Pertanyaan mengenai siapa yang berhak menandatangani faktur pajak kerap muncul, terutama terkait karyawan yang tak tercantum dalam akta perusahaan. Salah satunya, apakah karyawan biasa, yang bukan direksi atau pejabat yang tercantum dalam akta, boleh menandatangani faktur pajak?

Penanda Tangan Tidak Harus Tercantum di Akta

Jawabannya adalah bisa, selama karyawan tersebut ditunjuk secara resmi oleh PKP dan terdaftar sebagai penanda tangan faktur pajak dalam sistem Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Kring Pajak menegaskan bahwa penanda tangan faktur pajak tidak wajib tercantum dalam akta perusahaan.

Yang penting adalah statusnya sebagai pejabat atau pegawai yang ditunjuk oleh PKP, sesuai aturan dalam Pasal 10 PER-3/PJ/2022 yang telah diperbarui melalui PER-11/PJ/2022.

Setelah ditunjuk, nama pejabat/pegawai tersebut harus didaftarkan sebagai penanda tangan pada aplikasi atau sistem yang disediakan DJP. Proses tersebut memastikan keabsahan penandatanganan dalam sistem administrasi perpajakan.

Untuk mempermudah operasional, khususnya bagi perusahaan dengan volume transaksi tinggi, PKP diperbolehkan menunjuk lebih dari satu pegawai sebagai penanda tangan faktur pajak.

Sesuai Identitas Resmi yang Berlaku

Dalam Pasal 38 PER-11/PJ/2025, dijelaskan bahwa nama penanda tangan faktur pajak harus diisi sesuai dokumen identitas yang masih berlaku:

• KTP bagi WNI
• Paspor bagi WNA

Tidak ada syarat bahwa penanda tangan harus tercantum dalam akta perusahaan. Yang penting, ia memiliki identitas yang sah dan telah terdaftar di Portal Wajib Pajak sebagai penanda tangan.

Faktur Pajak Ditandatangani Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Saat ini, seluruh faktur pajak menggunakan tanda tangan elektronik yang berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi. Sistem ini memastikan keamanan data, keabsahan dokumen, serta integritas administrasi perpajakan.

Untuk memastikan seluruh dokumen perpajakan ditandatangani secara aman, sah, dan terintegrasi, PKP dapat memanfaatkan tanda tangan digital dari Vinotek. Dengan Vinotek, perusahaan dapat dengan mudah menandatangani:

• Penandatanganan bukti potong,
• Faktur pajak,
• SPT,
• dan berbagai e-invoice lainnya

Setiap tanda tangan digital Vinotek diotorisasi dengan sertifikat elektronik (sertel) sehingga legalitasnya terjamin. Seluruh aktivitas penggunaan juga tercatat dan dapat dilacak, sehingga memudahkan monitoring dan audit aktivitas perpajakan perusahaan.

Layanan Vinotek juga telah terintegrasi dengan berbagai PJAP, sehingga memastikan proses administrasi pajak berlangsung lebih efisien, aman, dan sesuai regulasi.

Punya pertanyaan lebih lanjut mengenai produk ini? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.