Onboarding digital memudahkan perusahaan menerima pelanggan, memverifikasi identitas, dan mengelola dokumen tanpa harus melalui proses administrasi secara langsung. Proses pendaftaran dan persetujuan dapat dilakukan lebih cepat tanpa pertemuan tatap muka.

Namun, proses ini juga memiliki risiko keamanan. Pengumpulan data pribadi, verifikasi identitas, dan pengelolaan dokumen secara digital dapat membuka peluang penyalahgunaan apabila tidak dilindungi dengan baik. Risikonya meliputi pencurian identitas, kebocoran data, pemalsuan dokumen, hingga akses tidak sah.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami berbagai risiko tersebut dan menerapkan langkah pengamanan yang sesuai agar onboarding digital berjalan efisien tanpa mengabaikan keamanan informasi.

Apa Itu Onboarding Digital?

Onboarding digital adalah proses menerima dan mendaftarkan pelanggan, karyawan, mitra, atau pihak lain melalui sistem digital. Proses ini mencakup pengumpulan data, verifikasi identitas, pemeriksaan dokumen, hingga persetujuan secara elektronik.

Onboarding digital banyak digunakan dalam industri perbankan, fintech, sumber daya manusia, dan berbagai kegiatan bisnis yang membutuhkan proses administrasi.

Tahapan onboarding digital umumnya meliputi:

• Pengumpulan data: meminta informasi pribadi atau perusahaan yang diperlukan.
• Verifikasi identitas: memastikan identitas pendaftar sesuai dengan informasi yang diberikan.
• Pemeriksaan dokumen: memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen.
• Persetujuan digital: memproses persetujuan atau penandatanganan kontrak.
• Aktivasi layanan: memberikan akses setelah persyaratan terpenuhi.

Setiap tahapan membutuhkan pengamanan agar data dan dokumen tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

Baca Juga: Alur Pengelolaan Dokumen Kredit: Pengajuan hingga Pelunasan

Apa Saja Risiko Keamanan dalam Proses Onboarding Digital?

Terdapat beberapa risiko yang perlu diperhatikan perusahaan ketika menerapkan onboarding digital. Risiko tersebut dapat muncul akibat kelemahan sistem, prosedur verifikasi yang tidak memadai, maupun kesalahan manusia.

1. Pencurian dan Penyalahgunaan Identitas

Pencurian identitas terjadi ketika seseorang menggunakan informasi milik orang lain tanpa izin. Dalam onboarding digital, pelaku dapat menggunakan data pribadi yang diperoleh secara ilegal untuk mendaftar atau mengakses layanan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan dapat:

• Memeriksa kesesuaian identitas dengan dokumen atau sumber tepercaya.
• Menggunakan metode verifikasi identitas digital sesuai kebutuhan.
• Menerapkan autentikasi tambahan jika diperlukan.
• Memeriksa pendaftaran yang menunjukkan indikasi mencurigakan.

2. Pemalsuan dan Manipulasi Dokumen

Dokumen digital dapat dimanipulasi atau diubah tanpa sepengetahuan pihak yang berwenang. Jika pemeriksaan tidak dilakukan secara memadai, perusahaan berisiko menerima dokumen yang tidak valid.

Beberapa langkah pencegahan yang dapat diterapkan meliputi:

• Memeriksa kelengkapan dan konsistensi informasi dokumen.
• Membatasi akses pengubahan dokumen.
• Menggunakan mekanisme verifikasi dokumen yang sesuai.
• Memanfaatkan tanda tangan elektronik yang mendukung pemeriksaan integritas dokumen.
• Menyimpan catatan aktivitas dokumen jika tersedia.

3. Kebocoran Data Pribadi

Onboarding digital melibatkan informasi seperti nama, alamat, nomor identitas, dan dokumen pendukung. Jika data tidak dikelola dengan baik, informasi tersebut dapat diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

Untuk melindungi data pribadi, perusahaan perlu:

• Mengumpulkan data sesuai kebutuhan dan tujuan yang jelas.
• Membatasi akses berdasarkan kewenangan pengguna.
• Menerapkan perlindungan data yang sesuai, termasuk enkripsi jika diperlukan.
• Menetapkan kebijakan penyimpanan dan penghapusan data.
• Mematuhi ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku.

4. Pengambilalihan Akun dan Akses Tidak Sah

Akun pengguna dapat diambil alih melalui kata sandi yang bocor, rekayasa sosial, atau kelemahan autentikasi. Risiko juga meningkat ketika karyawan memiliki akses yang lebih luas daripada yang dibutuhkan.

Perusahaan dapat mengurangi risiko ini dengan menerapkan autentikasi multifaktor, membatasi hak akses, mencabut akses yang tidak lagi diperlukan, serta memantau aktivitas yang mencurigakan.

5. Phishing dan Rekayasa Sosial

Pelaku dapat menyamar sebagai perusahaan atau pihak tepercaya untuk meminta data pribadi, mengirim tautan pendaftaran palsu, atau memperoleh akses ke dokumen penting.

