Tidak semua pemeriksaan ketenagakerjaan dilakukan secara berkala. Dalam kondisi tertentu, perusahaan bisa menjalani pemeriksaan khusus oleh Pengawas Ketenagakerjaan, bahkan tanpa menunggu jadwal pemeriksaan rutin.

Ketentuan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 11 Tahun 2026 tentang Tata Cara Pengawasan Ketenagakerjaan yang menjadi pedoman baru dalam pelaksanaan pengawasan ketenagakerjaan di Indonesia. Regulasi ini menjelaskan kapan pemeriksaan khusus dapat dilakukan, apa yang menjadi pemicunya, hingga bagaimana proses pemeriksaannya berlangsung.

Lantas, kapan perusahaan bisa mengalami pemeriksaan khusus oleh Pengawas Ketenagakerjaan? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa yang Dimaksud dengan Pemeriksaan Khusus?

Pemeriksaan khusus merupakan salah satu jenis pemeriksaan dalam pelaksanaan pengawasan ketenagakerjaan. Berdasarkan Permenaker Nomor 11 Tahun 2026, terdapat empat jenis pemeriksaan yang dapat dilakukan oleh Pengawas Ketenagakerjaan, yaitu:

• Pemeriksaan pertama.
• Pemeriksaan berkala.
• Pemeriksaan khusus.
• Pemeriksaan ulang.

Berbeda dengan pemeriksaan pertama atau pemeriksaan berkala yang memiliki waktu pelaksanaan tertentu, pemeriksaan khusus dilakukan karena adanya kondisi tertentu yang memerlukan tindak lanjut segera dari Pengawas Ketenagakerjaan.

Kapan Pemeriksaan Khusus Dapat Dilakukan?

Pasal 22 Permenaker Nomor 11 Tahun 2026 menyebutkan bahwa pemeriksaan khusus dapat dilakukan apabila terdapat salah satu kondisi berikut:

• Adanya pengaduan atau laporan mengenai dugaan pelanggaran ketenagakerjaan.
• Adanya pemberitaan media yang mengindikasikan dugaan pelanggaran norma ketenagakerjaan.
• Adanya perintah dari Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan untuk melakukan pemeriksaan terhadap perusahaan tertentu.

Artinya, perusahaan dapat diperiksa sewaktu-waktu apabila terdapat informasi yang dinilai cukup untuk menjadi dasar dilakukannya pemeriksaan khusus.

Baca Juga: Sanksi bagi Perusahaan yang Melanggar Aturan Outsourcing

Bagaimana jika Pemeriksaan Berasal dari Pengaduan?

Apabila pemeriksaan khusus dilakukan sebagai tindak lanjut atas pengaduan atau laporan, Pengawas Ketenagakerjaan tidak langsung mendatangi perusahaan. Sebelum melakukan pemeriksaan, pengawas akan:

• memeriksa pihak pengadu atau pelapor terlebih dahulu;
• mengumpulkan data dan informasi awal terkait dugaan pelanggaran; serta
• menggunakan hasil pemeriksaan tersebut sebagai dasar untuk melanjutkan pemeriksaan terhadap perusahaan.

Langkah ini bertujuan agar pemeriksaan dilakukan berdasarkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan, bukan hanya dugaan semata.

Apakah Pelapor Bisa Mengetahui Perkembangan Pemeriksaan?

Ya. Permenaker memberikan hak kepada pelapor untuk memperoleh informasi mengenai perkembangan pemeriksaan khusus. Mekanismenya meliputi:

• Pengawas Ketenagakerjaan menyampaikan laporan perkembangan penanganan kepada Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan.
• Pelapor dapat mengajukan permohonan tertulis untuk mengetahui perkembangan pemeriksaan.
• Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan akan memberikan informasi tersebut.
• Informasi perkembangan harus diberikan paling lama 14 hari sejak permohonan diterima.

Ketentuan ini menjadi bagian dari upaya meningkatkan transparansi dalam proses pengawasan ketenagakerjaan.

Bagaimana Cara Pengawas Melakukan Pemeriksaan?

