Dalam proses pengadaan barang di perusahaan, terdapat sejumlah dokumen yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan dan memperoleh persetujuan. Dua di antaranya adalah surat permohonan pengadaan barang dan purchase requisition. Keduanya berkaitan dengan pengajuan kebutuhan barang, tetapi memiliki perbedaan dari segi fungsi, format, dan penggunaannya.

Memahami perbedaan kedua dokumen tersebut penting agar proses pengadaan berjalan lebih tertib. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa kebutuhan barang tercatat dengan jelas dan diproses sesuai prosedur internal.

Lantas, apa perbedaan surat permohonan pengadaan barang dan purchase requisition? Berikut penjelasannya.

Apa Itu Surat Permohonan Pengadaan Barang?

Surat permohonan pengadaan barang adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan barang kepada pihak berwenang, seperti atasan, bagian umum, atau bagian pengadaan. Dokumen ini menjelaskan barang yang dibutuhkan beserta alasan pengajuannya.

Surat ini dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan operasional, mulai dari pengadaan alat tulis kantor (ATK), komputer, hingga penggantian inventaris yang rusak. Bentuknya dapat berupa surat resmi, memo internal, atau dokumen digital sesuai kebijakan perusahaan.

Informasi yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Identitas pemohon atau departemen yang mengajukan kebutuhan.
• Jenis, jumlah, dan spesifikasi barang.
• Alasan pengadaan dan manfaatnya bagi operasional.
• Waktu kebutuhan barang.
• Persetujuan pihak berwenang sesuai prosedur perusahaan.

Informasi tersebut membantu pihak terkait mengevaluasi kebutuhan sebelum pengadaan diproses lebih lanjut.

Apa Itu Purchase Requisition?

Purchase requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa kepada bagian pengadaan. Dokumen ini umumnya menjadi bagian dari prosedur pembelian dan perlu melalui pemeriksaan serta persetujuan sebelum proses dilanjutkan.

PR biasanya menggunakan formulir terstruktur atau sistem pengadaan digital. Pada perusahaan yang menggunakan sistem enterprise resource planning (ERP), pengajuan dapat dicatat dan dipantau secara terpusat.

Informasi dalam PR umumnya mencakup:

• Nama pemohon dan departemen terkait.
• Deskripsi, spesifikasi, dan jumlah barang.
• Tanggal kebutuhan barang.
• Perkiraan harga dan informasi anggaran jika diperlukan.
• Kode akun atau pusat biaya sesuai sistem perusahaan.
• Status pengajuan dan alur persetujuan.

Dengan informasi tersebut, perusahaan dapat memeriksa kebutuhan, mempertimbangkan anggaran, dan mendokumentasikan permintaan pembelian secara lebih terstruktur.

Perbedaan Surat Pengadaan Barang dan Purchase Requisition

Kedua dokumen tersebut sama-sama digunakan untuk menyampaikan kebutuhan barang. Namun, surat permohonan lebih menekankan penyampaian kebutuhan secara tertulis, sedangkan PR umumnya digunakan untuk mencatat permintaan pembelian dalam prosedur pengadaan internal.

Perbedaan keduanya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut.

Aspek	Surat Permohonan Pengadaan Barang	Purchase Requisition
Tujuan	Menyampaikan kebutuhan barang	Mengajukan permintaan pembelian secara internal
Bentuk	Surat resmi, memo, atau dokumen digital	Formulir atau catatan dalam sistem pengadaan
Penerima	Atasan, manajemen, atau bagian terkait	Bagian pengadaan atau pihak yang menangani pembelian
Informasi utama	Alasan kebutuhan, jenis, jumlah, dan urgensi	Rincian barang, informasi anggaran, dan persetujuan
Penggunaan	Menyampaikan atau memulai permohonan	Mendokumentasikan permintaan pembelian
Pencatatan	Manual atau digital	Umumnya lebih terstruktur sesuai prosedur pengadaan

Perlu dipahami bahwa perbedaan tersebut bersifat umum. Dalam beberapa perusahaan, surat permohonan menjadi dokumen awal sebelum kebutuhan dicatat dalam sistem PR. Perusahaan lain mungkin hanya menggunakan PR untuk mengajukan kebutuhan internal.

Karena itu, penggunaan dokumen perlu disesuaikan dengan prosedur pengadaan yang berlaku di masing-masing organisasi.

Kapan Kedua Dokumen Ini Digunakan?

Penggunaan surat permohonan pengadaan barang dan PR bergantung pada alur administrasi perusahaan. Surat permohonan dapat digunakan untuk menyampaikan kebutuhan kepada atasan, sedangkan PR digunakan apabila perusahaan menerapkan prosedur permintaan pembelian yang lebih terstruktur.

