Penggunaan tanda tangan elektronik kini semakin umum di berbagai perusahaan. Mulai dari penandatanganan kontrak kerja, dokumen vendor, hingga approval internal, semuanya bisa dilakukan lebih cepat tanpa harus bertemu langsung.

Namun, dalam praktiknya, masih banyak perusahaan yang keliru saat menggunakan tanda tangan elektronik. Kesalahan ini tidak hanya menghambat proses bisnis, tetapi juga bisa menimbulkan risiko hukum dan keamanan dokumen.

Agar penggunaan tanda tangan elektronik benar-benar efektif dan aman, hindari beberapa kesalahan yang masih sering terjadi di perusahaan berikut:

1. Menganggap Scan Tanda Tangan Sama dengan Tanda Tangan Elektronik

Salah satu kesalahan paling umum adalah menganggap hasil scan atau foto tanda tangan sebagai tanda tangan elektronik yang sah dan aman. Padahal, scan tanda tangan hanya berupa gambar yang ditempel ke dokumen digital. File seperti ini relatif mudah disalin, diedit, atau disalahgunakan oleh pihak lain.

Perusahaan perlu memahami bahwa tanda tangan elektronik yang aman biasanya memiliki beberapa komponen penting, seperti:

• sertifikat elektronik untuk memverifikasi identitas penandatangan,
• sistem enkripsi untuk menjaga keamanan dokumen,
• audit trail atau jejak aktivitas dokumen,
• serta fitur validasi untuk mendeteksi perubahan file.

Sementara itu, scan tanda tangan biasa umumnya tidak memiliki perlindungan tersebut.

2. Tidak Memastikan Legalitas Penyedia Layanan

Banyak perusahaan langsung menggunakan platform tanda tangan elektronik tanpa mengecek legalitas penyedia layanan yang digunakan. Padahal di Indonesia, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi sebaiknya berasal dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui pemerintah.

Hal ini penting karena dapat membantu memastikan:

• identitas penandatangan tervalidasi dengan baik,
• dokumen memiliki perlindungan keamanan tambahan,
• proses verifikasi menjadi lebih jelas,
• dan kekuatan pembuktian dokumen lebih kuat jika terjadi sengketa.

Mengabaikan legalitas platform bisa meningkatkan risiko penggunaan dokumen yang tidak valid atau sulit diverifikasi di kemudian hari.

Baca Juga: Cara Mengetahui Isi Dokumen Digital Diubah setelah Ditandatangani

3. Dokumen Masih Bisa Diedit Setelah Ditandatangani

Kesalahan berikutnya adalah tidak memastikan integritas dokumen setelah proses penandatanganan selesai. Dalam beberapa kasus, dokumen masih dapat diedit tanpa disadari. Ini tentu berbahaya karena isi perjanjian bisa berubah setelah ditandatangani.

Platform tanda tangan elektronik yang baik umumnya memiliki fitur untuk:

• mengunci dokumen setelah ditandatangani,
• mendeteksi perubahan isi file,
• memberikan notifikasi jika dokumen dimodifikasi,
• serta menjaga keaslian dokumen digital.

Jika ada perubahan pada dokumen, status validitas tanda tangan biasanya juga akan berubah sehingga lebih mudah terdeteksi.

4. Tidak Memiliki Jejak Audit Dokumen

Banyak perusahaan fokus pada proses tanda tangan, tapi lupa menyimpan riwayat aktivitas dokumen secara lengkap. Padahal, audit trail sangat penting untuk membantu proses verifikasi dan pelacakan dokumen.

Jejak audit biasanya mencatat informasi seperti:

• siapa yang membuka dokumen,
• siapa yang menandatangani,
• waktu penandatanganan,
• alamat IP pengguna,
• hingga urutan approval dokumen.

Informasi ini dapat membantu perusahaan saat membutuhkan proses pengecekan internal maupun penyelesaian sengketa. Tanpa audit trail yang jelas, proses pembuktian bisa menjadi lebih sulit dan memakan waktu.

5. Menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tanpa Workflow yang Jelas

Masalah lain yang sering terjadi adalah penggunaan tanda tangan elektronik tanpa alur kerja dokumen yang terstruktur. Akibatnya, proses administrasi justru bisa menjadi tidak efisien dan membingungkan.

Beberapa masalah yang sering muncul, antara lain:

• approval dokumen menjadi tidak teratur,
• file rawan tertukar atau hilang,
• revisi dokumen tidak terkontrol,
• serta keterlambatan proses penandatanganan.

Padahal penggunaan tanda tangan elektronik seharusnya membantu perusahaan mempercepat proses bisnis.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki workflow dokumen yang jelas, mulai dari:

• pembuatan dokumen,
• proses review,
• approval internal,
• penandatanganan,
• hingga penyimpanan arsip digital.

Gunakan Tanda Tangan Elektronik yang Aman dan Terverifikasi

Untuk membantu perusahaan mengurangi risiko dalam proses penandatanganan digital, penting memilih layanan tanda tangan elektronik yang tidak hanya praktis, tetapi juga memiliki perlindungan keamanan dan legalitas yang jelas seperti Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek siap membantu perusahaan menjalankan proses penandatanganan elektronik secara lebih aman dan efisien.

Vinotek juga dilengkapi berbagai fitur pendukung untuk kebutuhan bisnis, seperti:

• integritas dokumen yang membantu mendeteksi perubahan setelah penandatanganan,
• time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat seluruh aktivitas dokumen,
• alur persetujuan berlapis sesuai kebutuhan approval perusahaan,
• integrasi API dengan sistem internal seperti ERP atau HRIS,
• hingga infrastruktur fleksibel berbasis cloud maupun on-premise.

Dengan penggunaan tanda tangan elektronik yang tepat, perusahaan tidak hanya dapat mempercepat proses administrasi, tetapi juga meningkatkan keamanan serta kredibilitas dokumen digital.

Butuh informasi lebih lanjut terkait produk ini? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: 5 Kesalahan saat Membuat Tanda Tangan Simple yang Jarang Disadari

FAQ Seputar Kesalahan Tanda Tangan Elektronik

1. Apakah scan tanda tangan termasuk tanda tangan elektronik?

Scan tanda tangan memang termasuk bentuk tanda tangan elektronik secara umum, tetapi tingkat keamanan dan validitasnya berbeda dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi karena tidak selalu memiliki verifikasi identitas dan perlindungan dokumen.

2. Kenapa tanda tangan elektronik bisa dianggap tidak valid?

Tanda tangan elektronik dapat dianggap tidak valid jika dokumen telah diubah setelah ditandatangani, identitas penandatangan tidak dapat diverifikasi, atau layanan yang digunakan tidak memiliki sistem keamanan dan sertifikasi yang memadai.

3. Apakah dokumen bertanda tangan elektronik bisa diedit?

Pada sistem yang tidak memiliki perlindungan integritas dokumen, file masih berpotensi diedit setelah penandatanganan. Karena itu, penting menggunakan layanan tanda tangan elektronik yang mampu mendeteksi perubahan dokumen.

4. Mengapa audit trail penting dalam tanda tangan elektronik?

Audit trail membantu mencatat seluruh aktivitas dokumen, mulai dari waktu penandatanganan, identitas pengguna, hingga proses approval. Data ini penting untuk kebutuhan verifikasi dan pembuktian jika terjadi sengketa.

5. Bagaimana cara memilih layanan tanda tangan elektronik yang aman?

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain legalitas penyedia layanan, fitur keamanan dokumen, audit trail, integrasi sistem, serta dukungan sertifikat elektronik untuk membantu memastikan proses penandatanganan lebih aman dan terpercaya.