Perbedaan antara faktur pajak dan invoice sering kali membingungkan banyak pelaku bisnis. Padahal, keduanya memiliki peran yang sangat penting dan berbeda dalam transaksi usaha.

Secara umum, faktur pajak merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang harus disetorkan kepada negara. Sementara itu, invoice adalah dokumen komersial yang berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.

Dalam dunia bisnis, pemahaman yang jelas mengenai berbagai dokumen keuangan menjadi hal krusial. Kesalahan dalam membedakan fungsi dan penggunaan faktur pajak serta invoice dapat berdampak pada pencatatan keuangan, pelaporan pajak, hingga aspek legal. Oleh karena itu, setiap pelaku usaha perlu memahami perbedaan keduanya secara menyeluruh.

Pengertian Faktur Pajak dan Invoice

Apa Itu Faktur Pajak?

Faktur pajak adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti telah terjadi penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan/atau Jasa Kena Pajak (JKP).

Faktur ini memiliki fungsi utama sebagai dasar penghitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang wajib disetorkan kepada negara. Secara ringkas, faktur pajak berfungsi untuk:

• Menjadi bukti resmi pemungutan PPN
• Menjadi dasar pelaporan pajak ke Direktorat Jenderal Pajak
• Menjadi dasar pengkreditan pajak masukan bagi PKP pembeli
• Menjadi alat pengawasan pemerintah terhadap kepatuhan pajak

Perlu dicatat, faktur pajak hanya dapat diterbitkan oleh PKP dan tidak berlaku bagi pelaku usaha non-PKP.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi sekaligus permintaan pembayaran. Di dalam invoice, tercantum detail transaksi, seperti jumlah barang atau jasa, harga per unit, total harga, serta syarat pembayaran.

Dokumen ini menjadi dasar bagi pembeli untuk melakukan pelunasan sesuai kesepakatan. Secara umum, invoice memiliki fungsi sebagai berikut:

• Mencatat transaksi penjualan
• Menjadi alat penagihan kepada pembeli
• Mendukung pencatatan akuntansi
• Menjadi arsip administrasi perusahaan

Dalam praktik modern, invoice biasanya dibuat melalui sistem digital agar lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan input.

Perbedaan Faktur Pajak dan Invoice Berdasarkan Fungsi

Fungsi Faktur Pajak

Faktur pajak memiliki fungsi yang berkaitan langsung dengan kewajiban perpajakan, yaitu:

• Sebagai bukti pemungutan PPN
• Sebagai dasar pengkreditan pajak masukan bagi pembeli yang juga PKP
• Sebagai alat kontrol pemerintah terhadap pemungutan dan penyetoran PPN
• Sebagai dokumen pendukung dalam pemeriksaan pajak

Fungsi Invoice

Invoice berfungsi sebagai dokumen komersial dalam hubungan bisnis, yaitu:

• Sebagai bukti transaksi jual beli
• Sebagai dasar penagihan pembayaran
• Sebagai acuan pembayaran sesuai kesepakatan
• Sebagai dokumen pendukung pencatatan keuangan

Singkatnya, invoice berkaitan dengan hubungan bisnis antara penjual dan pembeli, sedangkan faktur pajak berkaitan dengan kewajiban pelaku usaha kepada negara.

Perbedaan Struktur Informasi di Dalamnya

Informasi yang Tercantum dalam Faktur Pajak

Faktur pajak memiliki format baku yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Informasi yang wajib dicantumkan meliputi:

• Nama, alamat, dan NPWP penjual
• Nama, alamat, dan NPWP pembeli
• Nomor seri faktur pajak
• Tanggal pembuatan faktur
• Rincian barang atau jasa yang diserahkan
• Harga jual atau penggantian
• Potongan harga (jika ada)
• Dasar Pengenaan Pajak (DPP)
• Besaran PPN yang terutang

Karena bersifat resmi dan memiliki konsekuensi hukum, format faktur pajak tidak dapat diubah secara sembarangan.

Informasi yang Tercantum dalam Invoice

Berbeda dengan faktur pajak, invoice bersifat lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Umumnya, invoice mencantumkan:

• Nama dan alamat penjual
• Nama dan alamat pembeli
• Nomor invoice
• Tanggal pembuatan invoice
• Deskripsi barang atau jasa
• Harga per unit
• Jumlah barang atau jasa
• Total nilai transaksi
• Syarat pembayaran (termin, diskon, jatuh tempo)
• Metode pembayaran

Invoice biasanya dibuat dalam beberapa rangkap, yaitu untuk pembeli, arsip penjual, dan bagian keuangan.

Perbedaan Kewajiban Pelaporan

Kewajiban Pelaporan Faktur Pajak

Faktur pajak wajib dilaporkan oleh PKP dalam Surat Pemberitahuan (SPT) Masa PPN setiap bulan. Kewajiban ini bertujuan untuk:

• Memastikan PPN yang dipungut telah disetorkan
• Menjaga transparansi transaksi
• Memudahkan pengawasan oleh otoritas pajak

Kewajiban Pelaporan Invoice

Invoice tidak memiliki kewajiban pelaporan langsung kepada otoritas pajak. Namun, invoice tetap harus disimpan sebagai bagian dari pencatatan keuangan perusahaan. Invoice digunakan untuk:

• Keperluan akuntansi
• Audit internal
• Pelaporan keuangan
• Manajemen arus kas

Perbedaan dari Sisi Legal

Aspek Legal Faktur Pajak

Faktur pajak memiliki kekuatan hukum dalam bidang perpajakan. Dokumen ini dapat:

• Menjadi alat bukti dalam sengketa pajak
• Digunakan dalam pemeriksaan oleh otoritas pajak
• Menjadi dasar pengenaan sanksi jika ditemukan pelanggaran

Aspek Legal Invoice

Invoice juga memiliki kekuatan hukum, tetapi dalam konteks hubungan kontraktual antara penjual dan pembeli. Invoice dapat digunakan sebagai:

• Bukti tagihan
• Bukti kesepakatan pembayaran
• Bukti dalam sengketa komersial

Gunakan TTE Vinotek untuk Validasi Faktur Pajak dan Invoice

Meski memiliki fungsi yang berbeda, baik faktur pajak maupun invoice sama-sama membutuhkan tanda tangan sebagai bukti validitas dan keabsahan dokumen. Untuk memudahkan proses ini, Vinotek menghadirkan solusi tanda tangan elektronik yang aman, praktis, dan sesuai regulasi.

Vinotek telah mengantongi sertifikasi resmi dari Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia melalui SK No. 106 Tahun 2023 tentang Surat Keputusan Pengakuan Berinduk PSrE Indonesia. Sertifikasi ini memastikan bahwa layanan Vinotek telah memenuhi standar keamanan dan legalitas yang ditetapkan pemerintah.

Melalui platform Vinotek, Anda dapat:

• Membubuhkan Tanda Tangan Elektronik dengan mudah
• Menggunakan Segel Elektronik untuk kebutuhan dokumen perusahaan
• Mengelola dokumen secara digital tanpa proses yang rumit
• Menandatangani dokumen kapan saja dan di mana saja

Vinotek dirancang untuk memberikan pengalaman yang intuitif dan sederhana, sehingga dapat digunakan oleh siapa pun tanpa memerlukan pengetahuan teknis khusus. Proses validasi dokumen seperti faktur pajak dan invoice menjadi lebih cepat, aman, dan efisien tanpa mengurangi aspek legalitasnya.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.