Dalam sebuah perusahaan, tidak semua keputusan dapat dibuat dan disetujui oleh satu orang. Semakin besar skala bisnis, semakin banyak pula keputusan yang membutuhkan pertimbangan dari beberapa pihak dengan kewenangan berbeda. Karena itu, perusahaan membutuhkan proses persetujuan yang terstruktur agar setiap keputusan dapat melewati pihak yang tepat.

Salah satu metode yang dapat digunakan adalah approval berjenjang. Sistem ini memungkinkan suatu permintaan, keputusan, atau dokumen mendapatkan persetujuan secara bertahap sesuai dengan struktur organisasi dan kewenangan masing-masing pihak.

Approval berjenjang tidak hanya diterapkan pada pengajuan pembelian atau anggaran, tetapi juga dapat digunakan dalam proses approval dokumen, terutama ketika sebuah dokumen perlu diperiksa dan disetujui oleh beberapa pihak sebelum ditandatangani atau dinyatakan final.

Apa Itu Approval Berjenjang?

Approval berjenjang adalah proses persetujuan yang dilakukan secara bertahap oleh beberapa pihak sesuai dengan urutan atau tingkat kewenangan tertentu. Artinya, sebuah permintaan tidak langsung mendapatkan persetujuan akhir, tetapi harus melewati satu atau beberapa pihak terlebih dahulu.

Sebagai contoh, pengajuan pengadaan dapat diperiksa oleh staf terkait, kemudian disetujui oleh manajer, dan terakhir mendapatkan persetujuan direktur. Setiap pihak memiliki peran dan kewenangan berbeda dalam proses tersebut.

Dalam praktiknya, alur approval berjenjang dapat ditentukan berdasarkan beberapa faktor, seperti:

• Jabatan atau posisi pihak yang memberikan persetujuan.
• Nilai atau nominal transaksi.
• Jenis permintaan atau dokumen.
• Divisi yang berkaitan dengan pengajuan.
• Tingkat risiko dan kewenangan yang dibutuhkan.

Dengan aturan yang jelas, perusahaan dapat memastikan setiap keputusan mendapatkan persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan.

Bagaimana Sistem Approval Berjenjang Bekerja?

Pada dasarnya, approval berjenjang mengikuti alur yang telah ditentukan perusahaan. Ketika suatu permintaan dibuat, permintaan tersebut diteruskan kepada pihak pertama untuk diperiksa.

Jika disetujui, proses dilanjutkan ke tingkat berikutnya. Sebaliknya, jika terdapat hal yang perlu diperbaiki, permintaan dapat dikembalikan kepada pihak yang mengajukan. Contoh sederhana alur approval berjenjang adalah:

• Karyawan mengajukan permintaan.
• Supervisor melakukan pemeriksaan awal.
• Manajer memberikan persetujuan berikutnya.
• Direktur memberikan persetujuan akhir.
• Permintaan dinyatakan selesai setelah seluruh tahapan terpenuhi.

Jumlah tahapan tersebut dapat berbeda pada setiap perusahaan sesuai struktur organisasi dan kebutuhan bisnis.

Baca Juga: Proses Approval Digital yang Lebih Cepat untuk Perusahaan

Approval Berjenjang Juga Diterapkan pada Dokumen

Approval berjenjang tidak hanya digunakan untuk transaksi atau pengajuan internal. Sistem ini juga dapat diterapkan pada dokumen perusahaan yang membutuhkan pemeriksaan dan persetujuan dari beberapa pihak.

Misalnya, sebuah kontrak kerja sama dapat diperiksa oleh tim terkait, ditinjau bagian legal, kemudian mendapatkan persetujuan manajemen sebelum masuk ke tahap penandatanganan.

Beberapa dokumen yang dapat menggunakan approval berjenjang, antara lain:

• Kontrak kerja sama.
• Perjanjian dengan vendor atau mitra bisnis.
• Dokumen pengadaan.
• Proposal kerja sama.
• Dokumen terkait pengeluaran atau anggaran.
• Dokumen legal perusahaan.
• Surat atau dokumen internal yang membutuhkan persetujuan manajemen.

Dengan alur yang terstruktur, setiap pihak dapat mengetahui perannya dan kapan dokumen harus diteruskan ke tahap berikutnya.

Mengapa Approval Dokumen Membutuhkan Sistem Berjenjang?

Semakin banyak pihak yang terlibat dalam sebuah dokumen, semakin besar kemungkinan proses persetujuan menjadi tidak teratur jika dilakukan secara manual.

