Masih banyak orang yang menganggap penggunaan e-Meterai sama seperti materai fisik, tak terkecuali dalam hal posisi tanda tangan. Padahal, aturan dan praktik penggunaan keduanya memiliki perbedaan yang cukup penting.

Salah satu pertanyaan yang paling sering muncul, apakah tanda tangan digital harus mengenai e-Meterai? Jawabannya adalah tidak.

Berbeda dengan materai fisik, tanda tangan pada dokumen elektronik justru disarankan tidak menumpuk atau mengenai area e-Meterai. Hal ini berkaitan dengan sistem validasi digital yang digunakan pada meterai elektronik.

Kenapa Tanda Tangan di Materai Fisik Harus Mengenai Materai?

Anda mungkin sudah familiar dengan proses penandatanganan dokumen menggunakan materai tempel. Pada praktiknya, garis tanda tangan biasanya dibuat mengenai sebagian area materai yang ditempel di dokumen.

Hal ini diatur dalam UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Dalam aturan tersebut, tanda tangan dibubuhkan di atas atau pada materai fisik untuk menunjukkan bahwa materai benar-benar digunakan pada dokumen terkait.

Beberapa alasan kenapa tanda tangan perlu mengenai materai fisik, antara lain:

• menunjukkan keaslian penggunaan materai,
• mencegah materai dipindahkan ke dokumen lain,
• menjadi bentuk pengesahan dokumen,
• serta mengikuti ketentuan administrasi yang berlaku.

Karena itu, pada dokumen fisik, posisi tanda tangan yang menimpa materai memang dianggap sebagai praktik yang benar.

Apakah Aturan Ini Berlaku untuk e-Meterai?

Jawabannya, tidak sepenuhnya sama.

Pada e-Meterai, terdapat kode QR dan sistem validasi digital yang berfungsi untuk memverifikasi keaslian meterai elektronik. Komponen ini menjadi bagian penting dalam proses pengecekan dokumen digital.

Jika tanda tangan digital ditempatkan tepat di atas e-Meterai, terutama hingga menutupi QR code, proses validasi bisa terganggu. Beberapa risiko yang dapat terjadi, antara lain:

• QR code sulit dipindai,
• sistem validasi gagal membaca e-Meterai,
• dokumen berpotensi ditolak saat verifikasi,
• serta muncul keraguan terhadap keaslian dokumen.

Karena itu, tanda tangan digital sebaiknya tidak tumpang tindih dengan area e-Meterai.

Baca Juga: PSrE vs BSrE, Mana yang Digunakan Perusahaan Swasta?

Posisi Tanda Tangan yang Dianjurkan pada e-Meterai

Alih-alih menimpa meterai elektronik, tanda tangan digital lebih disarankan ditempatkan di samping e-Meterai, terutama di bagian kiri.

Posisi ini dianggap lebih aman karena:

• QR code tetap terlihat jelas,
• elemen validasi tidak tertutup,
• tampilan dokumen lebih rapi,
• proses verifikasi menjadi lebih mudah,
• serta meminimalkan risiko dokumen diminta revisi.

Praktik ini kini juga banyak digunakan dalam dokumen administrasi digital, seperti:

• kontrak kerja,
• surat pernyataan,
• dokumen perusahaan,
• hingga kebutuhan administrasi pemerintahan.

Contoh Posisi Tanda Tangan dan e-Meterai yang Benar

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh penempatan tanda tangan digital yang dianjurkan:

Posisi yang Benar

• e-Meterai terlihat utuh,
• QR code tidak tertutup,
• tanda tangan berada di samping kiri e-Meterai,
• serta seluruh elemen dokumen tetap mudah dibaca.

Format ini paling sering digunakan karena lebih aman untuk proses validasi.

Posisi yang Kurang Tepat

• tanda tangan menimpa QR code,
• sebagian e-Meterai tertutup,
• tanda tangan terlalu besar,
• atau posisi tanda tangan membuat elemen validasi sulit dipindai.

Kesalahan seperti ini cukup sering terjadi ketika pengguna menyamakan penggunaan e-Meterai dengan materai fisik biasa.

Kenapa Kesalahan Posisi Bisa Jadi Masalah?

Meski dokumen masih bisa dibuka atau dicetak, posisi tanda tangan yang tidak tepat tetap dapat menimbulkan kendala administratif. Beberapa masalah yang sering terjadi meliputi:

• proses verifikasi menjadi lebih lama,
• dokumen diminta revisi,
• QR code gagal dipindai,
• dokumen dianggap tidak memenuhi format,
• hingga potensi penolakan administrasi.

Karena itu, penempatan tanda tangan pada dokumen digital tetap perlu diperhatikan meskipun prosesnya dilakukan secara elektronik.

Tips Menggunakan e-Meterai agar Dokumen Tidak Bermasalah

Agar dokumen digital lebih aman dan mudah diverifikasi, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan sebelum mengirim dokumen.

Berikut tips yang bisa diterapkan:

• jangan menutupi QR code dengan tanda tangan;
• simpan dokumen dalam format final sebelum ditandatangani;
• hindari mengedit dokumen setelah proses tanda tangan;
• gunakan format PDF agar tata letak tidak berubah;
• pastikan ukuran tanda tangan tidak terlalu besar;
• dan yang paling penting, gunakan e-Meterai resmi dari distributor terpercaya seperti Vinotek.

Vinotek menghadirkan solusi e-Meterai dan tanda tangan digital yang telah memenuhi standar hukum dan keamanan untuk kebutuhan personal maupun bisnis. Sebagai reseller resmi e-Meterai Peruri dan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek menawarkan berbagai keunggulan berikut:

• platform mudah digunakan dan ramah pengguna,
• proses tanda tangan elektronik lebih praktis,
• serta mendukung proses bisnis yang cepat, aman, dan legal.

Vinotek juga merancang platform dengan antarmuka yang sederhana sehingga proses pembubuhan tanda tangan elektronik dapat dilakukan tanpa kerumitan, bahkan oleh pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknis.

Jadi, tunggu apa lagi? Saatnya beralih ke pengelolaan dokumen digital yang lebih aman dan terpercaya dengan menghubungi Vinotek sekarang juga melalui WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Apa Perbedaan PSrE dan BSrE? Ini Penjelasannya

FAQ Seputar Tanda Tangan Digital di Atas e-Meterai

1. Apakah tanda tangan digital wajib mengenai e-Meterai?

Tidak. Berbeda dengan materai fisik, tanda tangan digital justru disarankan tidak menutupi e-Meterai, terutama bagian QR code agar proses validasi tetap berjalan dengan baik.

2. Di mana posisi tanda tangan yang benar pada e-Meterai?

Tanda tangan digital sebaiknya ditempatkan di samping kiri e-Meterai atau dekat area meterai tanpa menutupi elemen validasi.

3. Apakah dokumen tetap sah jika tanda tangan tidak mengenai e-Meterai?

Ya, dokumen tetap dapat dianggap sah selama e-Meterai valid, tanda tangan elektronik resmi, dan isi dokumen tidak diubah setelah penandatanganan.

4. Kenapa QR code pada e-Meterai tidak boleh tertutup?

QR code digunakan untuk memverifikasi keaslian e-Meterai. Jika tertutup tanda tangan, proses pemindaian atau validasi dokumen bisa terganggu.

5. Bagaimana cara memastikan e-Meterai dan tanda tangan digital aman digunakan?

Gunakan layanan resmi dan terpercaya seperti Vinotek yang menyediakan e-Meterai resmi Peruri dan e-sign tersertifikasi untuk membantu menjaga keamanan dan legalitas dokumen digital.