Dalam transaksi jual beli properti, Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB) menjadi salah satu dokumen penting yang memuat kesepakatan antara penjual dan pembeli sebelum proses jual beli diselesaikan sesuai tahapan yang berlaku.

Karena berisi hak dan kewajiban para pihak, proses tanda tangan PPJB perlu dilakukan oleh pihak yang tepat. Identitas dan kewenangan orang yang menandatangani juga perlu diperiksa agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Lantas, siapa saja yang wajib tanda tangan PPJB? Apakah hanya penjual dan pembeli, atau ada pihak lain yang dapat terlibat?

Siapa Saja yang Wajib Tanda Tangan PPJB?

Pada dasarnya, pihak utama dalam PPJB adalah penjual dan pembeli. Keduanya merupakan pihak yang membuat kesepakatan mengenai objek properti, harga, mekanisme pembayaran, waktu pelaksanaan, serta hak dan kewajiban masing-masing.

Tanda tangan menjadi bagian dari proses persetujuan terhadap isi perjanjian. Karena itu, orang yang menandatangani PPJB harus memiliki identitas dan kewenangan yang jelas.

Dalam kondisi tertentu, proses penandatanganan juga dapat melibatkan pihak lain, seperti penerima kuasa, perwakilan badan usaha, saksi, atau notaris. Namun, kedudukan masing-masing pihak berbeda.

Beberapa pihak yang dapat terlibat dalam tanda tangan PPJB, yaitu:

• Penjual, sebagai pihak yang mengikatkan diri untuk menjual properti.
• Pembeli, sebagai pihak yang mengikatkan diri untuk membeli properti.
• Penerima kuasa, apabila salah satu pihak tidak dapat menandatangani sendiri.
• Perwakilan badan usaha, apabila transaksi dilakukan oleh perusahaan atau badan hukum.
• Saksi, apabila diperlukan berdasarkan bentuk dokumen atau proses penandatanganan.
• Notaris, apabila PPJB dibuat dalam bentuk akta notaris atau terdapat tindakan kenotariatan yang diperlukan.

Dengan demikian, penentuan siapa yang harus tanda tangan PPJB perlu melihat siapa yang menjadi pihak dalam perjanjian dan siapa yang memiliki kewenangan untuk mewakili pihak tersebut.

Penjual dan Pembeli sebagai Pihak Utama

Penjual dan pembeli merupakan pihak utama yang perlu diperhatikan dalam proses tanda tangan PPJB. Penjual menyatakan kesediaannya untuk melakukan transaksi atas properti, sedangkan pembeli menyatakan kesediaannya untuk membeli berdasarkan ketentuan yang telah disepakati.

Sebelum menandatangani PPJB, kedua pihak sebaiknya memeriksa isi dokumen secara menyeluruh. Pemeriksaan tidak hanya berkaitan dengan harga, tetapi juga objek properti dan kewajiban masing-masing.

Beberapa hal yang perlu diperiksa, antara lain:

• Identitas penjual dan pembeli.
• Data dan alamat objek properti.
• Informasi mengenai dokumen kepemilikan.
• Harga jual dan metode pembayaran.
• Uang muka serta jadwal pembayaran.
• Waktu pelunasan dan serah terima.
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Ketentuan pembatalan dan konsekuensi jika terjadi pelanggaran.
• Kewenangan pihak yang menandatangani.

Dengan memahami isi PPJB sebelum tanda tangan, para pihak dapat mengetahui secara jelas kesepakatan yang akan mengikat mereka.

Baca Juga: Pentingnya e-KYC & TTD Digital untuk Pembeli Properti

Bagaimana jika Penjual atau Pembeli Tidak Bisa Hadir?

Tidak semua penjual dan pembeli berada di lokasi yang sama ketika PPJB harus ditandatangani. Salah satu pihak mungkin sedang berada di kota atau negara berbeda sehingga tidak dapat hadir secara langsung.

Dalam kondisi tertentu, penjual atau pembeli dapat memberikan kuasa kepada pihak lain untuk mewakili dirinya. Namun, kewenangan tersebut perlu dibuktikan dengan dokumen kuasa yang sesuai.

Hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Identitas pemberi dan penerima kuasa.
• Dasar kewenangan penerima kuasa.
• Ruang lingkup kuasa.
• Kesesuaian surat kuasa dengan tindakan yang dilakukan.
• Kewenangan penerima kuasa untuk menandatangani dokumen.
• Dokumen pendukung transaksi.

Selain melalui perwakilan, dokumen tertentu juga dapat diproses secara elektronik sesuai kebutuhan transaksi dan ketentuan hukum yang berlaku.

