Waarmerking merupakan salah satu layanan notaris yang berkaitan dengan pendaftaran dokumen di bawah tangan. Layanan ini biasanya dibutuhkan untuk memberikan kepastian mengenai tanggal pendaftaran dokumen, terutama pada perjanjian atau kesepakatan yang dibuat oleh para pihak tanpa dituangkan dalam akta autentik.

Meski demikian, tidak semua dokumen dapat diproses melalui waarmerking. Ada dokumen yang dapat didaftarkan karena dibuat dan ditandatangani secara pribadi oleh para pihak. Namun, ada pula dokumen yang membutuhkan prosedur pengesahan berbeda sesuai ketentuan hukum.

Oleh karena itu, penting untuk memahami jenis dokumen yang bisa dan tidak bisa diwaarmerking notaris agar tidak keliru memilih prosedur pengesahan.

Apa Itu Waarmerking Notaris?

Waarmerking adalah tindakan notaris dengan mendaftarkan surat atau dokumen di bawah tangan ke dalam buku khusus. Dalam proses ini, notaris mencatat tanggal penerimaan dokumen sebagai bukti bahwa dokumen tersebut telah didaftarkan.

Berbeda dengan legalisasi, waarmerking tidak mencakup pengesahan tanda tangan oleh notaris. Artinya, notaris tidak memastikan bahwa tanda tangan dalam dokumen benar-benar dibubuhkan oleh pihak yang namanya tercantum maupun mengesahkan kebenaran isi dokumen.

Secara umum, waarmerking memiliki beberapa fungsi, yaitu:

• Memberikan kepastian mengenai tanggal pendaftaran dokumen.
• Menjadi bukti bahwa dokumen di bawah tangan telah didaftarkan di notaris.
• Mendukung kebutuhan administrasi dan pembuktian terkait keberadaan dokumen pada tanggal pendaftarannya.

Dengan demikian, waarmerking tidak mengubah dokumen di bawah tangan menjadi akta autentik. Status dokumen tersebut tetap sebagai akta di bawah tangan.

Jenis Dokumen yang Bisa Diwaarmerking Notaris

Pada dasarnya, waarmerking dapat dilakukan terhadap surat atau dokumen di bawah tangan yang dibuat oleh para pihak untuk mencatat pernyataan, kesepakatan, atau perjanjian tertentu. Berikut beberapa contohnya, sepanjang memenuhi ketentuan hukum dan persyaratan administrasi yang berlaku.

1. Surat Perjanjian Kerja Sama

Surat perjanjian kerja sama memuat kesepakatan antara dua pihak atau lebih untuk menjalankan kegiatan tertentu. Dokumen ini dapat dibuat secara mandiri tanpa harus dituangkan dalam akta notaris.

Contohnya meliputi:

• Perjanjian kerja sama bisnis.
• Perjanjian kerja sama proyek.
• Perjanjian kerja sama pemasaran.
• Perjanjian kerja sama antara perusahaan dan vendor.

2. Surat Perjanjian Utang Piutang

Dokumen ini memuat kesepakatan antara pihak pemberi dan penerima pinjaman, termasuk jumlah pinjaman serta jangka waktu pengembalian. Apabila dibuat sebagai akta di bawah tangan, dokumen tersebut dapat diajukan untuk waarmerking.

Contohnya meliputi:

• Surat perjanjian pinjaman uang antarindividu.
• Perjanjian utang piutang antara perusahaan dan pihak lain.
• Surat kesepakatan pembayaran utang secara bertahap.

3. Surat Pernyataan

Surat pernyataan digunakan untuk menyampaikan informasi, komitmen, atau kesanggupan seseorang maupun badan tertentu. Selama tidak memerlukan bentuk atau pengesahan khusus, dokumen ini dapat diajukan untuk waarmerking.

Contohnya meliputi:

• Surat pernyataan kesanggupan membayar.
• Surat pernyataan tanggung jawab.
• Surat pernyataan kesepakatan antara dua pihak.

