Waktu menjadi salah satu faktor penting dalam menjalankan bisnis. Proses administrasi yang terlalu panjang, seperti mencetak dokumen, meminta tanda tangan, dan mengirim berkas, dapat menghambat produktivitas karyawan. Jika terjadi berulang kali, pekerjaan administratif dapat menyita waktu yang seharusnya digunakan untuk kegiatan bisnis lainnya.

Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah tanda tangan elektronik (TTE). Teknologi ini memungkinkan dokumen ditandatangani secara digital sehingga perusahaan dapat menyederhanakan proses administrasi dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.

Lantas, bagaimana cara menghemat waktu operasional bisnis dengan TTE? Simak penjelasannya berikut ini.

Mengapa Administrasi Bisnis Bisa Memakan Waktu?

Proses administrasi yang masih dilakukan secara manual sering kali melibatkan banyak tahapan. Dokumen harus dicetak, diperiksa, diserahkan kepada pihak yang berwenang, kemudian dikirim kembali jika membutuhkan tanda tangan dari beberapa pihak.

Proses tersebut dapat menjadi semakin panjang ketika penandatangan berada di lokasi berbeda atau memiliki jadwal yang sulit disesuaikan. Beberapa kendala yang sering terjadi meliputi:

• Pencetakan dokumen: Membutuhkan kertas, tinta, dan perangkat pencetak.
• Penyesuaian jadwal: Penandatanganan tertunda karena pihak terkait tidak berada di kantor.
• Pengiriman berkas: Dokumen fisik membutuhkan waktu untuk sampai ke tujuan.
• Pengelolaan dokumen: Berkas berisiko tercecer atau sulit ditemukan jika tidak diarsipkan dengan baik.
• Penandatanganan berulang: Banyak dokumen harus diproses satu per satu.

Penggunaan TTE dapat membantu menyederhanakan tahapan tersebut agar proses administrasi berjalan lebih efisien.

Baca Juga: Benarkah Harga TTE Lebih Mahal daripada Cetak Dokumen?

5 Cara Menghemat Waktu Operasional Bisnis dengan TTE

TTE dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang. Berikut beberapa penerapannya dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

1. Mengurangi Proses Cetak dan Pengiriman Dokumen

Dokumen seperti kontrak kerja sama, surat penawaran, dan formulir persetujuan tidak selalu harus dicetak untuk ditandatangani. Dengan TTE, perusahaan dapat memproses dokumen secara digital sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:

• Mengurangi kebutuhan pencetakan dokumen.
• Meminimalkan pengiriman berkas fisik.
• Mempermudah distribusi dokumen kepada pihak terkait.

2. Mempercepat Penandatanganan Jarak Jauh

Perusahaan yang bekerja sama dengan mitra di kota berbeda tidak harus selalu mengatur pertemuan tatap muka hanya untuk menandatangani dokumen. TTE memungkinkan penandatanganan dilakukan dari lokasi masing-masing melalui layanan yang sesuai.

Penerapannya dapat membantu proses berikut:

• Penandatanganan kontrak antarkota.
• Persetujuan dokumen oleh pimpinan yang sedang melakukan perjalanan dinas.
• Penandatanganan dokumen oleh karyawan jarak jauh.

3. Menyederhanakan Alur Persetujuan

Dokumen perusahaan terkadang harus melewati beberapa tahapan persetujuan sebelum ditandatangani. Dengan layanan TTE yang mendukung pengaturan alur persetujuan, perusahaan dapat menyusun proses berdasarkan struktur organisasi.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• Menentukan urutan penandatanganan.
• Menetapkan pihak yang bertanggung jawab.
• Memanfaatkan notifikasi dan pemantauan status dokumen jika tersedia.

4. Mengurangi Pekerjaan Administratif Berulang

Pekerjaan seperti mencetak salinan, menghubungi penandatangan, dan memeriksa status dokumen dapat menyita waktu jika dilakukan berulang kali. TTE membantu mengurangi sebagian pekerjaan tersebut melalui proses penandatanganan digital.

Perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dengan:

• Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis.
• Menyusun prosedur pengelolaan dokumen yang konsisten.
• Memantau dokumen yang belum selesai ditandatangani.

5. Mempercepat Layanan kepada Pelanggan dan Mitra

Dokumen yang terlambat ditandatangani dapat menghambat penyelesaian kerja sama atau transaksi bisnis. Dengan TTE, perusahaan dapat menyederhanakan proses penandatanganan dokumen dan mempermudah koordinasi dengan pelanggan maupun mitra.

Contoh penerapannya mencakup penandatanganan kontrak, surat penawaran, dan dokumen kerja sama. Meski demikian, kecepatan proses tetap bergantung pada kesiapan dokumen dan persetujuan pihak terkait.

Hemat Waktu Operasional Bisnis dengan TTE Vinotek

Untuk mendukung kebutuhan administrasi digital, Vinotek menghadirkan Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk kebutuhan dokumen perusahaan maupun personal.

ViTEK dilengkapi berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan menyederhanakan proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen, di antaranya:

• Bulk Signing: Memungkinkan penandatanganan banyak dokumen sekaligus melalui satu proses.
• Multi-step & Hierarki Approval: Mengatur alur persetujuan dokumen sesuai struktur organisasi.
• Audit Trail dan Jejak Digital: Mencatat aktivitas dokumen untuk membantu pemantauan dan penelusuran.
• Multi-User & Role Management: Mengelola pengguna dan hak akses sesuai kebutuhan perusahaan.
• Integrasi API Fleksibel: Mendukung integrasi dengan sistem internal seperti ERP, CRM, dan HRIS sesuai kebutuhan teknis.
• Instalasi On-Premise: Menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan.
• Post-Quantum Cryptography (PQC): Menggunakan pendekatan kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum terhadap metode kriptografi tertentu.

Dengan fitur tersebut, perusahaan bisa menyesuaikan penggunaan TTE dengan volume dokumen dan kebutuhan operasionalnya. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Seberapa Hemat TTE Pangkas Biaya Operasional Bisnis?

FAQ Seputar TTE untuk Hemat Waktu

1. Bagaimana TTE menghemat waktu operasional bisnis?

TTE membantu mengurangi tahapan pencetakan, pengiriman dokumen fisik, dan penyesuaian jadwal penandatanganan. Fitur tambahan seperti pengaturan persetujuan dan pemantauan dokumen juga dapat mendukung efisiensi kerja.

2. Apakah TTE bisa digunakan untuk dokumen perusahaan?

TTE dapat digunakan untuk berbagai dokumen bisnis, seperti kontrak kerja sama dan surat penawaran, sepanjang sesuai dengan jenis dokumen serta ketentuan hukum yang berlaku.

3. Apa itu Virtual Teken (ViTEK)?

Virtual Teken (ViTEK) adalah layanan tanda tangan digital dari Vinotek yang menyediakan fitur penandatanganan dokumen, pengaturan persetujuan, pencatatan aktivitas, dan pengelolaan pengguna untuk mendukung kebutuhan administrasi digital.

4. Apakah TTE dapat menghilangkan seluruh pekerjaan administratif?

Tidak. TTE membantu menyederhanakan proses penandatanganan, tetapi pemeriksaan isi dokumen, validasi data, persetujuan internal, dan pengarsipan tetap diperlukan.

5. Bagaimana memilih layanan TTE untuk bisnis?

Pertimbangkan legalitas, keamanan, fitur pengelolaan dokumen, jumlah pengguna, kebutuhan integrasi, dan kesesuaian layanan dengan alur kerja perusahaan.