Tanda tangan digital PNG sering digunakan sebagai cara praktis untuk menandatangani dokumen secara online. Pengguna hanya perlu menyisipkan gambar tanda tangan ke dalam file PDF atau Word tanpa harus mencetak dokumen terlebih dahulu.

Meski terlihat praktis, penggunaan tanda tangan PNG tidak selalu cocok untuk semua jenis dokumen. Pada dokumen tertentu, metode ini justru dapat menimbulkan risiko keamanan, penyalahgunaan identitas, hingga kesulitan pembuktian apabila terjadi sengketa di kemudian hari.

Lalu, dokumen apa saja yang sebaiknya tidak menggunakan tanda tangan PNG?

Apa Itu Tanda Tangan PNG?

Tanda tangan PNG adalah file gambar tanda tangan yang biasanya dibuat melalui proses scan atau foto tanda tangan basah, kemudian disimpan dalam format PNG dengan latar belakang transparan.

Karakteristik tanda tangan PNG, antara lain:

• Berupa file gambar yang dapat ditempelkan ke dokumen digital.
• Mudah dibuat menggunakan aplikasi pengolah gambar atau situs online.
• Praktis digunakan untuk kebutuhan administrasi sederhana.
• Tidak memiliki fitur verifikasi identitas penandatangan.
• Tidak dapat membuktikan apakah dokumen telah diubah setelah ditandatangani.

Karena hanya berupa gambar, tanda tangan PNG memiliki tingkat keamanan yang berbeda dengan tanda tangan elektronik yang menggunakan mekanisme autentikasi dan perlindungan dokumen.

Mengapa Tanda Tangan PNG Berisiko untuk Dokumen Penting?

Sebelum menggunakannya, penting untuk memahami beberapa keterbatasan tanda tangan PNG.

Beberapa risiko yang perlu diperhatikan, antara lain:

• File tanda tangan dapat disalin dan digunakan kembali oleh pihak lain tanpa izin.
• Tidak ada proses verifikasi identitas penandatangan.
• Sulit membuktikan siapa yang benar-benar menandatangani dokumen.
• Tidak memiliki jejak audit (audit trail).
• Tidak dapat mendeteksi perubahan isi dokumen setelah tanda tangan ditempelkan.
• Berpotensi menimbulkan sengketa apabila digunakan pada dokumen bernilai hukum atau finansial tinggi.

Karena itu, penggunaan tanda tangan PNG sebaiknya dibatasi pada dokumen dengan tingkat risiko yang rendah.

Baca Juga: TTD Digital Online untuk Pribadi: Pilih Gratis atau Berbayar?

Dokumen yang Sebaiknya Tidak Pakai Tanda Tangan PNG

1. Kontrak Kerja dan Perjanjian Bisnis

Kontrak merupakan dokumen yang mengatur hak dan kewajiban para pihak. Kesalahan dalam proses penandatanganan dapat menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.

Dokumen yang sebaiknya tidak menggunakan tanda tangan PNG, antara lain:

• Perjanjian kerja karyawan.
• Kontrak kerja sama bisnis.
• Perjanjian vendor atau supplier.
• Non-Disclosure Agreement (NDA).
• Perjanjian kemitraan.

Dokumen-dokumen tersebut memerlukan kepastian identitas penandatangan dan jaminan bahwa isi dokumen tidak berubah setelah ditandatangani.

2. Dokumen Legal dan Korporasi

Dokumen legal biasanya menjadi alat bukti penting dalam aktivitas bisnis maupun proses hukum. Contohnya meliputi:

• Dokumen pendirian perusahaan.
• Surat kuasa penting.
• Perjanjian investasi.
• Dokumen merger dan akuisisi.
• Dokumen kepatuhan perusahaan.

Menggunakan tanda tangan PNG pada dokumen-dokumen tersebut berpotensi menimbulkan keraguan terhadap keaslian dokumen dan identitas pihak yang menandatangani.

3. Dokumen Keuangan Bernilai Besar

Dokumen yang berkaitan dengan transaksi keuangan juga membutuhkan tingkat keamanan yang tinggi. Beberapa contohnya adalah:

• Perjanjian pinjaman.
• Dokumen investasi.
• Persetujuan pencairan dana.
• Kontrak pembiayaan.
• Dokumen pengadaan bernilai besar.

Karena melibatkan nilai ekonomi yang signifikan, dokumen ini membutuhkan mekanisme autentikasi yang lebih kuat daripada sekadar file gambar tanda tangan.

4. Dokumen Pengadaan dan Tender

Dalam proses pengadaan, transparansi dan validitas dokumen menjadi faktor yang sangat penting. Dokumen yang sebaiknya menggunakan metode penandatanganan yang lebih aman, antara lain:

• Dokumen tender.
• Surat penawaran.
• Kontrak pengadaan barang dan jasa.
• Berita acara serah terima.
• Dokumen evaluasi vendor.

Penggunaan tanda tangan PNG dapat menyulitkan proses verifikasi saat audit maupun evaluasi kepatuhan.

5. Dokumen yang Memerlukan Audit dan Pelacakan

Banyak perusahaan membutuhkan dokumentasi yang dapat ditelusuri secara lengkap untuk kebutuhan audit. Beberapa contoh dokumen tersebut, yaitu:

• Persetujuan internal perusahaan.
• Dokumen compliance.
• Laporan keuangan.
• Dokumen perpajakan.
• Dokumen yang diperiksa auditor eksternal.

