Administrasi merupakan bagian penting dalam operasional bisnis. Berbagai dokumen seperti kontrak, surat perjanjian, dokumen kerja sama, hingga formulir internal perlu diperiksa, disetujui, dan ditandatangani sebelum dapat diproses lebih lanjut.

Namun, ketika proses tersebut masih dilakukan secara manual, administrasi dapat menjadi lebih lambat dan memakan banyak sumber daya. Dokumen harus dicetak, diberikan kepada pihak terkait, ditandatangani, dipindai, lalu dikirim kembali. Proses ini semakin rumit ketika pihak yang perlu menandatangani berada di lokasi berbeda.

Di tengah kebutuhan bisnis yang semakin cepat, eSign atau tanda tangan elektronik bisa membantu perusahaan menyederhanakan proses tersebut. Dengan memanfaatkan eSign, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan membuat proses penandatanganan lebih praktis.

Lantas, masalah administrasi apa saja yang dapat diatasi dengan penggunaan eSign? Berikut penjelasannya.

1. Proses Tanda Tangan Dokumen Memakan Waktu

Tanda tangan manual sering kali menjadi salah satu tahapan yang memperlambat proses administrasi. Setelah dokumen selesai dibuat, perusahaan masih harus mencetaknya dan menunggu pihak yang berwenang untuk membubuhkan tanda tangan.

Ketika pihak tersebut sedang berada di luar kantor atau memiliki jadwal yang padat, dokumen dapat tertahan lebih lama. Dengan eSign, dokumen dapat dikirim secara digital sehingga proses tanda tangan tidak lagi bergantung pada keberadaan dokumen fisik.

Beberapa proses yang dapat disederhanakan meliputi:

• Menunggu pihak terkait berada di kantor.
• Mencetak dokumen untuk ditandatangani.
• Memindahkan dokumen secara fisik.
• Memindai dokumen setelah ditandatangani.

Dengan proses yang lebih singkat, tim administrasi dapat mengalokasikan waktunya untuk pekerjaan lain yang lebih penting.

2. Pihak yang Harus Menandatangani Berada di Lokasi Berbeda

Perusahaan modern tidak selalu menjalankan aktivitas dari satu lokasi. Karyawan dapat bekerja secara hybrid, perusahaan memiliki banyak cabang, sedangkan klien dan mitra bisnis bisa berada di kota yang berbeda.

Kondisi tersebut menjadi tantangan ketika dokumen masih membutuhkan tanda tangan basah. Dokumen harus dikirim dari satu lokasi ke lokasi lain sebelum proses dapat diselesaikan.

eSign membantu mengurangi ketergantungan pada lokasi karena dokumen dapat ditandatangani secara elektronik. Hal ini bermanfaat ketika:

• Pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas.
• Karyawan bekerja dari luar kantor.
• Klien berada di kota berbeda.
• Perusahaan memiliki beberapa cabang.

Dengan begitu, proses administrasi tetap dapat berjalan meskipun para pihak tidak berada di tempat yang sama.

3. Penggunaan Kertas dan Proses Cetak Terlalu Banyak

Pengelolaan dokumen fisik juga dapat meningkatkan kebutuhan kertas, tinta, perangkat pencetak, hingga ruang penyimpanan. Satu dokumen bahkan dapat dicetak beberapa kali untuk keperluan pemeriksaan dan penandatanganan.

eSign membantu mengurangi kebutuhan tersebut karena proses tanda tangan dilakukan secara digital. Perusahaan tidak perlu selalu mencetak dokumen hanya untuk mendapatkan tanda tangan.

Beberapa aktivitas yang dapat dikurangi, antara lain:

• Mencetak dokumen untuk tanda tangan.
• Memindai dokumen yang telah ditandatangani.
• Mengirim dokumen melalui kurir.
• Menyimpan banyak arsip dalam bentuk fisik.

Selain lebih praktis, digitalisasi juga dapat membantu perusahaan mengelola dokumen dengan lebih efisien.

Baca Juga: Perbedaan e-Signature Tersertifikasi vs Tidak Tersertifikasi

4. Dokumen Sering Bolak-Balik untuk Diperiksa

Dokumen bisnis sering kali harus melalui beberapa tahapan sebelum selesai. Dokumen dapat diperiksa oleh staf, direvisi oleh pihak terkait, disetujui atasan, kemudian ditandatangani oleh beberapa orang.

Ketika semua proses dilakukan secara manual, dokumen berpotensi bolak-balik dan memperpanjang waktu penyelesaian. Perubahan kecil pada dokumen bahkan dapat membuat perusahaan harus mencetak dan mengirim ulang berkas.

Dengan eSign dan proses digital, perusahaan dapat membuat alur penandatanganan menjadi lebih sederhana. Dokumen dapat dikirim kepada pihak yang membutuhkan tindakan tanpa harus berpindah dalam bentuk fisik.

