Bagi banyak perusahaan, tanda tangan dokumen masih dianggap sebagai bagian kecil dari administrasi. Padahal, ketika dokumen yang perlu ditandatangani mencapai puluhan atau ratusan setiap bulan, proses manual dapat menimbulkan biaya yang terus berulang.

Pengeluaran tersebut bukan hanya untuk kertas dan tinta, tetapi juga mencakup ongkos pengiriman, scanning, penyimpanan, serta waktu karyawan untuk mengirim, memantau, dan mengarsipkan dokumen.

Di sinilah, eSign atau tanda tangan elektronik dapat membantu perusahaan membuat proses administrasi lebih efisien. Dokumen dapat dikirim dan ditandatangani secara digital tanpa melalui proses cetak, kirim, scan, dan kirim kembali.

Lantas, berapa biaya yang sebenarnya bisa dihemat dengan eSign?

Biaya Administrasi Tidak Hanya Berasal dari Kertas

Saat menghitung biaya dokumen, perusahaan sering kali hanya melihat harga kertas dan tinta. Padahal, proses tanda tangan manual melibatkan lebih banyak sumber daya.

Beberapa biaya yang biasanya muncul, antara lain:

• Kertas, tinta, dan biaya pencetakan.
• Pengiriman dokumen fisik.
• Scanning dan pengarsipan.
• Waktu karyawan untuk menyiapkan dan mengirim dokumen.
• Follow-up kepada pihak yang belum menandatangani.
• Penyimpanan dokumen fisik.
• Pencetakan ulang ketika dokumen mengalami perubahan.

Artinya, biaya administrasi sebenarnya tidak berhenti pada biaya mencetak satu dokumen. Ada pula biaya waktu dan operasional yang perlu diperhitungkan.

Bagaimana eSign Membantu Mengurangi Biaya?

eSign memungkinkan dokumen ditandatangani secara elektronik tanpa perlu dipindahkan dalam bentuk fisik. Proses ini dapat membantu mengurangi sejumlah biaya yang sebelumnya muncul berulang.

Beberapa manfaatnya meliputi:

• Mengurangi biaya cetak karena dokumen tidak selalu perlu dibuat dalam bentuk fisik.
• Mengurangi biaya pengiriman karena dokumen dapat dikirim secara digital.
• Menghemat waktu karyawan untuk proses pengiriman, follow-up, dan pengarsipan.
• Mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik karena dokumen dapat dikelola secara digital.
• Meminimalkan pencetakan ulang ketika terjadi perubahan dokumen.

Dalam penerapannya, perusahaan tetap perlu memastikan penggunaan tanda tangan elektronik sesuai ketentuan yang berlaku di Indonesia.

Baca Juga: Seberapa Hemat TTE Pangkas Biaya Operasional Bisnis?

Simulasi Hitung Potensi Penghematan eSign

Besarnya penghematan berbeda untuk setiap perusahaan. Jumlah dokumen dan biaya proses manual menjadi faktor utama yang perlu diperhitungkan.

Sebagai ilustrasi, perusahaan memproses 500 dokumen per bulan dengan biaya langsung rata-rata Rp5.000 per dokumen untuk pencetakan dan administrasi fisik. Maka, biaya langsungnya mencapai:

500 × Rp5.000 = Rp2.500.000 per bulan

Dalam setahun, nilainya menjadi sekitar Rp30 juta. Angka tersebut belum memasukkan biaya pengiriman, penyimpanan, maupun waktu kerja karyawan. Karena itu, perusahaan sebaiknya membandingkan total biaya kedua proses:

• Proses manual: cetak + pengiriman + scanning + penyimpanan + waktu kerja.
• Proses digital: biaya layanan eSign + biaya operasional digital.
• Potensi penghematan: total biaya manual dikurangi total biaya digital.

Dengan cara ini, manfaat eSign dapat dinilai berdasarkan total biaya administrasi, bukan hanya harga per tanda tangan.

Penghematan Waktu Juga Berarti Penghematan Biaya

Selain biaya yang terlihat, waktu karyawan juga merupakan sumber daya yang perlu diperhitungkan. Jika satu dokumen membutuhkan rata-rata 10 menit untuk disiapkan, dikirim, dipantau, dan diarsipkan, maka 500 dokumen membutuhkan sekitar 5.000 menit atau lebih dari 83 jam kerja.

Dengan proses digital, waktu tersebut bisa dialihkan ke pekerjaan lain yang lebih produktif. Aktivitas yang dapat menjadi lebih efisien, antara lain:

• Mengirim dokumen kepada penanda tangan.
• Memantau status penandatanganan.
• Melakukan follow-up.
• Memeriksa dokumen yang telah selesai.
• Menyimpan dan menemukan kembali dokumen.

Dengan demikian, penghematan eSign tidak hanya berupa pengurangan biaya, tetapi juga peningkatan produktivitas kerja.

Saatnya Mengurangi Biaya Administrasi dengan Vinotek

Semakin banyak dokumen yang diproses, semakin besar pula kebutuhan perusahaan terhadap sistem yang teratur. eSign pun dapat membantu menyederhanakan proses sekaligus mendukung pengelolaan dokumen secara lebih terukur.

Salah satu penyedia eSign yang patut dipertimbangkan adalah Vinotek. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), Vinotek juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang mendukung penghematan biaya administrasi, seperti:

• Integritas dokumen, melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat digunakan di cloud maupun on-premise.
• Integrasi melalui API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Berapa Penghematan Biaya dengan Paperless?

FAQ Seputar Penghematan Biaya dengan eSign

1. Apakah eSign bisa menghemat biaya administrasi?

Ya. eSign dapat membantu mengurangi biaya cetak, pengiriman, penyimpanan, dan waktu karyawan dalam mengelola dokumen.

2. Berapa biaya yang bisa dihemat dengan eSign?

Besarnya penghematan bergantung pada jumlah dokumen dan biaya administrasi perusahaan. Semakin banyak dokumen yang diproses, semakin besar potensi efisiensinya.

3. Apakah eSign lebih murah daripada tanda tangan manual?

eSign dapat lebih efisien karena mengurangi biaya kertas, tinta, pengiriman, dan proses administrasi. Perusahaan sebaiknya membandingkan total biaya kedua metode.

4. Apa saja biaya yang dapat dikurangi dengan eSign?

Penggunaan eSign dapat membantu mengurangi biaya pencetakan, pengiriman dokumen fisik, scanning, penyimpanan, serta waktu kerja untuk proses administrasi.

5. Mengapa bisnis perlu menggunakan eSign?

Selain menghemat biaya administrasi, eSign membantu mempercepat proses tanda tangan, memudahkan pelacakan dokumen, dan mendukung digitalisasi proses bisnis.