Tanda tangan digital kini jadi solusi praktis untuk menandatangani berbagai dokumen secara online, mulai dari kontrak kerja, perjanjian bisnis, hingga dokumen administrasi perusahaan. Selain menghemat waktu, ini juga bisa membantu mempercepat proses persetujuan tanpa harus bertemu secara langsung.

Namun, kemudahan tersebut tetap perlu diimbangi dengan pemahaman yang baik. Tak sedikit user tanda tangan digital yang melakukan kesalahan saat menggunakannya, entah itu membagikan akses akun ataupun menandatangani berkas tanpa melakukan pengecekan terlebih dahulu.

Padahal, kebiasaan tersebut dapat meningkatkan risiko penyalahgunaan identitas, mengganggu keamanan dokumen, bahkan memengaruhi keabsahan proses penandatanganan. Agar penggunaan tanda tangan digital tetap aman dan sesuai dengan fungsinya, berikut beberapa hal yang sebaiknya tidak dilakukan.

1. Jangan Membagikan Akun atau Akses kepada Orang Lain

Akun tanda tangan digital bersifat personal karena terhubung dengan identitas pemilik sertifikat elektronik. Seluruh aktivitas penandatanganan yang dilakukan melalui akun tersebut akan tercatat atas nama pemiliknya. Oleh karena itu, membagikan akses akun kepada orang lain bukanlah langkah yang bijak.

Untuk menjaga keamanan akun, pastikan Anda:

• Tidak membagikan username, password, maupun kode OTP kepada siapa pun.
• Selalu logout setelah selesai menggunakan akun, terutama pada perangkat bersama.
• Menggunakan password yang kuat dan sulit ditebak.
• Mengaktifkan autentikasi tambahan apabila tersedia.

2. Jangan Menandatangani Dokumen Tanpa Membaca Isinya

Kesalahan lain yang cukup sering dilakukan user tanda tangan digital adalah terburu-buru menyetujui dokumen. Padahal, dokumen yang telah ditandatangani secara digital umumnya dianggap sebagai bentuk persetujuan atas seluruh isi dokumen tersebut.

Sebelum menandatangani, biasakan untuk:

• Membaca seluruh isi dokumen hingga selesai.
• Memastikan nama para pihak sudah benar.
• Memeriksa nominal transaksi, tanggal, dan informasi penting lainnya.
• Memastikan tidak ada halaman atau lampiran yang terlewat.

3. Jangan Gunakan Platform yang Tidak Terpercaya

Saat ini tersedia banyak layanan tanda tangan digital, tapi tidak semuanya menawarkan sistem keamanan dan mekanisme verifikasi yang memadai. Menggunakan platform yang tidak terpercaya dapat meningkatkan risiko penyalahgunaan dokumen maupun identitas pengguna.

Sebelum memilih platform, perhatikan beberapa hal berikut:

• Pastikan platform memiliki sistem keamanan yang memadai.
• Pilih layanan yang menyediakan proses verifikasi identitas pengguna.
• Pastikan dokumen yang telah ditandatangani dapat diverifikasi keasliannya.
• Hindari layanan yang hanya menempelkan gambar tanda tangan tanpa mekanisme keamanan.

4. Jangan Mengabaikan Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

Sertifikat elektronik merupakan komponen penting dalam proses tanda tangan digital. Sertifikat ini memiliki masa berlaku sehingga perlu diperbarui secara berkala agar proses penandatanganan tetap berjalan lancar.

Sebagai pengguna, Anda sebaiknya:

• Memeriksa masa berlaku sertifikat elektronik secara berkala.
• Melakukan pembaruan sebelum masa aktif berakhir.
• Tidak menunda proses perpanjangan apabila sudah mendekati batas waktu.

Baca Juga: Masa Berlaku Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

5. Jangan Menyimpan Password di Tempat yang Mudah Diakses

Password merupakan lapisan keamanan pertama yang melindungi akun tanda tangan digital. Menyimpannya di tempat yang mudah ditemukan orang lain dapat meningkatkan risiko akun diakses tanpa izin.

Agar akun tetap aman, lakukan hal berikut:

• Hindari menyimpan password pada catatan yang mudah terlihat.
• Jangan mengirim password melalui aplikasi pesan instan.
• Gunakan kombinasi password yang kuat dan unik.
• Ganti password secara berkala apabila diperlukan.

6. Jangan Mengubah Dokumen setelah Ditandatangani

Salah satu keunggulan tanda tangan digital adalah kemampuannya menjaga integritas dokumen. Karena itu, perubahan isi dokumen setelah proses penandatanganan dapat memengaruhi hasil verifikasi dokumen.

Jika ingin melakukan revisi, sebaiknya:

• Selesaikan seluruh perubahan sebelum dokumen ditandatangani.
• Hindari mengedit dokumen yang sudah ditandatangani.
• Lakukan proses penandatanganan ulang apabila terdapat perubahan isi dokumen.

