Proses persetujuan atau approval menjadi bagian penting dalam berbagai aktivitas perusahaan, mulai dari persetujuan kontrak, dokumen legal, pengajuan anggaran, hingga dokumen administratif. Setiap dokumen dapat memiliki alur persetujuan yang berbeda, tergantung jenis, risiko, dan pihak yang memiliki kewenangan.

Ada dokumen yang cukup disetujui oleh satu orang, tetapi ada pula yang harus melewati beberapa pihak secara berurutan. Perbedaan inilah yang dikenal sebagai single approval dan multi-step approval.

Apa Itu Single Approval?

Single approval adalah proses persetujuan yang hanya membutuhkan satu pihak untuk memberikan persetujuan sebelum dokumen atau pengajuan dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya. Dalam skema ini, perusahaan telah menentukan satu pihak yang memiliki kewenangan untuk memberikan keputusan.

Misalnya, dokumen administratif tertentu cukup mendapatkan persetujuan dari kepala divisi. Setelah disetujui, dokumen dapat langsung diproses tanpa harus menunggu persetujuan dari pihak lain.

Beberapa karakteristik single approval meliputi:

• Hanya melibatkan satu pihak yang memberikan persetujuan.
• Memiliki alur yang lebih sederhana.
• Waktu persetujuan cenderung lebih singkat.
• Cocok untuk dokumen atau pengajuan yang tidak membutuhkan pemeriksaan dari banyak pihak.
• Tanggung jawab persetujuan berada pada satu pihak yang memiliki kewenangan.

Meski sederhana, perusahaan tetap perlu memastikan bahwa pihak yang memberikan persetujuan memiliki otoritas yang sesuai dengan jenis dokumen.

Apa Itu Multi-step Approval?

Berbeda dengan single approval, multi-step approval merupakan proses persetujuan yang melibatkan lebih dari satu tahap atau pihak. Dokumen harus mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak sesuai dengan alur yang telah ditentukan sebelum dapat dinyatakan selesai.

Multi-step approval juga dapat diterapkan dalam proses approval dokumen. Misalnya, sebuah kontrak kerja sama perlu diperiksa oleh Legal, kemudian disetujui kepala divisi, dan selanjutnya mendapatkan persetujuan direktur.

Setiap pihak dapat memiliki fungsi yang berbeda. Legal memeriksa aspek hukum, kepala divisi memastikan dokumen sesuai dengan kebutuhan bisnis, sedangkan direktur memberikan persetujuan berdasarkan kewenangannya.

Karakteristik multi-step approval, antara lain:

• Melibatkan dua atau lebih pihak.
• Memiliki beberapa tahapan persetujuan.
• Setiap tahap dapat melibatkan pihak yang berbeda.
• Persetujuan dapat dilakukan secara berurutan berdasarkan hierarki.
• Dokumen dapat diteruskan ke tahap berikutnya setelah tahap sebelumnya selesai.
• Cocok untuk dokumen yang membutuhkan pemeriksaan dari beberapa pihak.

Jadi, multi-step approval bukan sekadar proses meminta persetujuan kepada banyak orang. Sistem ini juga mengatur urutan dan kewenangan pihak yang terlibat.

Apa Perbedaan Single Approval dan Multi-step Approval?

Perbedaan utama keduanya terletak pada jumlah tahapan dan pihak yang terlibat. Single approval hanya membutuhkan satu persetujuan, sedangkan multi-step approval membutuhkan beberapa persetujuan berdasarkan alur yang telah ditentukan.

Beberapa perbedaannya meliputi:

Aspek	Single Approval	Multi-step Approval
Pengertian	Proses persetujuan yang hanya membutuhkan satu pihak untuk memberikan approval.	Proses persetujuan yang membutuhkan beberapa pihak atau tahapan approval.
Jumlah approver	Satu pihak yang memiliki kewenangan.	Dua atau lebih pihak sesuai alur yang ditentukan.
Jumlah tahapan	Satu tahap persetujuan.	Beberapa tahap persetujuan.
Alur approval	Sederhana dan langsung menuju pihak yang berwenang.	Berurutan sesuai hierarki, jabatan, atau aturan yang ditentukan.
Waktu proses	Cenderung lebih singkat karena hanya menunggu satu persetujuan.	Dapat membutuhkan waktu lebih lama karena dokumen harus melewati beberapa tahap.
Tingkat kontrol	Kontrol dilakukan oleh satu pihak.	Kontrol dapat dilakukan oleh beberapa pihak pada setiap tahapan.
Kewenangan	Satu pihak bertanggung jawab memberikan keputusan.	Setiap approver dapat memiliki kewenangan dan tanggung jawab berbeda.
Contoh penggunaan	Dokumen administratif atau pengajuan yang cukup disetujui oleh kepala divisi.	Kontrak atau dokumen legal yang membutuhkan review Legal, approval kepala divisi, hingga persetujuan direktur.
Cocok untuk	Proses yang sederhana dan tidak membutuhkan pemeriksaan dari banyak pihak.	Dokumen atau proses yang memiliki tingkat kompleksitas, risiko, atau nilai tertentu.

