Kontrak kerja merupakan dokumen penting yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Dokumen ini memuat kesepakatan mengenai pekerjaan, upah, hak dan kewajiban, serta ketentuan lain yang perlu dipahami kedua belah pihak.

Seiring perkembangan teknologi, perusahaan dapat membuat dan menandatangani kontrak kerja secara elektronik tanpa harus mencetak dokumen atau bertemu langsung dengan karyawan. Cara ini membantu mempercepat proses administrasi, terutama bagi perusahaan yang merekrut karyawan dari lokasi berbeda.

Namun, perusahaan tetap perlu memastikan kontrak kerja elektronik memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Lantas, seperti apa contoh kontrak kerja elektronik yang sah dan bagaimana cara membuatnya?

Apa Itu Kontrak Kerja Elektronik?

Kontrak kerja elektronik adalah perjanjian kerja yang dibuat atau ditandatangani melalui sistem elektronik. Fungsinya sama dengan kontrak kerja berbentuk cetak, yaitu menjadi dasar kesepakatan antara perusahaan dan karyawan.

Melalui proses digital, perusahaan dapat mengirimkan dokumen, meminta persetujuan, melakukan penandatanganan elektronik, dan menyimpan kontrak final secara elektronik. Meski demikian, penggunaan format digital tidak menghilangkan kewajiban untuk memenuhi ketentuan ketenagakerjaan.

Beberapa karakteristik kontrak kerja elektronik meliputi:

• Berbentuk dokumen digital, seperti PDF atau dokumen pada platform pengelolaan kontrak.
• Memuat kesepakatan para pihak, termasuk perusahaan dan karyawan.
• Dapat ditandatangani secara elektronik menggunakan metode yang sesuai dengan ketentuan berlaku.
• Dapat disimpan secara digital sehingga lebih mudah dicari dan diakses kembali.

Apakah Kontrak Kerja Elektronik Sah Menurut Hukum?

Kontrak kerja elektronik dapat memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi persyaratan yang berlaku. Salah satu dasar hukumnya adalah Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Pasal 46 mengatur persyaratan sahnya kontrak elektronik, termasuk kesepakatan para pihak, kecakapan atau kewenangan, objek tertentu, serta objek transaksi yang tidak bertentangan dengan hukum.

Selain itu, Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengatur pengakuan terhadap informasi dan dokumen elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai ketentuan yang berlaku.

Dalam konteks ketenagakerjaan, perusahaan juga perlu memperhatikan Undang-Undang Ketenagakerjaan beserta perubahannya dan peraturan pelaksananya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Persetujuan para pihak: perusahaan dan karyawan memahami serta menyetujui isi perjanjian.
• Identitas dan kewenangan: identitas karyawan dan pihak perusahaan yang menandatangani kontrak dapat dipastikan.
• Isi perjanjian: klausul kontrak sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan.
• Keutuhan dokumen: dokumen final dan proses persetujuannya dapat diverifikasi.

Penggunaan tanda tangan elektronik saja tidak otomatis membuat seluruh isi kontrak sah. Keabsahan perjanjian tetap bergantung pada pemenuhan persyaratan hukum yang relevan.

Baca Juga: Cara Mengelola Kontrak dan Sertifikat Vendor secara Digital

Contoh Kontrak Kerja Elektronik yang Sah

Berikut contoh sederhana Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang dapat dijadikan referensi awal. Isi dokumen perlu disesuaikan dengan jenis hubungan kerja dan ketentuan yang berlaku.

Catatan: Contoh ini hanya ilustrasi dan bukan dokumen hukum siap pakai. Perusahaan perlu menyesuaikan isi kontrak dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku, termasuk persyaratan tertulis, isi minimum PKWT, pencatatan, dan hak pekerja.

Apa Saja yang Harus Ada dalam Kontrak Kerja Elektronik?

Kontrak kerja elektronik tetap membutuhkan struktur dan isi yang jelas. Untuk PKWT, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan mengenai identitas para pihak, jabatan atau jenis pekerjaan, tempat pekerjaan, besaran dan cara pembayaran upah, hak dan kewajiban, jangka waktu, serta tempat dan tanggal perjanjian dibuat.