Apakah Notaris dan Saksi Wajib Tanda Tangan PPJB?

Notaris dapat terlibat dalam proses pembuatan PPJB, tetapi kedudukannya perlu dibedakan dari penjual dan pembeli sebagai pihak dalam perjanjian. Notaris menjalankan kewenangan jabatannya dalam pembuatan akta atau tindakan kenotariatan sesuai ketentuan yang berlaku.

Sementara itu, saksi berfungsi menyaksikan proses penandatanganan. Keberadaan dan persyaratan saksi dapat bergantung pada bentuk dokumen serta proses hukum yang digunakan.

Artinya, tidak semua orang yang membubuhkan tanda tangan pada dokumen otomatis menjadi pihak dalam PPJB. Hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Penjual dan pembeli merupakan pihak utama dalam perjanjian.
• Penerima kuasa bertindak berdasarkan kewenangan yang diberikan.
• Notaris menjalankan fungsi sesuai kewenangan jabatannya.
• Saksi memiliki fungsi untuk menyaksikan proses penandatanganan.
• Setiap penandatangan harus jelas identitas dan kapasitasnya.

Pastikan Pihak yang Menandatangani Memiliki Kewenangan

Sebelum PPJB ditandatangani, penting untuk memastikan bahwa orang yang membubuhkan tanda tangan memang merupakan pihak yang berwenang. Hal ini semakin penting jika transaksi melibatkan kuasa, perusahaan, atau beberapa pihak lainnya.

Beberapa hal yang dapat diperiksa meliputi:

• Nama dan identitas penandatangan sesuai dokumen.
• Penandatangan tercantum sebagai pihak dalam PPJB atau memiliki dasar kuasa.
• Perwakilan perusahaan memiliki kewenangan bertindak atas nama badan usaha.
• Tidak terdapat kesalahan nama, kapasitas, atau kewenangan.
• Seluruh pihak telah memahami isi dokumen.

Tanda tangan bukan sekadar formalitas. Proses tersebut menjadi bagian dari persetujuan terhadap isi dokumen sehingga perlu dilakukan oleh pihak yang tepat.

Solusi Penandatanganan PPJB yang Melibatkan Banyak Pihak

Proses tanda tangan PPJB dapat menjadi lebih kompleks ketika melibatkan banyak pihak, terutama jika penjual, pembeli, penerima kuasa, atau pihak lainnya berada di lokasi berbeda. Pengelolaan dokumen juga perlu diperhatikan agar setiap pihak menandatangani dokumen yang sama dan versi terbaru.

Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah penggunaan tanda tangan digital Vinotek. Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah sesuai dengan UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK menyediakan berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan dokumen dengan banyak pihak, seperti:

• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Multi-Step & Hierarchy Approval untuk mengatur alur persetujuan.
• Audit Trail & Jejak Digital untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Integrasi API untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem internal perusahaan.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol data internal.

Dengan dukungan tersebut, proses penandatanganan PPJB dan dokumen perjanjian lainnya dapat dikelola secara lebih terstruktur, termasuk ketika melibatkan beberapa pihak di lokasi yang berbeda.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Dokumen yang Ditandatangani sebelum Proses Akta Properti

FAQ Seputar Tanda Tangan PPJB

1. Siapa yang wajib tanda tangan PPJB?

Pihak utama yang perlu menandatangani PPJB adalah penjual dan pembeli. Jika salah satu pihak diwakili, penerima kuasa harus memiliki kewenangan yang sesuai.

2. Apakah tanda tangan PPJB bisa diwakilkan?

Bisa dalam kondisi tertentu, selama pihak yang mewakili memiliki surat kuasa dan kewenangan yang sesuai untuk menandatangani PPJB.

3. Apakah PPJB harus ditandatangani di hadapan notaris?

Tidak selalu. Kebutuhan keterlibatan notaris bergantung pada bentuk dan kebutuhan hukum transaksi. Notaris juga tidak otomatis menjadi pihak dalam PPJB.

4. Apakah PPJB bisa ditandatangani secara digital?

Dalam kondisi tertentu, PPJB dapat ditandatangani secara elektronik dengan mekanisme yang sesuai. Penggunaan tanda tangan digital juga perlu memperhatikan jenis dokumen dan ketentuan hukum yang berlaku.

5. Apa yang harus diperiksa sebelum tanda tangan PPJB?

Periksa identitas dan kewenangan para pihak, data properti, harga, metode pembayaran, jadwal pelunasan, serah terima, serta hak dan kewajiban yang tercantum dalam PPJB.