Tanda tangan hasil scan masih sering digunakan untuk menandatangani dokumen digital karena dianggap praktis dan cepat. Padahal, cara ini menyimpan berbagai risiko yang dapat berdampak pada keamanan data serta keabsahan dokumen.

Perlu diketahui, tanda tangan hasil scan memiliki risiko yang sama dengan copy-paste gambar tanda tangan. Keduanya hanya berupa file gambar dan tidak memiliki sistem keamanan yang memadai. Berikut penjelasan lengkapnya.

Risiko Menggunakan Tanda Tangan Hasil Scan

Penggunaan tanda tangan hasil scan pada dokumen digital dapat menimbulkan berbagai masalah serius. Beberapa risiko yang paling sering terjadi, antara lain:

1. Mudah Dipalsukan

Tanda tangan hasil scan hanya berupa gambar yang dapat dengan mudah:

• Disalin dan ditempel ke dokumen lain
• Diedit tanpa meninggalkan jejak
• Digunakan kembali tanpa sepengetahuan pemiliknya

Kondisi ini membuat tanda tangan hasil scan sangat rentan terhadap pemalsuan.

2. Tidak Bisa Diverifikasi

Dokumen dengan tanda tangan hasil scan tidak memiliki fitur verifikasi. Artinya:

• Tidak dapat diketahui siapa yang menandatangani dokumen
• Tidak ada informasi waktu penandatanganan
• Tidak bisa dipastikan apakah penandatangan adalah pihak yang berwenang

Hal ini berisiko menimbulkan sengketa di kemudian hari.

3. Berpotensi Tidak Diakui secara Hukum

Banyak institusi dan proses legal tidak mengakui tanda tangan hasil scan sebagai tanda tangan yang sah. Akibatnya:

• Dokumen bisa ditolak dalam proses resmi
• Kontrak atau perjanjian berpotensi batal
• Dokumen tidak memiliki kekuatan hukum yang jelas

4. Rentan Disalahgunakan

File tanda tangan hasil scan umumnya tersimpan di:

• Komputer atau laptop pribadi
• Email
• Penyimpanan cloud

Jika file tersebut diakses oleh pihak tidak bertanggung jawab, tanda tangan dapat digunakan untuk menandatangani dokumen penting tanpa izin pemiliknya.

Tanda Tangan Hasil Scan Bukan Tanda Tangan Digital

Tanda tangan hasil scan tidak dapat disamakan dengan tanda tangan digital. Di Indonesia, istilah yang diakui secara hukum adalah Tanda Tangan Elektronik, yaitu tanda tangan berbentuk informasi elektronik yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tanda tangan elektronik memiliki dasar hukum yang jelas dan hanya dianggap sah apabila memenuhi persyaratan tertentu sesuai peraturan yang berlaku. Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia telah diatur melalui beberapa regulasi, antara lain:

• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)
  Mengakui tanda tangan elektronik sebagai sah secara hukum selama memenuhi persyaratan autentikasi dan verifikasi.
• PP No. 71 Tahun 2019
  Menegaskan bahwa tanda tangan elektronik harus dapat diverifikasi dan tidak dapat diubah setelah digunakan.
• Peraturan Menteri Kominfo No. 11 Tahun 2018
  Mengatur Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) sebagai pihak resmi penerbit sertifikat elektronik.

Mengapa Tanda Tangan Digital Lebih Aman?

Dibandingkan tanda tangan hasil scan, tanda tangan digital memiliki sistem keamanan yang jauh lebih kuat, antara lain:

1. Diterbitkan oleh Lembaga Resmi

Tanda tangan digital hanya dapat diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar dan diawasi pemerintah. Setiap tanda tangan dilengkapi Sertifikat Elektronik yang terhubung dengan identitas pengguna.

2. Melalui Verifikasi Identitas

Agar memiliki kekuatan hukum, pengguna harus melakukan verifikasi identitas, seperti:

• Menggunakan KTP
• Melalui verifikasi biometrik

Proses ini memastikan tanda tangan hanya dapat digunakan oleh pemilik identitas yang sah.

3. Menggunakan Otentikasi Berlapis

Setiap proses penandatanganan dokumen digital memerlukan otentikasi tambahan, misalnya:

• Kode OTP
• Verifikasi wajah

Dengan mekanisme ini, risiko penyalahgunaan tanda tangan dapat diminimalkan.

Hindari Risiko dengan Solusi yang Tepat

Menggunakan tanda tangan hasil scan memang terlihat mudah, tetapi risikonya terlalu besar. Dokumen menjadi:

• Mudah dipalsukan
• Rentan disalahgunakan
• Berpotensi tidak sah secara hukum

Untuk menjaga keamanan dokumen dan memastikan keabsahan legal, penggunaan tanda tangan digital yang tersertifikasi merupakan solusi yang lebih aman dan terpercaya.

Gunakan TTE Vinotek yang Aman dan Terjamin

Melihat berbagai risiko penggunaan tanda tangan hasil scan, mulai dari mudah dipalsukan hingga berpotensi tidak diakui secara hukum, menggunakan solusi yang aman dan tersertifikasi menjadi langkah yang tidak bisa ditunda.

Sebagai alternatif yang lebih terpercaya, Tanda Tangan Elektronik (TTE) Vinotek hadir untuk membantu Anda menandatangani dokumen digital secara aman, sah, dan sesuai regulasi.

Vinotek telah mengantongi sertifikasi dari Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia melalui SK No. 106 Tahun 2023 tentang Pengakuan Berinduk Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia.

Vinotek merancang platform yang memudahkan pengguna dalam pembubuhan Tanda Tangan Elektronik dan Segel Elektronik, dengan pengalaman penggunaan yang intuitif dan sederhana, tanpa memerlukan pengetahuan teknis khusus. Proses penandatanganan pun dapat dilakukan dengan lebih cepat, aman, dan nyaman.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera daftar akun Vinotek di sini atau hubungi WhatsApp di nomor 0822 4968 6626 dan email solution@vinotek.id.