Misalnya, sebuah kontrak harus diperiksa oleh tiga divisi sebelum ditandatangani. Jika proses dilakukan melalui email atau aplikasi pesan secara terpisah, pihak yang mengajukan harus memastikan sendiri siapa yang sudah memberikan persetujuan dan siapa yang masih harus melakukan pemeriksaan.

Kondisi tersebut dapat menyebabkan dokumen tertahan atau bahkan masuk ke tahap berikutnya sebelum pemeriksaan sebelumnya selesai.

Beberapa kendala yang dapat muncul, antara lain:

• Dokumen tertahan karena menunggu approval.
• Pihak yang harus memberikan persetujuan tidak mengetahui adanya permintaan.
• Urutan approval tidak berjalan sesuai prosedur.
• Dokumen dikirim kepada pihak yang tidak memiliki kewenangan.
• Status dokumen sulit dipantau.
• Riwayat persetujuan sulit ditelusuri.
• Risiko kesalahan komunikasi menjadi lebih besar.

Karena itu, perusahaan membutuhkan approval workflow yang jelas, terutama untuk dokumen yang melibatkan banyak pihak.

Bagaimana Digitalisasi Membantu Approval Berjenjang?

Digitalisasi memungkinkan proses approval berjenjang dilakukan melalui workflow yang telah ditentukan sejak awal. Perusahaan dapat menetapkan siapa yang harus memeriksa dokumen, urutan persetujuan, hingga pihak yang berwenang memberikan persetujuan akhir.

Pihak terkait juga dapat mengetahui status dokumen, apakah masih menunggu pemeriksaan, sedang dalam proses approval, membutuhkan revisi, atau sudah mendapatkan persetujuan akhir.

Beberapa fungsi yang dapat mendukung proses tersebut meliputi:

• Pengaturan tahapan approval.
• Penentuan pihak yang berwenang.
• Notifikasi ketika dokumen membutuhkan persetujuan.
• Pemantauan status dokumen.
• Pencatatan riwayat atau audit trail.
• Pengelolaan dokumen dalam satu workflow.
• Integrasi dengan sistem internal perusahaan.

Dengan demikian, multi-step approval dan hierarki approval dapat menjadi bagian dari workflow dokumen yang lebih terstruktur dan mudah dipantau.

Terapkan Approval Dokumen yang Lebih Terstruktur dengan Vinotek

Approval berjenjang akan lebih efektif jika didukung sistem yang dapat mengatur alur kerja secara terstruktur. Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.

ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK juga dilengkapi berbagai fitur yang mendukung workflow dokumen perusahaan, antara lain:

• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna, peran, dan hak akses.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Audit Trail & Jejak Digital untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Integrasi API Fleksibel untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem internal seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar terhadap lingkungan sistem dan data internal.

Dengan dukungan tersebut, proses approval dan penandatanganan dokumen tidak harus bergantung pada pengiriman file secara manual melalui email atau aplikasi pesan. Perusahaan dapat membangun workflow dokumen yang lebih terorganisasi, memudahkan pemantauan proses, serta memastikan setiap pihak menjalankan perannya sesuai kewenangan.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Kenapa Approval Dokumen Selalu Lama? Ini Penyebabnya

FAQ Seputar Approval Berjenjang

1. Apa itu approval berjenjang?

Approval berjenjang adalah proses persetujuan yang dilakukan oleh beberapa pihak secara bertahap sesuai jabatan, kewenangan, atau aturan perusahaan.

2. Apa contoh approval berjenjang?

Contohnya, dokumen diperiksa oleh staf, kemudian disetujui manajer, dan dilanjutkan ke direktur untuk mendapatkan persetujuan akhir.

3. Apakah approval berjenjang dapat digunakan untuk dokumen?

Ya. Approval berjenjang dapat digunakan untuk kontrak, perjanjian, proposal, dokumen pengadaan, dan berbagai dokumen lain yang membutuhkan persetujuan beberapa pihak.

4. Apa manfaat approval berjenjang bagi perusahaan?

Approval berjenjang membantu mengatur alur persetujuan, memperjelas kewenangan, serta memudahkan perusahaan memantau status dan proses persetujuan dokumen.

5. Apakah approval berjenjang bisa dilakukan secara digital?

Bisa. Sistem digital memungkinkan perusahaan mengatur multi-step approval, menentukan pihak yang berwenang, memantau status dokumen, dan mencatat riwayat persetujuan dalam satu workflow.