7. Jangan Mengabaikan Proses Verifikasi Dokumen

Tidak sedikit pengguna yang langsung mempercayai dokumen bertanda tangan digital tanpa melakukan pengecekan lebih lanjut. Padahal, proses verifikasi penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut masih asli dan belum mengalami perubahan.

Sebelum menggunakan dokumen, pastikan untuk:

• Memeriksa status validitas tanda tangan digital.
• Menggunakan fitur verifikasi yang tersedia pada platform.
• Memastikan dokumen belum mengalami perubahan setelah ditandatangani.

8. Jangan Anggap Tanda Tangan Digital Sama dengan Scan Tanda Tangan

Masih banyak orang yang menganggap tanda tangan digital hanyalah gambar hasil scan tanda tangan basah. Padahal, keduanya memiliki cara kerja dan tingkat keamanan yang berbeda.

Perbedaan utamanya meliputi:

• Scan tanda tangan hanya berupa gambar yang dapat ditempelkan pada dokumen.
• Tanda tangan digital terhubung dengan identitas pemilik melalui sertifikat elektronik.
• Dokumen bertanda tangan digital dapat diverifikasi keasliannya.
• Perubahan isi dokumen setelah ditandatangani dapat terdeteksi melalui proses verifikasi.

Tips agar Penggunaan Tanda Tangan Digital Lebih Aman

Selain menghindari berbagai kesalahan di atas, user tanda tangan digital juga perlu menerapkan kebiasaan yang baik agar keamanan akun dan dokumen tetap terjaga. Beberapa tips yang bisa diterapkan, antara lain:

• Gunakan platform tanda tangan digital yang terpercaya.
• Selalu baca isi dokumen sebelum menandatanganinya.
• Jaga kerahasiaan akun, password, dan kode OTP.
• Perbarui sertifikat elektronik sebelum masa berlakunya habis.
• Simpan dokumen yang telah ditandatangani di lokasi penyimpanan yang aman.
• Lakukan verifikasi apabila menerima dokumen bertanda tangan digital dari pihak lain.

Selain menerapkan kebiasaan tersebut, memilih penyedia layanan tanda tangan digital yang aman juga menjadi faktor penting untuk melindungi identitas dan dokumen elektronik Anda.

Salah satu solusi yang patut dipertimbangkan ialah Vinotek, Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025.

Sebagai penyedia layanan tanda tangan digital, Vinotek menghadirkan berbagai fitur untuk mendukung keamanan dan efisiensi proses penandatanganan dokumen, di antaranya:

• Integritas dokumen yang terjamin melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah dokumen ditandatangani dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis yang mencatat setiap aktivitas penandatanganan secara akurat sehingga prosesnya lebih mudah ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis (approval workflow) yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan sebelum dokumen ditandatangani.
• Integrasi API dengan berbagai sistem perusahaan, seperti ERP, HRIS, maupun aplikasi bisnis lainnya agar proses administrasi menjadi lebih efisien.
• Infrastruktur yang fleksibel, baik untuk implementasi berbasis cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan organisasi.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga kerahasiaan data, integritas dokumen, dan perlindungan informasi penting perusahaan.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Rekomendasi Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

FAQ Seputar Kesalahan User Tanda Tangan Digital

1. Apakah akun tanda tangan digital boleh dipinjamkan kepada orang lain?

Tidak. Akun tanda tangan digital bersifat personal dan terhubung dengan identitas pemilik sertifikat elektronik. Membagikan akses akun dapat meningkatkan risiko penyalahgunaan identitas dan dokumen.

2. Apa yang terjadi jika dokumen diubah setelah ditandatangani secara digital?

Perubahan pada dokumen setelah ditandatangani dapat memengaruhi integritas dokumen. Pada sistem tanda tangan digital yang aman, perubahan tersebut dapat terdeteksi melalui proses verifikasi.

3. Apakah scan tanda tangan sama dengan tanda tangan digital?

Tidak. Scan tanda tangan hanya berupa gambar, sedangkan tanda tangan digital menggunakan teknologi enkripsi dan sertifikat elektronik untuk memverifikasi identitas penanda tangan serta menjaga keaslian dokumen.

4. Bagaimana cara mengetahui tanda tangan digital masih valid?

Anda dapat memverifikasi dokumen menggunakan fitur verifikasi yang disediakan oleh platform tanda tangan digital. Proses ini akan menunjukkan apakah tanda tangan masih valid dan apakah dokumen pernah mengalami perubahan.

5. Mengapa sebaiknya menggunakan penyedia tanda tangan digital resmi?

Penyedia resmi umumnya telah memenuhi standar keamanan dan memiliki mekanisme verifikasi identitas yang lebih baik. Hal ini membantu menjaga keaslian dokumen, melindungi data pengguna, serta memastikan proses penandatanganan dapat dipertanggungjawabkan.