Pencegahannya dapat dilakukan dengan menggunakan kanal pendaftaran resmi, memberikan edukasi keamanan kepada karyawan, dan memverifikasi permintaan perubahan data atau persetujuan yang sensitif.

6. Penyalahgunaan Tanda Tangan dan Persetujuan Digital

Persetujuan dokumen secara digital juga memiliki risiko apabila identitas penanda tangan tidak diverifikasi dengan baik atau dokumen mengalami perubahan tanpa prosedur yang tepat.

Untuk meningkatkan keamanan, perusahaan perlu memilih layanan tanda tangan elektronik yang sesuai, menerapkan autentikasi penanda tangan, serta memastikan adanya mekanisme untuk memeriksa integritas dokumen dan mencatat proses penandatanganan.

7. Kesalahan Konfigurasi dan Integrasi Sistem

Integrasi antara aplikasi pendaftaran, sistem manajemen pelanggan, dan platform dokumen dapat meningkatkan efisiensi. Namun, konfigurasi yang tidak tepat dapat membuka celah keamanan atau menyebabkan data diakses pihak yang tidak berwenang.

Perusahaan perlu meninjau konfigurasi keamanan, melindungi akses API, memperbarui perangkat lunak, dan mengevaluasi keamanan penyedia layanan pihak ketiga secara berkala.

Bagaimana Cara Mengurangi Risiko Keamanan dalam Onboarding Digital?

Mengurangi risiko keamanan onboarding digital membutuhkan pendekatan menyeluruh. Perusahaan perlu mengevaluasi setiap tahapan, mulai dari pengumpulan data hingga persetujuan dokumen dan aktivasi layanan.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• Terapkan verifikasi identitas: sesuaikan metode pemeriksaan dengan kebutuhan dan tingkat risiko.
• Lindungi data pribadi: batasi pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, dan akses data.
• Amankan dokumen: gunakan mekanisme pengelolaan dan persetujuan dokumen yang terkontrol.
• Atur hak akses: pastikan setiap pengguna hanya dapat mengakses informasi sesuai kewenangannya.
• Pantau aktivitas sistem: evaluasi keamanan dan tindak lanjuti indikasi ancaman.
• Siapkan prosedur penanganan insiden: tentukan langkah yang harus dilakukan jika terjadi kebocoran data atau akses tidak sah.

Selain itu, perusahaan dapat menggunakan tanda tangan digital untuk mendukung proses persetujuan dokumen secara elektronik dan meningkatkan keterlacakan aktivitas penandatanganan. Salah satu platform yang patut dipertimbangkan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.

ViTEK merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan dokumen dan proses persetujuan, antara lain:

• Bulk signing: menandatangani banyak dokumen digital sekaligus.
• Multi-step dan hierarki persetujuan: mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Audit trail: mencatat aktivitas dokumen, termasuk waktu dan informasi aktivitas yang tersedia.
• Multi-user dan pengaturan hak akses: mengelola pengguna serta kewenangan penandatanganan.
• Integrasi API: menghubungkan modul tanda tangan digital dengan sistem internal, seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi on-premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan.
• Post-Quantum Cryptography (PQC): menggunakan teknologi kriptografi yang dirancang untuk meningkatkan ketahanan terhadap ancaman komputasi kuantum.

Fitur-fitur tersebut membantu perusahaan mengelola penandatanganan dan persetujuan dokumen secara lebih terstruktur. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Tahapan Verifikasi dan Regulasi KYC P2P Lending

FAQ Seputar Risiko Keamanan Onboarding Digital

1. Apa saja risiko keamanan onboarding digital?

Risiko keamanan onboarding digital meliputi pencurian identitas, kebocoran data pribadi, pemalsuan dokumen, pengambilalihan akun, dan akses tidak sah.

2. Bagaimana cara mencegah penipuan dalam onboarding digital?

Perusahaan dapat menerapkan verifikasi identitas, autentikasi berlapis, pemeriksaan dokumen, dan pemantauan aktivitas mencurigakan.

3. Bagaimana cara melindungi data pribadi saat onboarding digital?

Lindungi data dengan membatasi hak akses, menggunakan enkripsi jika diperlukan, menetapkan kebijakan penyimpanan data, dan mematuhi peraturan pelindungan data pribadi.

4. Apa peran tanda tangan digital dalam keamanan onboarding digital?

Tanda tangan digital dapat mendukung autentikasi penanda tangan, pemeriksaan integritas dokumen, dan pencatatan proses persetujuan, bergantung pada mekanisme yang digunakan.

5. Apakah tanda tangan digital ViTEK dapat mendukung keamanan onboarding digital?

Ya. ViTEK dari Vinotek mendukung penandatanganan dokumen digital, pengaturan alur persetujuan, serta pencatatan aktivitas dokumen melalui fitur audit trail. Namun, keamanan onboarding tetap membutuhkan verifikasi identitas dan perlindungan data yang memadai.