Sebagai contoh, sebuah departemen membutuhkan lima unit komputer untuk mendukung penambahan karyawan. Departemen tersebut dapat mengajukan kebutuhan kepada manajer melalui surat permohonan. Jika diwajibkan oleh prosedur perusahaan, kebutuhan tersebut kemudian dicatat dalam sistem PR untuk diperiksa dan disetujui oleh pihak terkait.

Beberapa situasi penggunaannya meliputi:

• Pengajuan kepada atasan: menggunakan surat permohonan atau memo untuk menjelaskan kebutuhan dan urgensi.
• Pencatatan permintaan pembelian: menggunakan PR sesuai prosedur pengadaan internal.
• Pengadaan berbasis sistem digital: mengajukan dan memantau PR melalui sistem pengadaan atau ERP.
• Pengadaan yang membutuhkan persetujuan anggaran: mengikuti mekanisme pemeriksaan dan persetujuan perusahaan.

Memahami alur tersebut membantu mengurangi risiko pengajuan berulang akibat format atau prosedur yang tidak sesuai.

Bagaimana Cara Mengelola Dokumen Pengadaan Barang dengan Efisien?

Pengelolaan dokumen yang tertib membantu perusahaan memantau kebutuhan barang, memeriksa persetujuan, dan menelusuri riwayat pengadaan. Sebaliknya, dokumen yang tersebar di berbagai folder, email, atau arsip fisik dapat menyulitkan pencarian informasi dan memperlambat proses administrasi.

Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menetapkan prosedur yang jelas dan menyimpan dokumen secara terorganisasi. Beberapa langkah yang dapat diterapkan, antara lain:

• Menetapkan prosedur pengajuan: menentukan dokumen yang diperlukan dan pihak yang berwenang menyetujuinya.
• Menyeragamkan format: memastikan informasi penting tercantum secara konsisten.
• Menyimpan dokumen secara terpusat: mengelompokkan arsip berdasarkan nomor pengajuan, departemen, atau tanggal.
• Memantau status pengajuan: mencatat dokumen yang menunggu pemeriksaan, membutuhkan revisi, atau telah disetujui.
• Menerapkan pengelolaan digital: mempermudah pencarian, pengarsipan, dan pengendalian akses dokumen.

Perusahaan juga perlu memperhatikan proses persetujuan, terutama jika dokumen harus ditandatangani beberapa pihak atau melewati jenjang jabatan. Penandatanganan manual dapat memperpanjang proses ketika dokumen harus berpindah dari satu pihak ke pihak lainnya.

Untuk mendukung proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi. ViTEK dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal sesuai ketentuan hukum yang berlaku, termasuk UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK menyediakan sejumlah fitur untuk mendukung penandatanganan dan persetujuan dokumen, antara lain:

• Multi-step & Hierarki Approval: mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Bulk Signing: menandatangani banyak dokumen digital sekaligus.
• Audit Trail dan Jejak Digital: mencatat aktivitas dokumen agar riwayat proses dapat ditelusuri.
• Multi-User & Role Management: mengatur pengguna dan hak akses sesuai tanggung jawab masing-masing pihak.

Fitur tersebut membantu perusahaan mengelola penandatanganan dan persetujuan dokumen secara lebih terstruktur. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

FAQ Seputar Surat Pengadaan Barang vs Purchase Requisition

1. Apa perbedaan surat pengadaan barang dan purchase requisition?

Surat pengadaan barang digunakan untuk mengajukan kebutuhan barang secara tertulis, sedangkan purchase requisition (PR) merupakan dokumen internal untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai prosedur perusahaan.

2. Apa fungsi surat permohonan pengadaan barang?

Surat permohonan pengadaan barang berfungsi untuk menjelaskan kebutuhan, jumlah, dan alasan pengadaan agar dapat dipertimbangkan oleh pihak yang berwenang.

3. Apa saja isi purchase requisition?

Purchase requisition umumnya memuat identitas pemohon, rincian barang, jumlah, tanggal kebutuhan, informasi anggaran, serta data persetujuan sesuai prosedur perusahaan.

4. Apakah purchase requisition sama dengan purchase order?

Tidak. PR merupakan permintaan pembelian internal, sedangkan purchase order (PO) adalah dokumen pemesanan barang atau jasa kepada pemasok.

5. Apakah surat permohonan pengadaan barang bisa ditandatangani secara digital?

Ya. Surat tersebut dapat ditandatangani secara digital selama memenuhi persyaratan yang berlaku. Perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek untuk mendukung proses penandatanganan dokumen digital.