4. Surat Kesepakatan antara Para Pihak

Surat kesepakatan dibuat untuk mencatat hasil persetujuan bersama dan mengatur hak maupun kewajiban pihak-pihak yang terlibat.

Beberapa contohnya adalah:

• Surat kesepakatan penyelesaian pembayaran.
• Surat kesepakatan pembagian tanggung jawab.
• Surat kesepakatan penyelesaian permasalahan.
• Surat kesepakatan penggunaan aset.

5. Dokumen Kesepakatan Internal Perusahaan

Perusahaan juga dapat memiliki dokumen kesepakatan internal yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait. Dokumen tersebut dapat diajukan untuk waarmerking selama tidak diwajibkan menggunakan bentuk hukum atau prosedur pengesahan lain.

Contohnya berupa surat kesepakatan pembagian tanggung jawab atau pernyataan kesepakatan antaranggota perusahaan.

Jenis Dokumen yang Tidak Bisa Diwaarmerking Notaris

Tidak semua dokumen dapat diproses menggunakan waarmerking. Beberapa dokumen bukan merupakan akta di bawah tangan, sedangkan lainnya memerlukan prosedur pengesahan khusus sesuai ketentuan hukum.

Berikut beberapa jenis dokumen yang perlu diperhatikan.

1. Akta Autentik

Akta autentik merupakan dokumen yang dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum berwenang sesuai bentuk dan tata cara yang ditentukan undang-undang. Dokumen ini tidak memerlukan waarmerking karena telah memiliki status autentik.

Contohnya meliputi:

• Akta pendirian perseroan terbatas.
• Akta perubahan anggaran dasar.
• Akta perjanjian yang dibuat di hadapan notaris.

2. Dokumen yang Memerlukan Legalisasi

Dokumen yang membutuhkan pengesahan tanda tangan oleh notaris lebih tepat diproses melalui legalisasi. Prosedur ini memberikan kepastian mengenai identitas penanda tangan dan tanggal penandatanganan sesuai ketentuan yang berlaku.

Contohnya adalah surat perjanjian atau surat kuasa di bawah tangan yang secara khusus mensyaratkan legalisasi. Dokumen tersebut tidak selalu dilarang untuk diwaarmerking, tetapi waarmerking saja tidak memenuhi kebutuhan pengesahan tanda tangan.

3. Dokumen Kependudukan dan Identitas Resmi

Dokumen kependudukan diterbitkan oleh instansi pemerintah sehingga bukan merupakan surat di bawah tangan yang dibuat oleh pemiliknya.

Contohnya meliputi:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP).
• Kartu Keluarga (KK).
• Akta kelahiran.
• Akta perkawinan.

Jika membutuhkan pengesahan salinan, prosedur yang diperlukan adalah pencocokan fotokopi dengan dokumen asli oleh pejabat yang berwenang.

4. Dokumen yang Wajib Dibuat dalam Bentuk Akta Notaris

Beberapa tindakan hukum mensyaratkan penggunaan akta autentik berdasarkan peraturan perundang-undangan. Persyaratan tersebut tidak dapat digantikan hanya dengan melakukan waarmerking.

Karena itu, dokumen terkait pendirian atau perubahan badan hukum yang wajib dituangkan dalam akta notaris harus mengikuti prosedur pembuatan akta sesuai ketentuan.

5. Dokumen yang Memerlukan Apostille

Dokumen yang akan digunakan di luar negeri terkadang memerlukan apostille agar dapat diterima oleh instansi di negara tujuan. Apostille memiliki fungsi berbeda dari waarmerking karena mengautentikasi asal tanda tangan, kapasitas penanda tangan, serta identitas cap atau stempel pada dokumen publik.

Contoh dokumen yang mungkin memerlukan apostille, antara lain dokumen pendidikan, kependudukan, dan dokumen notaris. Persyaratannya bergantung pada jenis dokumen dan negara tujuan.

Bagaimana Cara Menentukan Dokumen Perlu Diwaarmerking atau Tidak?

