Surat somasi merupakan teguran yang disampaikan kepada pihak yang dianggap belum memenuhi kewajibannya. Surat ini dapat digunakan dalam persoalan perdata, seperti utang piutang, keterlambatan pembayaran, pelanggaran perjanjian, hingga sengketa kerja sama bisnis.

Surat somasi dapat disusun sendiri tanpa harus menggunakan jasa pengacara. Namun, isinya perlu jelas, didukung bukti yang relevan, dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Berikut panduan cara membuat surat somasi sendiri, dasar hukum yang perlu diketahui, serta contoh formatnya.

Apa Itu Surat Somasi dan Apa Dasar Hukumnya?

Surat somasi adalah surat teguran yang bertujuan meminta pihak tertentu memenuhi kewajiban yang belum dilaksanakan. Dalam hubungan perdata, somasi dapat menjadi salah satu langkah untuk menyatakan bahwa pihak yang memiliki kewajiban telah lalai.

Dasar hukum yang berkaitan dengan somasi terdapat dalam Pasal 1238 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Pasal ini mengatur bahwa debitur dapat dinyatakan lalai melalui surat perintah atau akta sejenis, kecuali jika perikatannya sendiri menetapkan bahwa kelalaian terjadi setelah lewatnya waktu yang ditentukan.

Selain itu, Pasal 1243 KUHPerdata mengatur penggantian biaya, kerugian, dan bunga dalam kondisi tertentu ketika debitur tetap tidak memenuhi perikatannya setelah dinyatakan lalai.

Surat somasi dapat digunakan untuk:

• Meminta pembayaran utang atau tagihan yang telah jatuh tempo.
• Menegur pihak yang tidak memenuhi kewajiban dalam perjanjian.
• Meminta penyelesaian atas pelanggaran kesepakatan bisnis.
• Memberikan kesempatan kepada pihak terkait untuk menyelesaikan kewajibannya.

Ketentuan tersebut tidak berarti semua sengketa wajib melalui somasi dengan prosedur yang sama. Kebutuhan somasi bergantung pada perjanjian dan ketentuan hukum yang relevan.

Baca Juga: Bisakah Tanda Tangan Elektronik Dijadikan Bukti di Pengadilan?

Cara Membuat Surat Somasi Sendiri Tanpa Pengacara

Surat somasi dapat disusun sendiri oleh pihak yang berkepentingan. Pasal 1238 KUHPerdata tidak menetapkan bahwa surat teguran harus dibuat oleh pengacara. Meski demikian, pendampingan hukum tetap layak dipertimbangkan untuk sengketa yang kompleks atau memiliki risiko hukum besar.

Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan:

1. Periksa Perjanjian dan Kumpulkan Bukti

Sebelum membuat surat, periksa kembali perjanjian atau kesepakatan yang menjadi dasar hubungan hukum para pihak. Pastikan kewajiban yang belum dipenuhi, batas waktu pelaksanaan, dan prosedur pemberitahuan yang berlaku.

Siapkan dokumen pendukung, seperti:

• Perjanjian atau kontrak.
• Bukti transaksi, pembayaran, atau tagihan.
• Korespondensi melalui email atau pesan tertulis.
• Kronologi kejadian dan kewajiban yang belum dipenuhi.

Bukti tersebut membantu memastikan bahwa isi somasi didasarkan pada fakta, bukan sekadar asumsi.

2. Cantumkan Identitas Para Pihak

Tuliskan identitas pengirim dan penerima secara jelas agar tidak terjadi kekeliruan mengenai pihak yang berkepentingan.

Informasi yang dapat dicantumkan meliputi:

• Nama lengkap atau nama badan usaha.
• Alamat korespondensi.
• Nama dan jabatan pihak yang mewakili perusahaan, jika relevan.
• Nomor surat dan tanggal pembuatan untuk keperluan administrasi.

Pastikan nama dan alamat penerima sesuai dengan pihak yang memiliki kewajiban berdasarkan hubungan hukum tersebut.

3. Jelaskan Kronologi dan Kewajiban yang Belum Dipenuhi

Uraikan permasalahan secara singkat, objektif, dan berurutan. Cantumkan dasar perjanjian, kewajiban yang belum dilaksanakan, tanggal jatuh tempo, serta jumlah tagihan jika berkaitan dengan pembayaran.

Informasi yang perlu dijelaskan meliputi:

• Dasar hubungan hukum para pihak.
• Kewajiban yang belum dipenuhi.
• Batas waktu yang telah disepakati.
• Bukti yang mendukung tuntutan.

Hindari tuduhan yang tidak didukung bukti agar surat tetap profesional dan fokus pada penyelesaian masalah.

4. Tuliskan Tuntutan dan Tenggat Waktu

Setelah menjelaskan permasalahan, sampaikan tindakan yang diminta secara spesifik. Misalnya, meminta pembayaran tagihan, pelaksanaan kewajiban berdasarkan kontrak, atau tanggapan tertulis untuk menyelesaikan sengketa.

