Dokumen perjanjian menjadi dasar penting dalam menjalin kerja sama, melakukan transaksi bisnis, hingga mengatur hak dan kewajiban para pihak. Namun, dokumen yang sudah ditandatangani belum tentu bebas dari masalah hukum. Kesalahan dalam penyusunan, penandatanganan, dan penyimpanan dokumen dapat menimbulkan perselisihan atau menyulitkan proses pembuktian.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan dokumen perjanjian disusun dengan benar dan dikelola secara tertib. Berikut tujuh kesalahan yang perlu dihindari agar dokumen perjanjian tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

1. Identitas dan Kewenangan Para Pihak Tidak Jelas

Identitas para pihak membantu memastikan siapa yang terikat dalam perjanjian dan bertanggung jawab atas kewajibannya. Masalah dapat muncul ketika informasi identitas tidak lengkap atau penandatangan tidak memiliki kewenangan yang sesuai.

Untuk menghindarinya, pastikan beberapa hal berikut:

• Identitas pihak: Cantumkan nama dan informasi yang relevan.
• Kewenangan penandatangan: Pastikan pihak yang menandatangani memiliki kewenangan atau kuasa yang diperlukan.
• Kesesuaian data: Periksa kembali informasi pribadi maupun perusahaan sebelum dokumen ditandatangani.

2. Isi Perjanjian Tidak Jelas

Ketentuan yang ambigu dapat menimbulkan perbedaan penafsiran. Misalnya, perjanjian tidak menjelaskan batas waktu pembayaran atau kriteria penyelesaian pekerjaan sehingga para pihak memiliki pemahaman berbeda.

Agar kesepakatan lebih jelas, perhatikan hal berikut:

• Hak dan kewajiban: Jelaskan tanggung jawab setiap pihak secara spesifik.
• Objek perjanjian: Uraikan barang, jasa, atau pekerjaan yang menjadi kesepakatan.
• Ketentuan pelaksanaan: Cantumkan jadwal, pembayaran, dan mekanisme penyelesaian perselisihan jika relevan.

3. Tidak Memenuhi Persyaratan Hukum

Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) menetapkan empat syarat sahnya perjanjian, yaitu kesepakatan, kecakapan para pihak, suatu hal tertentu, dan sebab yang tidak terlarang. Beberapa jenis perjanjian juga memiliki persyaratan khusus mengenai bentuk atau prosedur pembuatannya.

Untuk mengurangi risiko, perusahaan perlu:

• Memastikan kesepakatan diberikan secara bebas.
• Memeriksa kecakapan dan kewenangan para pihak.
• Memastikan objek perjanjian dapat ditentukan dengan jelas.
• Memeriksa ketentuan khusus yang berlaku untuk jenis perjanjian tersebut.

Baca Juga: 7 Kesalahan yang Sering Muncul dalam Surat Perjanjian Kredit

4. Keaslian Tanda Tangan Tidak Dapat Dipastikan

Tanda tangan berperan dalam menunjukkan persetujuan terhadap dokumen. Namun, penggunaan gambar tanda tangan yang ditempelkan pada dokumen digital tidak dengan sendirinya membuktikan identitas penandatangan atau persetujuannya.

Untuk mendukung proses autentikasi, perusahaan dapat melakukan beberapa langkah berikut:

• Memverifikasi identitas penandatangan.
• Memastikan penandatangan memiliki kewenangan.
• Menyimpan bukti proses penandatanganan.
• Menggunakan tanda tangan elektronik atau digital yang sesuai dengan ketentuan hukum dan kebutuhan pembuktian.

5. Dokumen Diubah Tanpa Persetujuan yang Jelas

Perubahan dokumen setelah disepakati dapat memicu perselisihan apabila tidak diketahui atau tidak disetujui oleh para pihak. Contohnya, perubahan nominal pembayaran tanpa dokumentasi yang memadai dapat menimbulkan pertanyaan mengenai versi perjanjian yang berlaku.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan perlu menetapkan versi final, membatasi akses pengeditan, mendokumentasikan perubahan, dan menggunakan adendum apabila diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku.