Tanda tangan PNG tidak mampu menyediakan informasi penting seperti:

• Siapa yang melakukan penandatanganan.
• Kapan dokumen ditandatangani.
• Riwayat aktivitas pada dokumen.
• Bukti bahwa isi dokumen tidak berubah setelah ditandatangani.

6. Dokumen yang Berisi Data Sensitif

Semakin sensitif isi dokumen, semakin tinggi pula kebutuhan akan perlindungan keamanan. Dokumen yang termasuk kategori ini, antara lain:

• Data pelanggan.
• Data karyawan.
• Informasi keuangan perusahaan.
• Rahasia dagang.
• Dokumen kesehatan atau informasi pribadi.

Jika dokumen tersebut jatuh ke tangan yang salah, risiko penyalahgunaan dapat meningkat secara signifikan.

Kapan Tanda Tangan PNG Masih Bisa Digunakan?

Meski memiliki keterbatasan, tanda tangan PNG masih dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu yang berisiko rendah. Beberapa contohnya:

• Memo internal sederhana.
• Dokumen draft.
• Surat pemberitahuan internal.
• Formulir administrasi non-kritis.
• Dokumen yang tidak memerlukan pembuktian hukum yang kuat.

Namun, perusahaan tetap perlu mempertimbangkan tingkat risiko sebelum memutuskan menggunakan metode ini.

Alternatif yang Lebih Aman daripada Tanda Tangan PNG

Untuk dokumen yang memiliki nilai hukum, finansial, atau bisnis yang tinggi, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi merupakan pilihan yang lebih aman dibandingkan hanya menyisipkan file tanda tangan PNG.

Berbeda dengan tanda tangan PNG yang hanya berupa gambar, tanda tangan elektronik dilengkapi teknologi keamanan yang membantu memastikan identitas penandatangan sekaligus menjaga integritas dokumen.

Beberapa keunggulan tanda tangan elektronik antara lain:

• Memverifikasi identitas penandatangan secara lebih akurat.
• Menyediakan jejak audit (audit trail) yang dapat ditelusuri.
• Melindungi dokumen dari perubahan yang tidak sah setelah ditandatangani.
• Mencatat waktu penandatanganan secara otomatis melalui time-stamping.
• Mengurangi risiko pemalsuan atau penyalahgunaan tanda tangan.
• Mempermudah proses audit dan pembuktian apabila terjadi sengketa.

Bagi perusahaan yang membutuhkan proses penandatanganan dokumen yang aman dan sesuai regulasi, penggunaan tanda tangan elektronik dari Vinotek dapat menjadi solusi yang lebih andal dibandingkan tanda tangan PNG.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025, Vinotek menawarkan sejumlah keunggulan berikut:

• Integritas dokumen yang terjaga melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis pada setiap aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan.
• Integrasi dengan sistem ERP, HRIS, dan aplikasi bisnis lainnya melalui API.
• Infrastruktur yang fleksibel untuk kebutuhan cloud maupun on-premise.
• Standar keamanan yang dirancang untuk melindungi kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.

Dengan menggunakan tanda tangan elektronik Vinotek, perusahaan tidak hanya mendapatkan kemudahan dalam proses penandatanganan digital, tetapi juga perlindungan yang lebih baik terhadap risiko pemalsuan dokumen, penyalahgunaan identitas, dan perubahan data yang tidak sah.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: TTD Digital Online untuk Bisnis: Gratis atau Berbayar?

FAQ Seputar Dokumen Tanda Tangan PNG

1. Apakah tanda tangan PNG sah digunakan untuk dokumen?

Tanda tangan PNG dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi tertentu. Namun, untuk dokumen yang memiliki nilai hukum, finansial, atau bisnis yang tinggi, sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik yang memiliki mekanisme verifikasi identitas dan perlindungan dokumen.

2. Apa perbedaan tanda tangan PNG dan tanda tangan elektronik?

Tanda tangan PNG hanya berupa file gambar yang ditempelkan ke dokumen, sedangkan tanda tangan elektronik dilengkapi teknologi autentikasi, time-stamping, dan audit trail yang membantu memastikan keaslian penandatangan serta integritas dokumen.

3. Apakah tanda tangan PNG mudah dipalsukan?

Ya. Karena hanya berupa gambar, file tanda tangan PNG dapat disalin, diedit, atau digunakan kembali oleh pihak lain apabila tidak dikelola dengan baik. Risiko inilah yang membuat tanda tangan PNG kurang ideal untuk dokumen penting.

4. Dokumen apa yang masih boleh menggunakan tanda tangan PNG?

Tanda tangan PNG umumnya masih dapat digunakan untuk dokumen berisiko rendah seperti memo internal, dokumen draft, surat pemberitahuan sederhana, atau formulir administrasi yang tidak memerlukan pembuktian hukum yang kuat.

5. Kapan sebaiknya beralih dari tanda tangan PNG ke tanda tangan elektronik?

Perusahaan sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik ketika dokumen melibatkan kontrak kerja, perjanjian bisnis, transaksi keuangan, dokumen legal, proses tender, atau dokumen yang membutuhkan audit trail dan verifikasi identitas penandatangan.