Dalam praktik administrasi atau legal, ada kondisi tertentu yang mengharuskan satu orang menandatangani dokumen yang sama lebih dari satu kali. Misalnya, satu pihak bertindak dalam beberapa kapasitas sekaligus, sehingga tanda tangan perlu dibubuhkan berulang pada halaman atau kolom yang berbeda.

Pada beberapa platform penandatanganan dokumen elektronik, termasuk pada kasus pembubuhan tanda tangan di situs Vinotek, penandatanganan oleh satu pengguna hanya dapat dilakukan satu kali dalam satu proses.

Artinya, jika satu pengguna ingin membubuhkan tanda tangan lebih dari satu kali dalam dokumen yang sama, diperlukan tahapan tambahan yang bersifat berulang.

Mekanisme Penandatanganan Berulang oleh Satu Pengguna

Apabila satu pengguna ingin melakukan penandatanganan lebih dari satu kali pada dokumen yang sama, prosesnya dilakukan secara bertahap dan repetitif. Berikut alur yang perlu dijalankan:

1. Bubuhkan tanda tangan pertama. Pengguna mengunggah dokumen ke sistem dan membubuhkan tanda tangan elektronik satu kali sesuai kebutuhan.
2. Unduh dokumen yang sudah ditandatangani. Setelah proses penandatanganan selesai, dokumen yang sudah berisi satu tanda tangan wajib diunduh ke perangkat pengguna.
3. Unggah kembali dokumen ke sistem. Dokumen hasil unduhan tersebut kemudian diunggah kembali ke platform sebagai dokumen baru, meskipun isinya berasal dari file yang sama.
4. Lakukan penandatanganan berikutnya. Pada dokumen yang sudah berisi satu tanda tangan tersebut, pengguna kembali membubuhkan tanda tangan di kolom atau bagian lain yang diperlukan.
5. Ulangi proses hingga jumlah tanda tangan terpenuhi. Langkah unduh dan unggah kembali dokumen ini dilakukan secara berulang sampai jumlah tanda tangan yang dibutuhkan selesai dibubuhkan seluruhnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Proses penandatanganan berulang ini memang terkesan lebih panjang karena bersifat manual dan repetitif. Namun, langkah tersebut diperlukan untuk memastikan setiap tanda tangan tercatat secara sah dan terekam dalam sistem sesuai ketentuan platform yang digunakan.

Pengguna juga perlu memastikan bahwa:

• Dokumen yang diunggah kembali adalah versi terakhir yang sudah berisi tanda tangan sebelumnya.
• Posisi setiap tanda tangan ditempatkan dengan benar agar tidak menimpa tanda tangan yang sudah ada.
• Seluruh proses dilakukan menggunakan akun pengguna yang sama agar identitas penandatangan tetap konsisten.

Dengan mengikuti alur tersebut, pembubuhan tanda tangan lebih dari satu kali oleh orang yang sama dalam satu dokumen tetap dapat dilakukan secara tertib dan sesuai prosedur yang berlaku.

Sangat mudah, bukan? Mari gunakan tanda tangan digital Vinotek sekarang dengan menghubungi WhatsApp di nomor 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!