum yang berlaku.

5. Pelanggaran dan Penyelesaian Sengketa

Bagian ini menjelaskan mekanisme yang dapat ditempuh apabila salah satu pihak melanggar perjanjian. Ketentuan dapat mencakup pemberitahuan pelanggaran, upaya penanganan, dan mekanisme penyelesaian sengketa sesuai kesepakatan serta hukum yang berlaku.

Contoh NDA Perusahaan yang Dapat Dijadikan Referensi

Berikut ilustrasi sederhana NDA untuk dua perusahaan yang sedang menjajaki kerja sama. Contoh ini merupakan referensi awal dan perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis sebelum digunakan.

Cara Membuat NDA Perusahaan yang Tepat

Menyusun NDA bukan sekadar mengisi identitas pada template. Perusahaan perlu memastikan isi perjanjian sesuai dengan informasi yang dibagikan dan risiko kerja sama.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan meliputi:

• Identifikasi informasi rahasia: tentukan data dan dokumen yang perlu dilindungi serta tujuan pemberian akses.
• Tentukan jenis NDA: gunakan NDA satu arah jika hanya satu pihak mengungkapkan informasi, atau mutual NDA jika kedua pihak saling membagikan informasi rahasia.
• Sesuaikan klausul: atur kewajiban, pengecualian, jangka waktu, dan pengelolaan informasi sesuai kebutuhan.
• Periksa dokumen: pastikan identitas, kewenangan perwakilan, dan seluruh ketentuan telah diperiksa sebelum penandatanganan.
• Kelola penyimpanan: simpan dokumen final dan atur aksesnya agar hanya dapat digunakan oleh pihak yang berwenang.

Tanda Tangan Elektronik untuk NDA Perusahaan

Proses penandatanganan manual dapat menambah pekerjaan administratif, terutama jika perusahaan perlu memproses banyak dokumen atau melibatkan pihak di lokasi berbeda. Tanda tangan elektronik pun bisa menjadi alternatif untuk mendukung proses penandatanganan secara digital.

Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia sendiri diatur dalam UU ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019. Karena itu, perusahaan perlu memastikan metode yang digunakan memenuhi persyaratan hukum yang relevan.

Salah satu penyedia layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang patut dipertimbangkan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek. ViTEK menyediakan fitur yang mendukung kebutuhan penandatanganan dan pengelolaan dokumen, antara lain:

• Bulk Signing: menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step dan Hierarki Approval: mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi.
• Audit Trail: mencatat aktivitas dokumen, termasuk informasi waktu dan lokasi jika tersedia.
• Multi-User dan Role Management: mengelola pengguna serta hak akses.
• Integrasi API: menghubungkan sistem internal perusahaan dengan modul tanda tangan digital.
• Instalasi On-Premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan.
• Post Quantum Cryptography (PQC): mendukung pendekatan kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum, sesuai implementasi yang tersedia.

Fitur tersebut dapat membantu perusahaan menyesuaikan proses penandatanganan dengan kebutuhan operasional, mulai dari pengelolaan persetujuan hingga pemrosesan dokumen dalam jumlah besar.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Dokumen NDA: Definisi, Jenis, dan Cara Mengelolanya

FAQ Seputar Contoh NDA Perusahaan

1. Apa saja isi NDA perusahaan?

NDA perusahaan umumnya memuat identitas para pihak, informasi rahasia, kewajiban kerahasiaan, jangka waktu, konsekuensi pelanggaran, dan mekanisme penyelesaian sengketa.

2. Bagaimana contoh NDA perusahaan yang tepat?

Contoh NDA perusahaan yang tepat mencantumkan informasi yang dilindungi, tujuan penggunaan informasi, hak dan kewajiban para pihak, serta ketentuan kerahasiaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

3. Apakah NDA perusahaan harus menggunakan meterai?

Penggunaan meterai perlu disesuaikan dengan ketentuan bea meterai yang berlaku. Meterai bukan satu-satunya faktor yang menentukan sah atau tidaknya suatu perjanjian.

4. Apakah NDA perusahaan bisa ditandatangani secara elektronik?

Ya, NDA dapat ditandatangani secara elektronik sepanjang memenuhi persyaratan hukum yang berlaku. Perusahaan perlu memastikan metode penandatanganan dan bukti elektroniknya dikelola dengan baik.

5. Apakah perusahaan boleh menggunakan template NDA dari internet?

Boleh sebagai referensi awal. Namun, perusahaan perlu menyesuaikan klausul, jangka waktu, dan kewajiban para pihak dengan kebutuhan kerja sama sebelum menandatangani dokumen.