Spesimen tanda tangan pada faktur pajak berfungsi sebagai bukti resmi mengenai siapa saja yang berwenang menandatangani faktur pajak di suatu perusahaan. Tanpa adanya pelaporan spesimen tanda tangan ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP), faktur pajak yang diterbitkan dapat dianggap tidak lengkap atau bahkan cacat secara hukum.

Karena itu, setiap Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib memahami dan melaporkan spesimen tanda tangan agar terhindar dari risiko sanksi administrasi.

Apa Itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?

Spesimen tanda tangan merupakan contoh tanda tangan yang dilaporkan ke DJP sebagai bukti sah siapa yang berhak menandatangani faktur pajak atas nama perusahaan.

Artinya, tidak semua orang dalam perusahaan bisa menandatangani Faktur Pajak. Hanya pejabat atau pegawai yang telah ditunjuk oleh PKP dan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dengan menyertakan contoh tanda tangan (spesimen) yang sah.

Dasar Hukum Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

Ketentuan tentang spesimen tanda tangan diatur dalam PER-24/PJ/2012 yang terakhir kali diperbarui melalui PER-03/PJ/2022. Dalam beleid tersebut, dijelaskan bahwa PKP wajib menyampaikan Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat atau Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak ke KPP, dengan melampirkan:

• Contoh tanda tangan (spesimen)
• Fotokopi KTP pejabat atau pegawai yang ditunjuk

PKP juga dapat menunjuk lebih dari satu orang penandatangan. Tidak harus direktur, pegawai administrasi pun diperbolehkan, asalkan sudah dilaporkan ke KPP.

Apabila terjadi pergantian pejabat atau pegawai yang berhak menandatangani, PKP wajib segera melaporkannya ke KPP. Jika tidak, faktur pajak yang diterbitkan akan dianggap tidak lengkap.

Apakah WNA Boleh Menandatangani Faktur Pajak?

Ya, warga negara asing (WNA) juga diperbolehkan menandatangani faktur pajak dengan syarat:

• Dilaporkan ke KPP tempat PKP terdaftar.
• Menyerahkan fotokopi paspor yang telah dilegalisasi oleh kedutaan besar negara asal di Indonesia.

Beberapa Kasus yang Sering Terjadi

1. Tidak melaporkan spesimen tanda tangan. Jika PKP tidak menyampaikan spesimen ke KPP, faktur pajak dianggap cacat.
2. Pergantian pejabat tidak dilaporkan. Bila terjadi pergantian penandatangan tanpa pelaporan, Faktur Pajak dianggap tidak lengkap. PKP dapat dikenai sanksi administrasi berupa denda 2% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP).
3. Masih diperlukan dalam e-Faktur. Meski e-Faktur menggunakan QR Code, spesimen tanda tangan tetap dibutuhkan. Ketidaksesuaian spesimen bisa menyebabkan faktur pajak dinyatakan cacat saat pemeriksaan.

Gunakan Tanda Tangan Digital Vinotek untuk Kepatuhan Pajak

Permudah proses administrasi pajak perusahaan Anda dengan tanda tangan digital dari Vinotek. Melalui solusi ini, Anda dapat melakukan penandatanganan bukti potong, faktur pajak, SPT, dan e-invoice lainnya secara mudah, aman, dan terpercaya.

Vinotek juga dapat terintegrasi dengan berbagai penyedia jasa aplikasi perpajakan (PJAP), sehingga proses bisnis Anda tetap efisien tanpa perlu berpindah platform.

Selain itu, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat elektronik membantu perusahaan untuk meningkatkan kepatuhan pajak, memastikan setiap dokumen ditandatangani secara tepat waktu, dan menghindari potensi sanksi pajak.

Jadi, tunggu apa lagi? Mulai gunakan tanda tangan digital Vinotek sekarang dengan menghubungi WhatsApp di nomor 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!