Surat juga sebaiknya menyebutkan tenggat waktu untuk menindaklanjuti tuntutan. Namun, penting dipahami bahwa Pasal 1238 KUHPerdata tidak menetapkan bahwa semua surat somasi harus memberikan tenggat waktu tiga hari, tujuh hari, atau jumlah hari tertentu.

Tenggat waktu perlu ditentukan dengan memperhatikan isi perjanjian, jenis kewajiban, dan ketentuan hukum yang berlaku. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menyusun tuntutan meliputi:

• Nyatakan kewajiban yang diminta secara spesifik.
• Cantumkan jumlah tagihan dan rincian perhitungan jika relevan.
• Tetapkan tenggat waktu yang jelas dan dapat dipahami.
• Periksa apakah kontrak telah menetapkan tenggat atau prosedur pemberitahuan tertentu.
• Jelaskan langkah selanjutnya secara proporsional apabila tuntutan tidak dipenuhi, tanpa menyampaikan ancaman yang tidak memiliki dasar hukum.

5. Periksa dan Tandatangani Surat Somasi

Sebelum ditandatangani, periksa kembali identitas para pihak, kronologi, jumlah tagihan, tuntutan, dan lampiran. Pastikan seluruh informasi sesuai dengan bukti yang tersedia.

Penandatanganan dapat dilakukan secara elektronik menggunakan layanan yang memenuhi ketentuan hukum. Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk dokumen perusahaan maupun personal.

ViTEK menyediakan fitur pendukung pengelolaan dan penandatanganan dokumen, antara lain:

• Variasi bentuk tanda tangan sesuai kebutuhan dokumen.
• Audit trail dan jejak digital untuk mencatat aktivitas dokumen, termasuk informasi waktu yang tersedia.
• Multi-user dan pengaturan hak akses untuk mengelola pengguna.
• Bulk signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step dan hierarki approval untuk mengatur alur persetujuan dokumen.

Tertarik menandatangani surat somasi secara digital dengan lebih praktis? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

6. Kirim Surat dan Simpan Bukti Penyampaian

Kirim surat melalui metode yang sesuai dengan perjanjian dan kebutuhan pembuktian. Pengiriman melalui pos tercatat atau kurir dapat membantu mendokumentasikan proses penyampaian. Jika menggunakan email, simpan salinan surat dan bukti pengiriman.

Hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pastikan alamat penerima benar.
• Simpan bukti pengiriman dan penerimaan jika tersedia.
• Dokumentasikan komunikasi lanjutan.
• Periksa ketentuan kontrak mengenai metode pemberitahuan.

Bukti pengiriman tidak selalu membuktikan bahwa penerima telah membaca surat. Karena itu, simpan seluruh dokumentasi yang relevan.

Contoh Surat Somasi Sendiri Tanpa Pengacara

Berikut contoh sederhana untuk persoalan keterlambatan pembayaran yang dapat disesuaikan dengan kondisi sebenarnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Membuat Surat Somasi

Surat somasi perlu disusun secara cermat agar tidak menimbulkan persoalan baru. Sebelum mengirimkannya, pastikan beberapa hal berikut:

• Periksa perjanjian dan dasar tuntutan.
• Gunakan informasi yang benar dan didukung bukti.
• Tuliskan kewajiban serta tenggat waktu secara jelas.
• Hindari ancaman yang tidak memiliki dasar hukum.
• Simpan salinan surat, bukti penandatanganan, dan dokumentasi pengiriman.

Apabila sengketa melibatkan nilai besar, perjanjian kompleks, atau risiko hukum yang signifikan, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan advokat.

Baca Juga: Bisakah Surat Pinjaman Uang Jadi Bukti di Pengadilan?

FAQ Seputar Surat Somasi

1. Apakah surat somasi bisa dibuat sendiri tanpa pengacara?

Ya, surat somasi dapat dibuat sendiri tanpa pengacara. Pastikan isi surat jelas, tuntutan sesuai dengan permasalahan, dan bukti pendukung tersedia.

2. Apa dasar hukum surat somasi?

Dasar hukum yang berkaitan dengan somasi antara lain Pasal 1238 KUHPerdata tentang kelalaian debitur dan Pasal 1243 KUHPerdata tentang penggantian biaya, kerugian, dan bunga dalam kondisi tertentu.

3. Apakah surat somasi harus dikirim tiga kali?

Tidak selalu. Pasal 1238 KUHPerdata tidak menetapkan bahwa semua somasi harus dikirim tiga kali. Kebutuhan teguran bergantung pada perjanjian dan ketentuan hukum yang berlaku.

4. Berapa hari tenggat waktu dalam surat somasi?

Tidak ada satu tenggat waktu yang berlaku untuk semua somasi. Penentuannya perlu mempertimbangkan isi perjanjian, jenis kewajiban, dan ketentuan hukum yang relevan.

5. Apakah surat somasi bisa ditandatangani secara digital?

Ya, surat somasi dapat ditandatangani secara elektronik jika memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Layanan seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek dapat membantu proses penandatanganan dan dokumentasi digital. Namun, tanda tangan elektronik tidak otomatis menjamin seluruh isi surat memenuhi persyaratan hukum.