Perkembangan teknologi mendorong semakin luasnya penggunaan dokumen elektronik dalam kegiatan administrasi dan bisnis. Dokumen yang sebelumnya berbentuk fisik kini beralih ke format digital. Menyesuaikan kondisi tersebut, pemerintah menghadirkan meterai elektronik (e-Meterai) sebagai bentuk pemenuhan kewajiban bea meterai pada dokumen elektronik.

Sejak Oktober 2021, penggunaan e-Meterai telah diatur secara resmi melalui PMK No. 134/PMK.03/2021. Secara fungsi hukum, e-Meterai memiliki kedudukan yang sama dengan meterai tempel, namun digunakan khusus pada dokumen elektronik dan dilengkapi dengan QR code sebagai alat verifikasi.

Fungsi QR Code pada e-Meterai

QR code pada e-Meterai memiliki peran penting dalam menjaga keabsahan dokumen elektronik. Kode ini digunakan sistem untuk memverifikasi keaslian e-Meterai serta memastikan dokumen tidak mengalami perubahan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait QR code e-Meterai, antara lain:

• QR code berfungsi sebagai identitas dan alat validasi e-Meterai
• QR code harus dapat terbaca oleh sistem
• Tanda tangan tidak disarankan menutupi atau bertumpuk dengan QR code
• QR code yang tidak terbaca berisiko menyebabkan e-Meterai tidak valid

Ketentuan Pembubuhan Tanda Tangan Basah

Pada dokumen elektronik, penggunaan tanda tangan basah memiliki batasan tertentu. Tanda tangan basah hanya dapat dilakukan sebelum e-Meterai dibubuhkan.

Alur yang benar untuk penggunaan tanda tangan basah adalah sebagai berikut:

• Dokumen ditandatangani secara basah terlebih dahulu
• Dokumen kemudian dipindai dalam format PDF
• Setelah itu, e-Meterai dibubuhkan pada file PDF tersebut

Perlu diperhatikan bahwa:

• Dokumen yang sudah dibubuhkan e-Meterai tidak boleh dicetak, ditandatangani basah, lalu dipindai ulang
• Proses tersebut dapat mengubah kondisi dokumen elektronik
• Akibatnya, e-Meterai menjadi tidak valid dan tidak sah secara hukum

Ketentuan Pembubuhan Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Berbeda dengan tanda tangan basah, Tanda Tangan Elektronik (TTE) lebih fleksibel dalam penggunaannya.

Ketentuan penggunaan TTE adalah sebagai berikut:

• TTE non-Penyelenggara Sertifikat Elektronik (non-PSRE)
  • Digunakan pada dokumen yang belum dibubuhkan e-Meterai
• TTE dari Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSRE)
  • Dapat digunakan sebelum maupun setelah pembubuhan e-Meterai
  • Memiliki kekuatan hukum karena diterbitkan oleh lembaga resmi

PSRE merupakan lembaga penyelenggara sertifikat elektronik yang berada di bawah pengawasan Kementerian Komunikasi dan Informatika.

Keabsahan Dokumen Elektronik Bermeterai

Dokumen elektronik yang telah dibubuhkan e-Meterai dan TTE secara sah:

• Tidak perlu dicetak untuk memperoleh kekuatan hukum
• Sudah dianggap sebagai dokumen asli dalam bentuk digital

Apabila dokumen tersebut tetap dicetak, maka:

• Hasil cetakan hanya berstatus sebagai salinan
• Bukan sebagai dokumen asli yang memiliki kekuatan hukum utama

Atur Posisi e-Meterai dan TTE Lebih Fleksibel dengan Vinotek

Agar QR code pada e-Meterai tetap terbaca dan dokumen elektronik tetap sah, pengaturan posisi e-Meterai dan TTE menjadi hal yang krusial. Melalui Vinotek, pengguna dapat mengatur posisi e-Meterai, QR code, dan Tanda Tangan Elektronik secara fleksibel sejak tahap pengunggahan dokumen.

Dengan Vinotek, Anda dapat:

• Mengatur posisi e-Meterai dan QR code sesuai kebutuhan dokumen
• Menyesuaikan letak TTE agar tidak saling bertumpuk
• Memastikan pembubuhan tetap sesuai ketentuan hukum
• Mengikuti panduan resmi yang tercantum dalam User Manual Vinotek

Vinotek dirancang untuk memudahkan proses pembubuhan Tanda Tangan Elektronik dan Segel Elektronik melalui platform yang intuitif dan sederhana. Pengguna dapat mengelola dokumen elektronik secara efisien tanpa memerlukan pengetahuan teknis khusus.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.