6. Bukti Pendukung Tidak Lengkap

Dokumen perjanjian mungkin perlu didukung bukti lain untuk memperjelas pelaksanaan atau perubahan kesepakatan. Tanpa dokumentasi yang memadai, perusahaan dapat kesulitan menjelaskan kronologi ketika terjadi perselisihan.

Bukti yang sebaiknya dikelola sesuai kebutuhan meliputi:

• Dokumen pendukung: Lampiran atau spesifikasi pekerjaan.
• Bukti komunikasi: Catatan persetujuan dan klarifikasi.
• Bukti pelaksanaan: Dokumen serah terima dan bukti pembayaran.
• Catatan persetujuan: Dokumentasi keputusan penting selama pelaksanaan perjanjian.

7. Dokumen Tidak Disimpan dengan Aman

Dokumen yang hilang, sulit ditemukan, atau tidak dapat dipastikan keutuhannya dapat menyulitkan proses verifikasi. Risiko ini meningkat ketika dokumen tersebar di berbagai perangkat tanpa sistem pengarsipan yang jelas.

Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menerapkan penyimpanan terpusat, membatasi hak akses, melakukan pencadangan data, dan menyimpan riwayat versi dokumen. Langkah tersebut membantu menjaga ketersediaan dokumen serta memudahkan penelusuran ketika dibutuhkan.

Perkuat Pengelolaan Dokumen Perjanjian dengan Virtual Teken (ViTEK)

Pengelolaan dokumen perjanjian tidak berhenti setelah dokumen selesai disusun. Proses penandatanganan, persetujuan, dan penyimpanan juga perlu diperhatikan untuk mendukung keamanan serta keteraturan administrasi perusahaan.

Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk penandatanganan dokumen perusahaan maupun personal sesuai ketentuan hukum yang berlaku, termasuk UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK menyediakan sejumlah fitur untuk mendukung pengelolaan dokumen digital, antara lain:

• Variasi Bentuk Tanda Tangan: Pilihan bentuk tanda tangan digital sesuai kebutuhan dokumen.
• Bulk Signing: Menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval: Mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital: Membantu menelusuri aktivitas dokumen.
• Multi-User & Role Management: Mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API Fleksibel: Menghubungkan modul tanda tangan digital dengan sistem internal perusahaan.
• Instalasi On-Premise: Mendukung kebutuhan pengelolaan data di lingkungan perusahaan.
• Post Quantum Cryptography (PQC): Teknologi kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat mendukung proses penandatanganan yang lebih praktis, mengatur persetujuan secara terstruktur, dan memudahkan penelusuran aktivitas dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Kesalahan yang Sering Ditemukan dalam Surat Perjanjian Gadai

FAQ Seputar Kesalahan Perjanjian di Mata Hukum

1. Apa yang membuat dokumen perjanjian lemah di mata hukum?

Dokumen perjanjian dapat bermasalah jika tidak memenuhi persyaratan hukum, memiliki isi yang ambigu, atau sulit dibuktikan keaslian dan persetujuannya.

2. Apakah perjanjian tanpa meterai tetap sah secara hukum?

Ya, tidak adanya meterai tidak otomatis membuat perjanjian tidak sah. Keabsahan perjanjian ditentukan oleh persyaratan hukum yang berlaku, sedangkan meterai berkaitan dengan kewajiban bea meterai.

3. Apakah tanda tangan digital sah untuk dokumen perjanjian?

Tanda tangan digital dapat digunakan secara sah sepanjang memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Jenis perjanjian tertentu mungkin memiliki persyaratan tambahan.

4. Bagaimana cara mencegah dokumen perjanjian diubah tanpa izin?

Batasi akses pengeditan, simpan versi final, dokumentasikan setiap perubahan, dan gunakan sistem yang mendukung pemeriksaan integritas serta pencatatan aktivitas dokumen.

5. Bagaimana cara memperkuat dokumen perjanjian perusahaan?

Pastikan identitas dan kewenangan para pihak jelas, isi perjanjian memenuhi persyaratan hukum, serta bukti persetujuan dan dokumen pendukung tersimpan dengan baik. Penggunaan tanda tangan digital tersertifikasi seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek juga dapat mendukung proses autentikasi dan pengelolaan dokumen digital.