Dalam berbagai kegiatan administrasi dan transaksi, dokumen tertulis sering digunakan sebagai bukti kesepakatan antara dua pihak atau lebih. Namun, tidak semua dokumen yang telah ditandatangani memiliki pencatatan dari notaris. Salah satu proses yang dapat dilakukan untuk memberikan kepastian tanggal pencatatan dokumen tersebut adalah waarmerking.

Istilah waarmerking mungkin belum terlalu familiar bagi sebagian orang. Padahal, proses ini cukup penting dalam pengelolaan dokumen, terutama yang berkaitan dengan perjanjian atau kesepakatan di bawah tangan. Lantas, apa itu waarmerking, apa saja fungsinya, dan bagaimana prosedur pengurusannya?

Apa Itu Waarmerking?

Waarmerking adalah proses pendaftaran atau pencatatan surat di bawah tangan ke dalam buku khusus yang disediakan oleh notaris. Dalam proses ini, notaris mencatat bahwa dokumen tersebut telah didaftarkan pada tanggal tertentu setelah sebelumnya ditandatangani oleh para pihak.

Dengan demikian, waarmerking tidak sama dengan pembuatan akta autentik. Notaris tidak menyusun isi perjanjian ataupun mengesahkan kebenaran seluruh informasi di dalamnya. Kewenangan notaris dalam proses ini lebih berfokus pada pencatatan dokumen yang telah dibuat sebelumnya.

Ketentuan mengenai kewenangan tersebut tercantum dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Beberapa karakteristik waarmerking meliputi:

• Dokumen dibuat oleh para pihak: Isi perjanjian disusun sendiri oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
• Dokumen telah ditandatangani: Pendaftaran dilakukan terhadap surat di bawah tangan yang sudah ditandatangani.
• Notaris melakukan pencatatan: Dokumen didaftarkan dalam buku khusus dengan mencantumkan tanggal pendaftaran.
• Tidak mengubah status dokumen: Dokumen tetap berstatus sebagai surat di bawah tangan, bukan akta autentik.

Apa Fungsi dan Manfaat Waarmerking?

Waarmerking berfungsi memberikan bukti bahwa suatu surat di bawah tangan telah didaftarkan kepada notaris pada tanggal tertentu. Pencatatan ini dapat membantu pihak-pihak yang berkepentingan ketika perlu menunjukkan keberadaan dokumen tersebut.

Dalam konteks perjanjian bisnis maupun kesepakatan pribadi, waarmerking juga dapat mendukung pengelolaan dokumen secara lebih tertib. Namun, proses ini tidak otomatis menjamin kebenaran isi dokumen ataupun keabsahan seluruh kesepakatan yang dibuat.

Berikut beberapa fungsi dan manfaat waarmerking:

• Memberikan kepastian tanggal pendaftaran: Terdapat catatan notaris mengenai tanggal ketika dokumen didaftarkan.
• Membantu administrasi dokumen: Keberadaan dokumen lebih mudah ditelusuri melalui pencatatan notaris.
• Menjadi bukti pencatatan: Pihak berkepentingan dapat menunjukkan bahwa dokumen telah didaftarkan kepada notaris.
• Mendukung pengelolaan perjanjian: Membantu administrasi dokumen kesepakatan antara individu maupun perusahaan.

Apa Perbedaan Waarmerking dan Legalisasi Notaris?

Waarmerking dan legalisasi sering dianggap sebagai proses yang sama karena keduanya dilakukan oleh notaris terhadap surat di bawah tangan. Padahal, keduanya memiliki perbedaan dari segi prosedur dan fungsi.

Waarmerking dilakukan terhadap dokumen yang sudah ditandatangani sebelumnya. Sementara itu, legalisasi merupakan proses pengesahan tanda tangan oleh notaris setelah memastikan identitas para pihak dan bahwa tanda tangan dilakukan atau diakui di hadapannya.

Berikut perbedaan keduanya:

Aspek	Waarmerking	Legalisasi
Kondisi dokumen	Sudah ditandatangani sebelumnya	Ditandatangani atau diakui di hadapan notaris
Peran notaris	Mencatat dokumen dalam buku khusus	Mengesahkan tanda tangan
Fokus	Tanggal pendaftaran dokumen	Tanda tangan dan kepastian tanggal
Status dokumen	Surat di bawah tangan	Surat di bawah tangan

Dengan memahami perbedaan tersebut, masyarakat dapat menentukan proses yang sesuai dengan kebutuhan. Jika dokumen sudah ditandatangani dan ingin didaftarkan kepada notaris, waarmerking dapat menjadi pilihan. Namun, jika membutuhkan pengesahan tanda tangan oleh notaris, proses legalisasi perlu dipertimbangkan.

Bagaimana Prosedur Waarmerking di Notaris?

Proses waarmerking umumnya dilakukan dengan mengajukan dokumen yang telah ditandatangani kepada notaris. Selanjutnya, notaris akan memeriksa dokumen dan melakukan pencatatan dalam buku khusus sesuai ketentuan yang berlaku.

