Dalam proses bisnis, keterlambatan pembayaran vendor sering kali dianggap terjadi karena masalah cash flow atau antrean approval yang panjang. Padahal, ada penyebab lain yang cukup sering terjadi tetapi jarang disadari, yaitu kesalahan pada tanda tangan invoice.

Masalah ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya bisa cukup besar. Invoice yang dianggap tidak valid biasanya harus melalui proses pengecekan ulang oleh tim finance atau procurement sebelum pembayaran diproses. Akibatnya, pembayaran vendor menjadi lebih lambat dan workflow administrasi ikut terhambat.

Agar hal tersebut tidak terjadi, berikut beberapa kesalahan tanda tangan invoice yang paling sering ditemui di perusahaan.

1. Invoice Ditandatangani oleh Pihak yang Tidak Berwenang

Salah satu penyebab invoice tertahan adalah tanda tangan berasal dari pihak yang tidak memiliki kewenangan approval. Di banyak perusahaan, biasanya sudah ada struktur persetujuan tertentu.

Misalnya, invoice harus disetujui oleh manager, supervisor, atau pihak finance tertentu. Jika dokumen ditandatangani oleh orang yang tidak sesuai prosedur, invoice biasanya akan dikembalikan untuk proses approval ulang.

Risiko yang sering terjadi:

• proses pembayaran menjadi lebih lama,
• vendor harus menunggu revisi dokumen,
• tim finance perlu melakukan validasi ulang.

2. Menggunakan Tanda Tangan Scan atau Tempel Biasa

Masih banyak perusahaan yang menggunakan tanda tangan hasil scan lalu ditempel ke invoice PDF. Cara ini memang praktis, tetapi cukup berisiko dari sisi keamanan dokumen.

Tanda tangan tempel lebih mudah dipalsukan atau disalin ke dokumen lain. Selain itu, tim finance juga lebih sulit memastikan apakah invoice sudah mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Dampaknya bagi perusahaan:

• proses verifikasi invoice menjadi lebih panjang,
• risiko invoice palsu meningkat,
• approval sering tertunda karena perlu pengecekan manual.

3. Tidak Ada Riwayat Approval yang Jelas

Invoice yang hanya dikirim melalui email atau aplikasi chat sering kali tidak memiliki jejak persetujuan yang rapi.

Ketika terjadi audit atau pengecekan internal, perusahaan bisa kesulitan melacak siapa yang menyetujui invoice dan kapan approval dilakukan. Kondisi ini membuat tim finance cenderung menahan pembayaran sampai dokumen benar-benar dipastikan valid.

Beberapa masalah yang sering muncul:

• approval sulit dilacak,
• dokumen rawan tercecer,
• proses audit menjadi lebih rumit.

Baca Juga: Siapa yang Harus Tanda Tangan Dokumen e-Faktur di Coretax?

4. Invoice Diubah setelah Ditandatangani

Perubahan data setelah invoice ditandatangani juga menjadi masalah yang cukup sering terjadi.

Perubahan nominal, tanggal transaksi, atau detail barang/jasa dapat membuat dokumen dianggap tidak valid. Bahkan, perubahan kecil sekalipun biasanya tetap membutuhkan approval ulang untuk menghindari risiko kesalahan pembayaran.

Akibat yang bisa terjadi:

• invoice harus direvisi ulang,
• proses approval dimulai dari awal,
• pembayaran vendor menjadi tertunda.

5. Approval Masih Mengandalkan Dokumen Fisik

Proses tanda tangan manual menggunakan dokumen cetak masih menjadi hambatan di banyak perusahaan, terutama jika approval harus melewati beberapa divisi sekaligus.

Invoice bisa tertahan hanya karena pihak yang harus menandatangani sedang tidak berada di kantor. Dalam operasional bisnis yang cepat, proses seperti ini membuat workflow administrasi menjadi kurang efisien.

Kendala yang sering dialami:

• dokumen harus dicetak dan dikirim manual,
• approval memakan waktu lebih lama,
• risiko dokumen hilang atau tertukar lebih tinggi.

Saatnya Perusahaan Mulai Beralih ke Tanda Tangan Digital

Untuk mengurangi keterlambatan pembayaran vendor, banyak perusahaan mulai menggunakan sistem tanda tangan digital dalam proses approval invoice. Selain lebih praktis, sistem digital juga membantu perusahaan menjaga keamanan dan validitas dokumen.

Beberapa manfaat yang biasanya dirasakan perusahaan, antara lain:

• proses approval lebih cepat,
• identitas penandatangan lebih mudah diverifikasi,
• dokumen tidak mudah diubah setelah ditandatangani,
• riwayat approval tercatat otomatis,
• proses audit menjadi lebih rapi dan transparan.

Gunakan Tanda Tangan Digital agar Approval Invoice Lebih Efisien

Perusahaan yang memiliki volume invoice tinggi membutuhkan proses approval yang cepat, aman, dan mudah dilacak. Karena itu, penggunaan tanda tangan digital kini mulai menjadi bagian penting dalam workflow administrasi modern.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025,Vinotek menyediakan solusi tanda tangan digital yang membantu perusahaan mengelola proses persetujuan dokumen lebih terstruktur melalui berbagai fitur seperti:

• time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat seluruh aktivitas penandatanganan,
• alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan,
• integrasi sistem dengan ERP, HRIS, maupun sistem administrasi lainnya,
• keamanan berstandar internasional untuk menjaga integritas dan kerahasiaan dokumen.

Dengan sistem yang lebih aman dan terdokumentasi, proses approval invoice dapat berjalan lebih cepat tanpa perlu bergantung pada dokumen fisik atau proses tanda tangan manual yang memakan waktu.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan tanda tangan digital dari Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Apakah Akad KPR Bisa Dilakukan dengan Tanda Tangan Digital?

FAQ Seputar Kesalahan Tanda Tangan Invoice

1. Apakah invoice harus menggunakan tanda tangan?

Tidak selalu, tetapi banyak perusahaan tetap membutuhkan tanda tangan sebagai bentuk validasi dan persetujuan dokumen agar proses pembayaran dapat diproses lebih aman.

2. Apa risiko invoice tanpa tanda tangan?

Invoice tanpa tanda tangan berisiko dianggap belum valid oleh tim finance atau procurement sehingga pembayaran vendor bisa tertunda.

3. Apakah tanda tangan scan pada invoice aman digunakan?

Tanda tangan scan lebih mudah dipalsukan dan sulit diverifikasi keasliannya dibanding tanda tangan digital yang memiliki sistem autentikasi dan audit trail.

4. Kenapa invoice bisa tertahan di proses approval?

Salah satu penyebab paling umum adalah kesalahan otorisasi, dokumen diubah setelah ditandatangani, atau tidak adanya riwayat approval yang jelas.

5. Apa manfaat tanda tangan digital untuk invoice?

Tanda tangan digital membantu mempercepat approval invoice, menjaga integritas dokumen, mencatat riwayat persetujuan otomatis, serta mengurangi risiko kesalahan administrasi.