Beberapa unsur yang perlu diperiksa meliputi:

• Identitas para pihak: mencantumkan informasi perusahaan dan karyawan.
• Jabatan dan pekerjaan: menjelaskan posisi serta tanggung jawab karyawan.
• Jangka waktu: disesuaikan dengan jenis perjanjian dan ketentuan yang berlaku.
• Upah dan pembayaran: menjelaskan besaran upah serta mekanisme pembayarannya.
• Hak dan kewajiban: mengatur tanggung jawab kedua belah pihak.
• Penandatanganan dan penyimpanan: memastikan persetujuan dapat dibuktikan dan dokumen final tersimpan dengan baik.

Perusahaan juga perlu membedakan PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) karena keduanya memiliki ketentuan yang berbeda.

Bagaimana Cara Membuat dan Menandatangani Kontrak Kerja Elektronik?

Pembuatan kontrak kerja elektronik dapat dilakukan melalui beberapa tahapan. Perusahaan perlu memeriksa isi dokumen sebelum mengirimkannya kepada karyawan untuk disetujui dan ditandatangani.

Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan:

• Susun dokumen kontrak: siapkan perjanjian sesuai jabatan dan jenis hubungan kerja.
• Periksa isi perjanjian: pastikan identitas, upah, jangka waktu, serta hak dan kewajiban telah dicantumkan dengan benar.
• Kirim dokumen: gunakan saluran elektronik yang sesuai untuk menyampaikan kontrak kepada karyawan.
• Lakukan penandatanganan elektronik: gunakan metode yang mendukung proses persetujuan dan verifikasi dokumen.
• Verifikasi dan simpan dokumen final: pastikan dokumen yang tersimpan merupakan versi yang telah disetujui dan ditandatangani.

Untuk mempermudah proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, yaitu layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk dokumen perusahaan maupun personal.

ViTEK menyediakan sejumlah fitur pendukung pengelolaan dokumen digital, antara lain:

• Bulk Signing: menandatangani banyak dokumen digital sekaligus dalam satu proses.
• Multi-step & Hierarki Approval: mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Audit Trail & Jejak Digital: mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk informasi waktu atau timestamp.
• Multi-User & Role Management: mengatur pengguna dan hak akses sesuai kebutuhan organisasi.
• Integrasi API Fleksibel: menghubungkan modul tanda tangan digital dengan sistem internal, seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan untuk mendukung kebutuhan pengelolaan data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC): menggunakan teknologi kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan proses penandatanganan dan pengelolaan kontrak digital dengan kebutuhan operasionalnya. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Finalisasi Kontrak Tanpa Ribet: Solusi Digital bagi Tim Legal

FAQ Seputar Contoh Kontrak Elektronik

1. Apakah kontrak kerja elektronik sah menurut hukum?

Ya, kontrak kerja elektronik dapat sah secara hukum selama memenuhi persyaratan perjanjian dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Apa saja isi kontrak kerja elektronik?

Kontrak kerja elektronik umumnya memuat identitas para pihak, jabatan, jangka waktu kerja, upah, hak dan kewajiban, serta ketentuan penandatanganan. Isi kontrak perlu disesuaikan dengan jenis perjanjian kerja.

3. Apakah kontrak kerja elektronik harus ditandatangani secara digital?

Kontrak dapat menggunakan tanda tangan elektronik sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk PKWT, perusahaan juga perlu memenuhi persyaratan perjanjian kerja tertulis berdasarkan peraturan ketenagakerjaan.

4. Apakah kontrak kerja elektronik dalam format PDF sah?

Format PDF dapat digunakan sebagai dokumen kontrak elektronik. Namun, format file saja tidak menjamin keabsahannya. Isi perjanjian, persetujuan para pihak, dan pemenuhan persyaratan hukum tetap perlu diperhatikan.

5. Bagaimana cara menandatangani kontrak kerja elektronik?

Perusahaan dapat menggunakan platform tanda tangan elektronik, seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek. Layanan ini mendukung penandatanganan dokumen digital serta menyediakan fitur pengelolaan persetujuan dan jejak aktivitas dokumen.