Banyak orang yang masih menganggap surat keterangan kerja dan paklaring adalah dokumen yang sama. Padahal, keduanya memiliki fungsi, isi, hingga waktu penerbitan yang berbeda.

Kesalahan memahami perbedaan ini berpotensi menyebabkan dokumen yang diajukan tidak sesuai dengan persyaratan, misalnya saat mengurus visa, mengajukan KPR, melamar pekerjaan baru, atau mengklaim program tertentu.

Lantas, apa sebenarnya perbedaan surat keterangan kerja dan paklaring? Simak penjelasan berikut.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menerangkan bahwa seseorang sedang atau pernah bekerja di perusahaan tersebut. Dokumen ini umumnya digunakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan administratif yang memerlukan bukti status pekerjaan.

Beberapa keperluan yang biasanya membutuhkan surat keterangan kerja, antara lain:

• Pengajuan visa ke luar negeri.
• Pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR).
• Pengajuan pinjaman ke bank atau lembaga keuangan.
• Pendaftaran beasiswa.
• Pembukaan rekening tertentu.
• Kebutuhan administrasi lainnya.

Isi surat keterangan kerja biasanya mencakup:

• Nama lengkap karyawan.
• Jabatan.
• Nama perusahaan.
• Lama bekerja.
• Status kepegawaian.
• Tujuan diterbitkannya surat.

Apa Itu Paklaring?

Paklaring atau surat pengalaman kerja adalah dokumen yang diterbitkan perusahaan ketika hubungan kerja dengan karyawan telah berakhir, baik karena resign, kontrak selesai, maupun pemutusan hubungan kerja (PHK).

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja yang dapat digunakan oleh mantan karyawan untuk berbagai keperluan, terutama saat melamar pekerjaan baru.

Umumnya, paklaring memuat informasi berupa:

• Identitas karyawan.
• Jabatan terakhir.
• Periode bekerja.
• Uraian singkat mengenai pekerjaan atau kontribusi.
• Pernyataan bahwa hubungan kerja telah berakhir.

Selain melamar pekerjaan, paklaring juga sering diminta untuk mengurus berbagai administrasi ketenagakerjaan, seperti klaim Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP).

Baca Juga: Apa Saja Dokumen yang Butuh Tanda Tangan Kepala Sekolah?

Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Paklaring

Meski sama-sama diterbitkan oleh perusahaan, kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Berikut perbandingannya:

Aspek	Surat Keterangan Kerja	Paklaring
Waktu diterbitkan	Saat karyawan masih bekerja atau sesuai kebutuhan	Setelah hubungan kerja berakhir
Fungsi utama	Membuktikan status pekerjaan	Membuktikan riwayat atau pengalaman kerja
Digunakan untuk	Visa, KPR, pinjaman, beasiswa, administrasi	Melamar kerja, klaim manfaat, portofolio karier
Isi dokumen	Status pekerjaan saat ini	Riwayat pekerjaan dan masa kerja

Dengan memahami perbedaannya, Anda dapat meminta dokumen yang sesuai sehingga proses administrasi berjalan lebih lancar.

Kapan Harus Menggunakan Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja digunakan ketika Anda membutuhkan bukti bahwa masih aktif bekerja di suatu perusahaan. Beberapa contohnya, yaitu:

• Mengajukan visa.
• Mengurus KPR.
• Mengajukan pinjaman.
• Mengikuti seleksi beasiswa.
• Memenuhi persyaratan administrasi lainnya.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan akan menerbitkan surat yang menjelaskan status pekerjaan Anda saat ini.

Kapan Harus Menggunakan Paklaring?

Paklaring digunakan ketika hubungan kerja telah berakhir dan Anda memerlukan bukti pengalaman kerja. Dokumen ini umumnya dibutuhkan untuk:

• Melamar pekerjaan baru.
• Menyusun portofolio profesional.
• Mengurus klaim JKP.
• Membuktikan pengalaman kerja kepada instansi tertentu.