Secara umum, berikut tahapan pengurusannya:

• Menyiapkan dokumen: Pastikan dokumen telah selesai dibuat dan ditandatangani oleh seluruh pihak yang berkepentingan.
• Mengunjungi kantor notaris: Ajukan pendaftaran sekaligus tanyakan persyaratan administrasi, biaya, dan waktu penyelesaian.
• Menyerahkan dokumen: Notaris akan memeriksa dokumen dan meminta berkas pendukung jika diperlukan.
• Proses pencatatan: Setelah persyaratan terpenuhi, notaris mencatat surat di bawah tangan tersebut dalam buku khusus.
• Menerima dokumen: Pemohon menerima kembali dokumen yang telah dilengkapi keterangan waarmerking.

Dokumen Apa Saja yang Bisa Diwaarmerking?

Pada dasarnya, waarmerking ditujukan untuk surat di bawah tangan yang dibuat dan ditandatangani oleh para pihak. Beberapa contoh dokumen yang dapat diajukan, antara lain:

• Surat perjanjian kerja sama: Memuat kesepakatan antara dua pihak atau lebih.
• Perjanjian utang piutang: Mencatat kesepakatan mengenai pinjaman dan pengembalian dana.
• Surat pernyataan: Berisi pernyataan atau pengakuan tertulis dari pihak tertentu.
• Perjanjian sewa-menyewa: Mengatur kesepakatan penggunaan properti atau barang.
• Perjanjian bisnis: Memuat kesepakatan mengenai kerja sama atau transaksi antarpihak.

Namun, tidak semua dokumen dapat langsung didaftarkan. Jenis dokumen, isi, dan persyaratan administratif tetap perlu dikonsultasikan dengan notaris.

Apa yang Perlu Diperhatikan sebelum Melakukan Waarmerking?

Sebelum mengajukan waarmerking, pastikan seluruh pihak telah memahami isi dokumen dan memenuhi persyaratan administrasi. Hal ini penting karena pencatatan oleh notaris tidak otomatis menjamin kebenaran materi atau isi perjanjian.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Periksa isi dokumen: Pastikan identitas, hak, dan kewajiban para pihak telah dicantumkan dengan jelas.
• Pastikan tanda tangan lengkap: Periksa apakah seluruh pihak yang berkepentingan telah menandatangani dokumen.
• Siapkan dokumen pendukung: Bawa identitas diri dan berkas tambahan yang diminta notaris.
• Pahami fungsi waarmerking: Jangan menganggap pencatatan notaris sebagai jaminan bahwa dokumen bebas dari sengketa.
• Tanyakan biaya dan prosedur: Pastikan persyaratan dan biaya diperoleh langsung dari kantor notaris.

Selain memperhatikan hal-hal tersebut, pastikan proses penandatanganan dokumen digital menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi yang sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

Untuk mendukung kebutuhan administrasi yang lebih praktis, ViTEK menyediakan berbagai fitur, seperti:

• Variasi Bentuk Tanda Tangan: Buat tanda tangan digital sesuai kebutuhan, mulai dari gambar, QR Code, hingga pembubuhan paraf.
• Bulk Signing: Tandatangani ratusan dokumen digital sekaligus dalam satu proses.
• Multi-step & Hierarki Approval: Atur alur persetujuan dokumen sesuai struktur organisasi perusahaan.
• Audit Trail dan Jejak Digital: Pantau aktivitas dokumen secara real-time, termasuk waktu dan lokasi geografis.
• Multi-User & Role Management: Kelola pengguna dan hak akses secara fleksibel.
• Integrasi API Fleksibel: Hubungkan sistem internal perusahaan seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise: Kendalikan pengelolaan data internal melalui instalasi di server perusahaan.
• Post Quantum Cryptography (PQC): Manfaatkan teknologi enkripsi generasi berikutnya yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

FAQ Seputar Waarmerking

1. Apa yang dimaksud dengan waarmerking?

Waarmerking adalah proses pencatatan surat di bawah tangan oleh notaris ke dalam buku khusus untuk memberikan bukti tanggal pendaftaran dokumen.

2. Apakah waarmerking wajib dilakukan untuk setiap perjanjian?

Tidak. Waarmerking bukan kewajiban untuk semua perjanjian. Pelaksanaannya bergantung pada kebutuhan dan kesepakatan para pihak.

3. Apa perbedaan waarmerking dan legalisasi notaris?

Waarmerking merupakan pencatatan dokumen yang sudah ditandatangani sebelumnya, sedangkan legalisasi merupakan pengesahan tanda tangan oleh notaris setelah memastikan identitas dan tanda tangan para pihak.

4. Berapa biaya waarmerking di notaris?

Biaya waarmerking berbeda-beda bergantung pada notaris dan jenis dokumen. Pemohon dapat menghubungi kantor notaris untuk mengetahui tarif yang berlaku.

5. Apakah dokumen digital bisa diwaarmerking?

Penggunaan dokumen digital untuk waarmerking perlu mengikuti ketentuan dan prosedur notaris. Dokumen yang ditandatangani secara elektronik tidak otomatis menggantikan proses pencatatan waarmerking oleh notaris.