Baca Juga: Kenapa Approval Dokumen Selalu Lama? Ini Penyebabnya

Bagaimana Multi-step Approval Terjadi dalam Proses Approval Dokumen?

Dalam praktiknya, banyak dokumen perusahaan membutuhkan lebih dari satu persetujuan, terutama ketika dokumen memiliki konsekuensi hukum, keuangan, atau operasional.

Sebagai contoh, perusahaan akan menandatangani kontrak kerja sama. Sebelum ditandatangani, dokumen dapat melewati proses review Legal → approval kepala divisi → approval direktur → penandatanganan.

Setiap tahap memiliki tujuan berbeda sehingga dokumen tidak langsung disetujui tanpa pemeriksaan yang diperlukan. Beberapa dokumen yang dapat menggunakan multi-step approval, antara lain:

• Kontrak kerja sama.
• Perjanjian dengan vendor atau mitra bisnis.
• Dokumen pengajuan anggaran.
• Dokumen pembelian dengan nilai tertentu.
• Perjanjian yang memiliki konsekuensi hukum.
• Dokumen yang membutuhkan persetujuan beberapa tingkatan manajemen.

Mengapa Hierarki Approval Penting?

Ketika dokumen harus melewati beberapa pihak, perusahaan perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap. Di sinilah hierarki approval berperan.

Hierarki approval menentukan urutan atau tingkatan pihak yang memiliki kewenangan untuk menyetujui suatu dokumen. Penentuannya dapat didasarkan pada jabatan, jenis dokumen, nilai transaksi, maupun tingkat risiko.

Dengan hierarki yang jelas, perusahaan dapat menghindari masalah seperti:

• Dokumen dikirim kepada pihak yang tidak memiliki kewenangan.
• Persetujuan dilakukan tanpa mengikuti prosedur.
• Dokumen harus dikirim ulang karena salah tujuan approval.
• Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab memberikan persetujuan.
• Proses terhambat karena alurnya tidak terstruktur.

Bagaimana Digitalisasi Membantu Multi-step Approval?

Multi-step approval dapat menjadi lebih sulit dikelola ketika proses masih dilakukan secara manual. Dokumen dapat berpindah melalui email atau aplikasi komunikasi, sementara status persetujuan harus dipantau secara terpisah.

Digitalisasi workflow dapat membantu perusahaan mengatur proses approval secara lebih terstruktur, seperti:

• Menentukan urutan pihak yang harus melakukan approval.
• Mengirim dokumen kepada approver sesuai alur.
• Memantau status persetujuan setiap tahap.
• Mengurangi risiko dokumen terlewat.
• Menyimpan riwayat proses persetujuan.
• Memudahkan pengelolaan dokumen tanpa pelacakan manual.

Kelola Approval dan Tanda Tangan Dokumen dengan ViTEK

Single approval dan multi-step approval memiliki fungsi berbeda dalam proses bisnis. Single approval dapat digunakan ketika dokumen hanya membutuhkan satu pihak yang berwenang, sedangkan multi-step approval dapat diterapkan ketika dokumen perlu melewati beberapa pihak atau tingkatan kewenangan.

Untuk mendukung proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek. ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal yang sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK menyediakan fitur yang mendukung pengelolaan dokumen dan workflow perusahaan, antara lain:

• Multi-step & Hierarki Approval, untuk mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi.
• Multi-User & Role Management, untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Audit Trail & Jejak Digital, untuk mencatat aktivitas dokumen secara real-time.
• Bulk Signing, untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Integrasi API Fleksibel, untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem internal perusahaan seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Instalasi On-Premise, bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar terhadap sistem internal.

Dengan workflow approval yang terstruktur dan tanda tangan digital yang sah secara hukum, proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan lebih praktis dan terkontrol. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Proses Approval Digital yang Lebih Cepat untuk Perusahaan

FAQ Seputar Multi-step Approval vs Single Approval

1. Apa itu single approval?

Single approval adalah proses persetujuan yang hanya membutuhkan satu pihak berwenang sebelum dokumen dapat diproses ke tahap berikutnya.

2. Apa itu multi-step approval?

Multi-step approval adalah proses persetujuan yang melibatkan beberapa pihak atau tahapan sesuai dengan alur dan hierarki yang telah ditentukan.

3. Apa perbedaan single approval dan multi-step approval?

Single approval hanya membutuhkan satu persetujuan, sedangkan multi-step approval membutuhkan beberapa persetujuan dari pihak yang berbeda.

4. Apakah multi-step approval bisa digunakan untuk dokumen?

Ya. Multi-step approval dapat digunakan untuk kontrak, dokumen legal, pengajuan anggaran, dan dokumen lain yang membutuhkan persetujuan dari beberapa pihak.

5. Kapan perusahaan membutuhkan multi-step approval?

Multi-step approval dapat digunakan ketika dokumen membutuhkan pemeriksaan dari beberapa pihak, memiliki risiko tertentu, atau harus mendapatkan persetujuan berdasarkan hierarki jabatan dan kewenangan.