Kebutuhan administrasi di dunia kerja kini semakin digital. Dokumen kontrak, surat persetujuan, hingga invoice tidak lagi harus dicetak dan ditandatangani secara manual. Karena itu, memahami cara buat tanda tangan digital di HP dan laptop menjadi hal penting untuk menunjang produktivitas.

Dengan tanda tangan digital, proses persetujuan dokumen bisa dilakukan lebih cepat, efisien, dan fleksibel tanpa harus berada di kantor. Berikut panduan lengkap yang bisa langsung Anda terapkan.

Perbedaan Tanda Tangan Digital Biasa dan Tersertifikasi

Sebelum masuk ke langkah-langkah membuat tanda tangan digital, perlu dipahami bahwa terdapat dia jenis tanda tangan yang umum digunakan dalam praktik kerja, yaitu sebagai berikut:

1. Tanda Tangan Gambar (Non-Tersertifikasi)

• Berupa file PNG/JPG
• Cocok untuk dokumen internal
• Tidak memiliki kekuatan hukum penuh

2. Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

• Menggunakan sertifikat elektronik
• Dilengkapi sistem kriptografi
• Memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah

Sesuai Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tanda tangan digital tersertifikasi sah secara hukum dan dapat digunakan untuk dokumen resmi. Untuk kontrak bisnis atau perjanjian penting, jenis tersertifikasi lebih disarankan.

Cara Buat Tanda Tangan Digital di HP Android

Pengguna Android dapat membuat tanda tangan digital tanpa aplikasi tambahan.

Langkah-langkahnya:

• Buka aplikasi Galeri atau Editor Foto bawaan.
• Buat kanvas kosong dengan latar putih.
• Pilih fitur drawing atau brush.
• Gambar tanda tangan menggunakan jari atau stylus.
• Simpan dalam format PNG agar latar belakang transparan.

File PNG ini bisa langsung dimasukkan ke dokumen kerja seperti Word atau PDF.

Cara Buat Tanda Tangan Digital di iPhone

iPhone menyediakan fitur Markup yang sudah terintegrasi dalam sistem.

Caranya:

• Buka dokumen PDF melalui Files atau Mail.
• Ketuk ikon Markup (pena).
• Pilih tanda “+” lalu klik “Signature”.
• Buat tanda tangan menggunakan jari atau Apple Pencil.
• Atur posisi tanda tangan dan simpan dokumen.

Metode ini cocok untuk persetujuan dokumen kerja secara cepat tanpa aplikasi tambahan.

Cara Buat Tanda Tangan Digital di Laptop dengan Microsoft Word

Jika Anda sering menangani dokumen administrasi, fitur di Microsoft Word bisa dimanfaatkan.

Langkahnya:

• Buka dokumen di Word.
• Klik tab Insert.
• Pilih Signature Line.
• Isi nama, jabatan, dan informasi yang dibutuhkan.
• Simpan dokumen.

Fitur ini umum digunakan dalam lingkungan kerja formal karena tampilannya lebih profesional.

Menggunakan Adobe Acrobat untuk Dokumen PDF

Untuk file berbasis PDF, Adobe Acrobat menjadi salah satu solusi yang paling banyak digunakan di lingkungan bisnis.

Langkahnya:

• Buka dokumen PDF di Adobe Acrobat.
• Pilih menu Fill & Sign.
• Klik ikon tanda tangan.
• Buat dan tempatkan tanda tangan pada posisi yang dibutuhkan.

Metode ini ideal untuk kontrak kerja, perjanjian bisnis, atau dokumen legal lainnya.

Membuat Tanda Tangan dengan Paint di Windows

Bagi yang membutuhkan cara cepat tanpa instal aplikasi tambahan, Paint bisa menjadi solusi sederhana.

Langkahnya:

• Buka Paint melalui menu Start.
• Pilih Brushes.
• Atur ukuran dan warna (hitam atau biru).
• Gambar tanda tangan menggunakan mouse.
• Simpan sebagai PNG.

Cara ini cocok untuk kebutuhan administrasi ringan.

Gunakan Tanda Tangan Digital Tersertifikasi dari Vinotek

Sayangnya, cara-cara di atas hanya menghasilkan tanda tangan tidak tersertifikasi. Untuk kebutuhan kerja yang menuntut keamanan dan legalitas, menggunakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi adalah langkah yang tepat.

Vinotek pun bisa menjadi pilihan yang tepat, sebab telah mengantongi sertifikasi dari Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia melalui SK No. 106 Tahun 2023 tentang Surat Keputusan Pengakuan Berinduk PSrE Indonesia.

Selain itu, Vinotek juga telah tersertifikasi ISO 27001 tentang Sistem Manajemen Keamanan Informasi, yang menjamin perlindungan data dan keamanan dokumen Anda.

Dengan dukungan teknologi terkini, Vinotek memastikan setiap dokumen yang ditandatangani:

• Terlindungi dari risiko pemalsuan
• Memiliki validitas hukum yang sah
• Aman dari potensi kebocoran data
• Dapat diverifikasi keasliannya

Jika Anda ingin proses kerja yang lebih efisien sekaligus aman secara hukum, menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dari Vinotek adalah solusi yang tepat untuk bisnis Anda.