Karena memiliki fungsi yang berbeda, paklaring tidak dapat menggantikan surat keterangan kerja, begitu pula sebaliknya.

Apakah Surat Keterangan Kerja dan Paklaring Bisa Ditandatangani Secara Elektronik?

Meski memiliki perbedaan, surat keterangan kerja maupun paklaring sama-sama bisa diterbitkan dalam bentuk digital dan ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan di Indonesia.

Penggunaan tanda tangan elektronik memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:

• Identitas penandatangan dapat diverifikasi.
• Keaslian dan integritas dokumen tetap terjaga.
• Setiap perubahan pada dokumen setelah ditandatangani dapat terdeteksi.
• Risiko pemalsuan dokumen dapat diminimalkan.
• Proses penerbitan dokumen menjadi lebih cepat tanpa perlu mencetak, menandatangani secara manual, maupun memindai ulang dokumen.

Apabila perusahaan Anda ingin menerbitkan surat keterangan kerja maupun paklaring secara digital, Vinotek bisa menjadi solusi yang tepat. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi menawarkan berbagai fitur unggulan, seperti:

• Integritas dokumen yang terjamin, berkat mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, sehingga seluruh aktivitas penandatanganan tercatat lengkap beserta penanda waktu yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis, yang memudahkan perusahaan mengatur proses persetujuan sesuai kebijakan internal.
• Infrastruktur fleksibel, baik melalui cloud maupun on-premise sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan data perusahaan.
• Integrasi API, yang memungkinkan proses penandatanganan terhubung dengan sistem HRIS, ERP, maupun aplikasi internal lainnya.
• Keamanan berstandar internasional, untuk menjaga kerahasiaan data sekaligus memastikan integritas dokumen perusahaan.

Dengan proses penandatanganan yang sepenuhnya digital, perusahaan tidak hanya dapat menghemat waktu dan biaya operasional, tetapi juga mempercepat distribusi dokumen kepada karyawan tanpa mengurangi aspek keamanan maupun kepastian hukum.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Tanda Tangan Kepala Sekolah: Fungsi & Aturan

FAQ Seputar Perbedaan Surat Keterangan Kerja vs Paklaring

1. Apakah surat keterangan kerja sama dengan paklaring?

Tidak. Surat keterangan kerja digunakan untuk membuktikan status seseorang yang masih atau pernah bekerja di perusahaan, sedangkan paklaring merupakan surat pengalaman kerja yang diterbitkan setelah hubungan kerja berakhir.

2. Kapan saya harus meminta surat keterangan kerja?

Surat keterangan kerja biasanya diperlukan saat mengajukan visa, KPR, pinjaman bank, beasiswa, atau kebutuhan administrasi lain yang memerlukan bukti bahwa Anda bekerja di suatu perusahaan.

3. Apakah paklaring wajib diberikan perusahaan?

Ya. Berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan di Indonesia, pekerja yang hubungan kerjanya berakhir berhak memperoleh surat keterangan kerja atau surat pengalaman kerja (paklaring) dari perusahaan sebagai bukti riwayat pekerjaannya.

4. Apakah surat keterangan kerja dan paklaring bisa ditandatangani secara elektronik?

Bisa. Kedua dokumen tersebut dapat diterbitkan dalam bentuk digital dan ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik yang sah. Agar lebih aman dan memiliki kekuatan pembuktian yang lebih baik, perusahaan disarankan menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi seperti Vinotek.

5. Berapa lama masa berlaku surat keterangan kerja dan paklaring?

Paklaring pada umumnya tidak memiliki masa berlaku karena berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja. Sementara itu, surat keterangan kerja biasanya mengikuti ketentuan dari instansi yang memintanya. Dalam praktiknya, banyak lembaga hanya menerima surat keterangan kerja yang diterbitkan dalam beberapa bulan terakhir agar informasi yang tercantum tetap relevan.