Hal ini dapat membantu mengurangi:

• Pengiriman dokumen secara berulang.
• Proses cetak dan scan.
• Kesalahan akibat pengelolaan dokumen fisik.
• Waktu tunggu antarproses.

5. Sulit Memantau Status Dokumen

Masalah administrasi lainnya adalah sulit mengetahui dokumen mana yang sudah ditandatangani dan mana yang masih menunggu tindakan. Dalam proses manual, staf mungkin harus membuka email, memeriksa arsip, atau menghubungi pihak terkait satu per satu.

Ketika jumlah dokumen semakin banyak, pekerjaan tersebut dapat menghabiskan waktu.

Penggunaan sistem eSign dapat membantu perusahaan membuat proses pengelolaan dokumen lebih terstruktur. Aktivitas penandatanganan dapat tercatat sehingga tim lebih mudah mengetahui perkembangan dokumen.

Beberapa kendala yang dapat diminimalkan, antara lain:

• Tidak mengetahui siapa yang belum menandatangani.
• Kesulitan mencari dokumen yang masih diproses.
• Terlambat melakukan tindak lanjut.
• Harus melakukan pengecekan secara manual.

6. Arsip Dokumen Semakin Menumpuk

Semakin berkembang bisnis, semakin banyak pula dokumen yang harus disimpan. Jika seluruh dokumen berbentuk fisik, perusahaan membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar dan sistem pengarsipan yang rapi agar dokumen mudah ditemukan kembali.

Proses digital dapat membantu mengurangi ketergantungan pada arsip fisik. Dokumen yang diproses secara elektronik juga dapat lebih mudah dikelola sesuai sistem penyimpanan perusahaan.

Manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:

• Mengurangi arsip dalam bentuk kertas.
• Menghemat ruang penyimpanan fisik.
• Membantu pengelolaan dokumen digital.
• Mempermudah pencarian dokumen sesuai sistem yang digunakan.

Namun, perusahaan tetap perlu memperhatikan sistem keamanan dan pengelolaan akses agar dokumen tetap terlindungi.

7. Biaya Administrasi Terus Bertambah

Proses administrasi manual juga dapat menimbulkan berbagai biaya yang sering tidak disadari. Pengeluaran untuk kertas, tinta, pencetakan, pengiriman dokumen, hingga waktu karyawan dapat menjadi semakin besar ketika jumlah dokumen meningkat.

eSign dapat membantu mengurangi aktivitas yang tidak lagi harus dilakukan secara fisik. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya sekaligus membuat proses administrasi lebih efisien.

Beberapa komponen yang berpotensi dikurangi meliputi:

• Biaya kertas dan tinta.
• Biaya pencetakan dokumen.
• Biaya pengiriman berkas fisik.
• Waktu karyawan untuk mengelola proses manual.

Saatnya Menyederhanakan Administrasi dengan Vinotek

Ketujuh masalah tersebut menunjukkan bahwa kendala administrasi bukan hanya soal tanda tangan, tetapi juga berkaitan dengan waktu, biaya, pengelolaan dokumen, dan koordinasi antar pihak.

Karena itu, perusahaan dapat mulai mempertimbangkan penggunaan eSign atau tanda tangan digital Vinotek sebagai bagian dari digitalisasi proses administrasi. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek juga dilengkapi dengan berbagai fitur berikut:

• Integritas dokumen dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat di-deploy di cloud maupun on-premise.
• Integrasi API dengan sistem seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan dukungan tersebut, perusahaan dapat mengurangi proses cetak, tanda tangan, scan, dan pengiriman dokumen secara berulang. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Segel Elektronik yang Perlu Dipahami

FAQ Seputar eSign untuk Masalah Administrasi

1. Apa itu eSign dalam administrasi bisnis?

eSign atau tanda tangan elektronik memungkinkan dokumen ditandatangani secara digital tanpa perlu dicetak, sehingga proses administrasi dapat dilakukan lebih praktis.

2. Apa manfaat eSign untuk administrasi perusahaan?

eSign dapat membantu mempercepat proses tanda tangan, mengurangi penggunaan dokumen fisik, serta memudahkan pengelolaan dokumen dan persetujuan.

3. Apakah eSign bisa digunakan untuk tanda tangan jarak jauh?

Ya. eSign memungkinkan pihak yang berkepentingan menandatangani dokumen secara digital meskipun berada di lokasi berbeda.

4. Apakah eSign dapat mengurangi biaya administrasi?

Penggunaan eSign dapat membantu mengurangi kebutuhan untuk mencetak, memindai, dan mengirim dokumen fisik sehingga proses administrasi menjadi lebih efisien.

5. Apakah tanda tangan digital Vinotek aman digunakan?

Vinotek menyediakan fitur seperti autentikasi identitas, kriptografi, hashing, time-stamping, dan audit trail untuk membantu menjaga keamanan dan integritas dokumen.