Sebelum mengajukan dokumen kepada notaris, penting untuk memahami tujuan pengesahan yang dibutuhkan. Setiap layanan memiliki fungsi dan implikasi hukum berbeda sehingga pemilihannya perlu disesuaikan dengan jenis dokumen.

Beberapa hal yang perlu diperiksa meliputi:

• Periksa jenis dokumen: Pastikan dokumen merupakan surat atau akta di bawah tangan yang dapat didaftarkan.
• Ketahui tujuan pengesahan: Tentukan apakah hanya membutuhkan bukti tanggal pendaftaran atau juga pengesahan tanda tangan.
• Periksa persyaratan penerima: Pastikan prosedur yang dipilih sesuai dengan ketentuan instansi atau pihak yang meminta dokumen.
• Konsultasikan kepada notaris: Tanyakan layanan yang paling sesuai apabila masih ragu mengenai prosedur pengesahan.

Waarmerking dapat membantu memberikan bukti pendaftaran dokumen di bawah tangan pada tanggal tertentu. Namun, layanan ini tidak dapat menggantikan fungsi legalisasi, pembuatan akta autentik, maupun apostille. Oleh karena itu, pemilihan prosedur harus disesuaikan dengan jenis dokumen dan tujuan penggunaannya.

Di sisi lain, kebutuhan pengelolaan dokumen perusahaan juga semakin berkembang seiring digitalisasi proses bisnis. Untuk dokumen yang membutuhkan penandatanganan secara elektronik, perusahaan dapat memanfaatkan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.

ViTEK merupakan solusi tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigiyang sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP No. 71 Tahun 2019 dengan dilengkapi berbagai fitur berikut:

• Variasi bentuk tanda tangan: Mendukung tanda tangan berbentuk gambar, QR Code, hingga pembubuhan paraf.
• Bulk signing: Menandatangani ratusan dokumen digital sekaligus dalam satu kali proses.
• Multi-step & hierarchy approval: Mengatur alur persetujuan dokumen berdasarkan struktur organisasi perusahaan.
• Audit trail: Mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk waktu, identitas pengguna, dan lokasi geografis.
• Multi-user & role management: Mengelola pengguna dan hak akses secara fleksibel.
• Integrasi API fleksibel: Menghubungkan sistem internal seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi on-premise: Memberikan opsi instalasi di server perusahaan untuk mendukung kontrol data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC): Menggunakan teknologi enkripsi generasi berikutnya untuk memperkuat perlindungan terhadap ancaman keamanan digital.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

FAQ Seputar Dokumen Waarmerking

1. Apa saja dokumen yang bisa diwaarmerking notaris?

Dokumen yang bisa diwaarmerking antara lain surat perjanjian kerja sama, perjanjian utang piutang, surat pernyataan, dan surat kesepakatan yang dibuat sebagai akta di bawah tangan.

2. Apakah dokumen yang sudah ditandatangani bisa diwaarmerking?

Bisa. Waarmerking dilakukan dengan mendaftarkan dokumen di bawah tangan yang telah ditandatangani para pihak ke dalam buku khusus notaris.

3. Apakah waarmerking sama dengan legalisasi notaris?

Tidak. Waarmerking merupakan pendaftaran dokumen di bawah tangan, sedangkan legalisasi mencakup pengesahan tanda tangan oleh notaris dan kepastian tanggal penandatanganan.

4. Apakah dokumen yang sudah diwaarmerking memiliki kekuatan hukum?

Dokumen yang diwaarmerking tetap berstatus sebagai akta di bawah tangan. Pendaftarannya memberikan kepastian mengenai tanggal dokumen tersebut didaftarkan, tetapi tidak otomatis menjadikannya akta autentik.

5. Apakah dokumen elektronik bisa diwaarmerking?

Dokumen elektronik tidak otomatis dapat diproses melalui waarmerking seperti dokumen fisik. Prosedur dan kemungkinan pendaftarannya perlu dikonsultasikan dengan notaris sesuai ketentuan yang berlaku.