Di tengah pesatnya transformasi digital, keamanan data menjadi prioritas utama bagi individu maupun badan usaha. Salah satu bentuk perlindungan yang kini banyak digunakan adalah segel elektronik atau electronic seal (e-Seal).

Teknologi ini berfungsi menggantikan segel fisik dengan sistem digital yang jauh lebih aman, efisien, dan sulit dipalsukan. Bukan sekadar simbol pengesahan, segel elektronik kini memiliki kekuatan hukum yang diatur dalam peraturan pemerintah.

Karena itu, penting bagi pelaku usaha maupun instansi untuk memahami syarat dan ketentuan penggunaannya agar tetap sah di mata hukum. Untuk mengetahuinya, simak artikel ini hingga akhir!

Apa Itu Segel Elektronik?

Segel elektronik adalah tanda digital yang digunakan untuk menjamin keaslian, integritas, dan nonrepudiation (tidak dapat disangkal) dari suatu dokumen elektronik. Dalam konteks badan usaha, segel elektronik mewakili identitas perusahaan pada dokumen digital, seperti kontrak kerja sama, laporan keuangan, maupun surat keputusan internal.

Segel elektronik bekerja dengan teknologi kriptografi dan identifikasi unik. Artinya, setiap dokumen yang telah disegel akan terlindungi dari perubahan tanpa izin. Jika ada modifikasi sekecil apa pun, sistem akan mendeteksinya secara otomatis. Inilah yang membuat segel elektronik berperan penting dalam menjaga keamanan data di era digital.

Dasar Hukum Segel Elektronik di Indonesia

Dasar hukum penggunaan segel elektronik diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP 71/2019).

Dalam pasal yang mengatur Preservasi Tanda Tangan Elektronik dan/atau Segel Elektronik, dijelaskan bahwa terdapat dua jenis segel elektronik, yaitu:

1. Segel elektronik tersertifikasi, dan
2. Segel elektronik tidak tersertifikasi.

Segel Elektronik Tersertifikasi

Segel jenis ini memiliki tingkat keandalan hukum lebih tinggi karena dibuat menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi Indonesia.

Menurut PP 71/2019 Pasal T2 ayat (2), segel elektronik tersertifikasi harus memenuhi dua ketentuan berikut:

• Menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia yang terdaftar di bawah Kementerian Kominfo.
• Dapat divalidasi meskipun masa berlaku sertifikatnya telah habis, sehingga dokumen tetap sah sebagai bukti hukum.

Segel tersertifikasi ini biasanya digunakan oleh lembaga pemerintah, korporasi besar, hingga penyedia layanan publik yang memerlukan jaminan keaslian tinggi terhadap dokumennya.

Segel Elektronik Tidak Tersertifikasi

Berbeda dengan segel tersertifikasi, jenis ini tidak menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia. Artinya, proses pembuatannya dilakukan secara mandiri tanpa otoritas resmi.

Walaupun tetap bisa digunakan secara internal, segel jenis ini tidak memiliki kekuatan hukum yang sama kuat dengan segel tersertifikasi karena tidak melalui proses validasi dan verifikasi formal.

Lebih lanjut, PP 71/2019 juga menegaskan bahwa autentikasi situs web yang tidak tersertifikasi dibuat tanpa melibatkan PSrE Indonesia, sementara ketentuan teknis autentikasi situs web tersertifikasi akan diatur lebih lanjut melalui Peraturan Menteri.

Dengan kata lain, pemerintah memberikan landasan hukum yang jelas agar penggunaan segel elektronik tidak hanya sah secara teknologi, tetapi juga memiliki kekuatan hukum yang dapat dipertanggungjawabkan di pengadilan.

Syarat Segel Elektronik yang Sah Secara Hukum

Agar memiliki kekuatan hukum, segel elektronik harus memenuhi enam syarat sebagaimana diatur dalam ketentuan tanda tangan elektronik, yaitu:

1. Data pembuatannya hanya terkait dengan penandatangan. Segel elektronik harus terhubung dengan identitas digital spesifik milik penandatangan atau badan usaha yang berwenang.
2. Berada dalam kuasa penandatangan selama proses penandatanganan. Artinya, tidak boleh ada pihak lain yang memiliki akses terhadap segel tersebut.
3. Perubahan pada segel elektronik dapat diketahui. Sistem harus dapat mendeteksi setiap perubahan pada segel setelah proses penandatanganan.
4. Perubahan terhadap dokumen elektronik juga dapat diketahui. Selain segelnya, isi dokumen yang ditandatangani harus tetap terlindungi dan dapat dipantau bila terjadi modifikasi.
5. Identitas penandatangan dapat diverifikasi. Penandatangan harus bisa diidentifikasi secara digital melalui sistem sertifikasi resmi.
6. Terdapat bukti persetujuan penandatangan. Sistem harus mampu menunjukkan bahwa penandatangan telah menyetujui isi dokumen secara sadar dan sah.

Dengan memenuhi keenam syarat ini, segel elektronik memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan tanda tangan basah di atas kertas.

Gunakan Segel Elektronik dari Vinotek

Untuk mencegah pemalsuan, tingkatkan efisiensi, dan lindungi dokumen bisnis Anda dengan segel elektronik (e-stamp) dari Vinotek.

Solusi e-seal dari Vinotek membantu perusahaan memastikan keaslian dokumen secara digital, sekaligus memenuhi standar keamanan dan legalitas sesuai peraturan pemerintah.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp 0822 4968 6626 atau solution@vinotek.id dan nikmati proses administrasi yang lebih cepat, aman, serta terpercaya tanpa khawatir risiko manipulasi data!