Dalam melaksanakan pemeriksaan, Pengawas Ketenagakerjaan dapat menggunakan beberapa metode sesuai kebutuhan pemeriksaan, antara lain:

• melakukan pemantauan dan pengintaian;
• melakukan pengamatan, observasi, serta penilaian;
• meminta keterangan dan klarifikasi;
• mempelajari dokumen ketenagakerjaan perusahaan; dan
• melakukan verifikasi hasil pemeriksaan mandiri perusahaan melalui website SIAPkerja.

Permintaan keterangan maupun klarifikasi juga dapat dilakukan secara luring maupun daring dan wajib dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh pihak terkait.

Dokumen Perusahaan Menjadi Bagian Penting dalam Pemeriksaan

Salah satu aspek yang menjadi perhatian Pengawas Ketenagakerjaan adalah dokumen ketenagakerjaan perusahaan. Selama proses pemeriksaan, pengawas berwenang mempelajari berbagai dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja maupun pemenuhan norma ketenagakerjaan.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan dokumen-dokumen penting tersusun secara rapi, mudah ditemukan, serta memiliki keaslian dan integritas yang dapat dipertanggungjawabkan.

Beberapa dokumen yang umumnya perlu dikelola dengan baik, antara lain:

• perjanjian kerja;
• peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama;
• dokumen administrasi hubungan kerja;
• berita acara;
• surat tugas; dan
• dokumen ketenagakerjaan lainnya yang berkaitan dengan kepatuhan perusahaan.

Selain memastikan dokumen lengkap, perusahaan juga perlu menjaga agar dokumen tersebut mudah dicari, tidak berubah isinya, dan memiliki riwayat persetujuan yang jelas. Pengelolaan dokumen secara digital pun bisa membantu memenuhi kebutuhan tersebut.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek dapat membantu perusahaan mengelola dokumen elektronik dalam satu platform, mulai dari proses persetujuan dokumen, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi, hingga penyimpanan arsip digital yang lebih terstruktur.

Dengan demikian, perusahaan bisa mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan secara lebih cepat ketika menghadapi pemeriksaan maupun audit. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Perbedaan Outsourcing vs Pekerjaan Borongan

FAQ Seputar Pemeriksaan Khusus Ketenagakerjaan

1. Apa yang dimaksud dengan pemeriksaan khusus ketenagakerjaan?

Pemeriksaan khusus ketenagakerjaan adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh Pengawas Ketenagakerjaan karena adanya kondisi tertentu, seperti pengaduan, pemberitaan media, atau perintah dari Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan.

2. Apa yang dapat memicu perusahaan diperiksa oleh Pengawas Ketenagakerjaan?

Perusahaan bisa menjalani pemeriksaan khusus apabila terdapat dugaan pelanggaran ketenagakerjaan yang berasal dari laporan atau pengaduan, pemberitaan media, maupun instruksi dari Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan.

3. Dokumen apa saja yang biasanya diperiksa saat pemeriksaan ketenagakerjaan?

Pengawas Ketenagakerjaan dapat mempelajari berbagai dokumen ketenagakerjaan perusahaan sebagai bagian dari proses pemeriksaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan dokumen seperti perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan dokumen administrasi lainnya tersimpan dengan baik dan mudah diakses.

4. Apakah pemeriksaan khusus selalu diawali dengan laporan dari pekerja?

Tidak. Selain pengaduan atau laporan, pemeriksaan khusus juga dapat dilakukan berdasarkan pemberitaan media atau perintah dari Pimpinan Unit Kerja Pengawasan Ketenagakerjaan.

5. Bagaimana perusahaan dapat mempersiapkan diri menghadapi pemeriksaan ketenagakerjaan?

Perusahaan sebaiknya memastikan seluruh dokumen ketenagakerjaan tersusun rapi, mudah ditemukan, serta memiliki keaslian yang dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan sistem pengelolaan dokumen digital dan tanda tangan elektronik dari PSrE resmi seperti Vinotek juga dapat membantu meningkatkan efisiensi administrasi dan kesiapan perusahaan saat menghadapi pemeriksaan.